プロジェクト管理の手法とは?進め方の流れやツールを紹介

タスク管理ツール

プロジェクトの成功のために重要なプロジェクト管理。その手法は日々進化しています。
今回は代表的なプロジェクト管理の手法や考え方を解説します。

プロジェクト管理の進め方の流れや、プロジェクト管理を手助けするツールも紹介しているので、プロジェクトマネジメントを担う方には必見の内容です。

色々な手法を紹介しますので、ご自分にあった手法を見つけてください。

プロジェクト管理(プロジェクトマネジメント)とは

プロジェクト管理とは、プロジェクトを成功に導くための進行全般を管理することで、プロジェクトマネジメントとも呼ばれます。

プロジェクトはチームで対応することがほとんどなため、プロジェクト管理にはメンバーの配置や運営、プロジェクトの計画や予算、進捗や品質などを総合的に管理することが求められます。管理する内容が多岐にわたるため、多くの場合はプロジェクト管理を専門で担当するプロジェクトマネージャーを配置します。

プロジェクトマネージャーは、プロジェクト達成のために、限られたリソースを最大限活用し適切にプロジェクト管理を行なっていかなければなりません。

プロジェクト管理の4つの流れ

ここからは、実際にプロジェクト管理はどのような流れで行えばよいかを考えていきましょう。4つのフェーズに分けて、管理の流れや押さえるべきポイントを解説します。

準備フェーズ

スムーズなプロジェクト管理のためには、まずは準備が大切です。プロジェクトの規模や予算、納期など、プロジェクトの概要を把握します。クライアントなどステークホルダーが求める品質についても理解しておく必要があります。

計画フェーズ

準備フェーズで把握した概要にしたがって、プロジェクトの進行に向けた詳細を計画していきます。

・メンバー構成の検討や振り分け
・スケジュール策定
・予算に沿った見積もり作成
・タスクの洗い出しや管理表の作成

など、綿密に計画を練ります。
予算やスケジュールに関しては、実際にプロジェクトが進行すると予期せぬ事態が生じた場合に備えて、ある程度余裕を持たせておきましょう。

管理フェーズ

プロジェクトが始動したら、適宜管理を行なっていきます。

・スケジュール通りに進行しているか
・メンバー間のコミュニケーションは円滑に進んでいるか
・コストや見積もりは適切か
・トラブルは発生していないか
・品質は充しているか

など、プロジェクト進行中に起きるあらゆることに気を配りましょう。問題が発生した場合にはできるだけ早期に対処をし、プロジェクトが円滑に進行するように管理します。

クローズフェーズ

プロジェクトが全て完了したら、振り返りを行います。

・目標とした成果に到達できたか
・コストは予算内に収まったか
・よかった点、問題点

などを洗い出して整理します。
このようにプロジェクト完了ごとに振り返りを行い積み上げておくと、次回以降のプロジェクトの精度をあげることにつながります。

プロジェクト管理の手法・考え方

プロジェクト管理の範囲は広く多岐にわたるため、的確に管理を行うのは容易なことではありません。そこでプロジェクト管理を的確に、効率的に行うための手法や考え方が色々生まれました。数ある手法の中から、今回は7つ紹介します。

ウォーターフォール

ウォーターフォールは、プロジェクト完了までに行うべき業務を明確にフェーズに分割し、上のフェーズから順番にこなしていくプロジェクト管理手法です。

一度次のフェーズに移行すると、前のフェーズに戻ることができないため、あらかじめ綿密な計画を練っておく必要があります。事前に細かいところまで詳細に計画し、タスク間の依存関係なども明確にしておきます。

ウォーターフォールでは、プロジェクト全体像や進捗の把握がしやすく、人員配置がしやすいことなどが利点として挙げられます。

アジャイル

アジャイルとは、プロジェクトの業務を複数のステージに分割し、ステージごとにレビューやフィードバックを反復しながらプロジェクトを進めていく管理方法です。

成果物に到達する前に、ステージごとにレビューやフィードバックを行い、クライアントやエンドユーザーのニーズを確認したり、チーム内でもコミュニケーションが活発になったりすることで、最終的にクオリティの高い成果物を得る可能性が高まります。

クリティカルパス法

クリティカルパスとは、プロジェクト進行上で、前の作業が終わらないと次の作業ができない依存関係にあるタスクの経路で、最も時間のかかる経路となります。

図のようなコーヒーを入れる場合で例えると、

・豆を挽く
・湯を沸かす
・ドリップ

この3つの工程が完了した時点でコーヒーを飲むことができます。
それぞれの工程にかかる時間は、次のようになります。

・豆を挽く 1分
・湯を沸かす 3分
・ドリップ 5分

この場合、湯を沸かす3分の間に並行して所要時間1分の豆を挽くと、ドリップをする5分経過後の8分後にコーヒーを飲むことができます。

しかし、豆を挽く>湯を沸かす>ドリップの順にタスクをこなしていくと、計9分かかってしまいます。湯を沸かす〜ドリップまでのクリティカルパスを意識することで、最短の時間でコーヒーを飲めるようになるのです。

このようにクリティカルパスを意識してプロジェクトを行うと、無駄な時間を省き、最短のスケジュールでプロジェクトを進行することができます。

クリティカルパスについては、【クリティカルパスとは?使い方・求め方やツールを紹介】で詳しく解説しています。

スクラム

スクラムとはプロジェクトの中で小さなチームを作り、1週間から1ヶ月程度の短い期間で反復をくり返しながらプロジェクトを進めていく手法です。この短い期間の単位をスプリントと呼びます。

スプリントの中で、あらかじめ決めたタイミングでミーティングを行い、チーム内で進捗や課題などを共有しながら進めていきます。

前述したアジャイルと関連付けられることもあります。

かんばん

かんばんはボードを用いて、プロジェクトのタスクを視覚的に管理するプロジェクト管理方法です。トヨタ自動車で「必要なものを、必要な時に、必要な量を生産する」生産方式として開発され、その後広く用いられるようになりました。

「未着手」「対応中」「保留」「完了」などのステータスを列で区切り、タスクを付箋などでステータスごとに貼って管理します。プロジェクトの進行状況が一目でわかり、チーム内で共有がしやすい点が特徴です。

リーン

リーンとは「贅肉の取れた、脂肪が少ない」などの意味を持つ、英語のleanが語源となっています。プロジェクトの中の無駄を省いてリソースを最大限活かし、品質を最大にするプロジェクト管理方法です。

「無駄(Muda)、むら(Mura)、無理(Muri)」の3つのMを意識して管理を行うことで、無駄を省き、最適な進行方法を確立させて、効率的なプロジェクト進行を目指します。

PMBOK

PMBOKは「Project Management Body of Knowledge」の略で、プロジェクトマネジメント協会 (PMI)が発表している、プロジェクトマネジメントに必要な知識や管理手法を体系的にまとめたガイドブックです。プロジェクト管理の世界基準ともいわれています。

PMBOKでは、Quality(品質)、Cost(原価)、Delivery(納期)という3つのゴールに対して、10のマネジメントと5つのプロセスに整理してプロジェクト管理を行なっていきます。

プロジェクト管理を手助けするツール

プロジェクト管理を的確に効率よく実行するには、ツールを活用することをおすすめします。ここでは、プロジェクト管理を手助けする5つのツールを紹介しましょう。

WBS

WBSは「Work Breakdown Structure(作業分解図)」の略で、文字通り、プロジェクトの工程を細かく作業ごとに分解して管理するツールです。

分解をすることで、それぞれのフェーズに必要なタスクや工数が明確になり、人員やコストなどのリソースの予測が正確性を増します。また、開始日や期限、完了日を記入すると、スケジュールや進捗管理がスムーズに行え、プロジェクト内での共有も叶います。

WBSについては【WBSでプロジェクトを管理するには?作り方やツールも紹介】で詳しく紹介しています。

ガントチャート

ガントチャートは、縦軸にタスクや担当者を配置し、横軸に時間を棒グラフで表示してプロジェクトを管理するツールです。WBSで分解した作業リストと組み合わせて作成する場合も多く、しばしばWBSとガントチャートはセットで捉えられます。

グラフに時間軸を表すことで、各タスクの開始日や終了日だけでなく、所要時間も視覚的に確認できるのが特徴で、進捗状況を容易に追跡できます。

マインドマップ

プロジェクトの全体像をマップ形式でまとめるツールが、マインドマップです。
最終目標(プロジェクトテーマ)を中央に配置し、中項目、小項目と枝分かれをしながら階層ごとに整理をしていきます。

マインドマップでプロジェクトを整理すると、複雑な内容でも小さなタスクへ分解ができたり、問題や課題に気付いたりすることができます。俯瞰でプロジェクトを捉えられるため、メンバーが共通の認識を持ってプロジェクトに取り組めるでしょう。

品質機能展開(QFD)

品質機能展開(Quality Function Deployment=QFD)は、顧客のニーズと製品の品質特性との相関度から、製品開発企画や仕様などの方向性を導き出して開発を進めるプロジェクト品質管理ツールです。

品質機能展開を用いると、競合商品との差別化や顧客のニーズを満足させる製品開発の実現性が高まり、顧客満足度の高い成果物が期待できます。

PERT

PERTは、プロジェクトに必要なタスクの作業の流れを、依存関係がわかるように図式化するツールです。それぞれのタスクは同時に行える作業か、前の工程が終了しないと取りかかれない作業かを、視覚的に捉えることができます。

PERTを用いると前章で解説したクリティカルパスも見つけやすく、効率的な進め方を検討する手がかりになります。作業の順序を示すことで、スケジュールの遅延が起きないようにプロジェクトを管理することができます。

まとめ

プロジェクト管理は、プロジェクトの成功のために重要な役割を担っています。
複雑なプロジェクト管理を的確に、且つ効率的に進めるには、手法や考え方を学び、プロジェクトにあったツールを活用することがポイントです。

ぜひ本稿を参考に、適切なプロジェクト管理方法を身につけましょう。

またプロジェクト管理を専門に行うプロジェクトマネージャーを目指している方は、【プロジェクトマネジメントにはどんなスキルが必要?コツやおすすめの勉強方法を紹介。】も合わせてお読みいただくことをおすすめします。

この記事を書いた人

タスク管理ツール.com編集部

この記事は、タスク管理ツールの専門メディア「タスク管理ツール.com」の編集部が執筆しました。

タスク管理ツール
タスク管理ツール.com