プロジェクト管理とは?目的や管理の手法について紹介

タスク管理ツール

プロジェクトを成功に導く鍵は、プロジェクト管理にあると言っても過言ではありません。プロジェクトの目標が達成できなかったり、納期に間に合わなかったりする原因の多くは、管理方法に問題があることが多いからです。

効率的にプロジェクトを管理して、プロジェクトを成功させたいと思っても、プロジェクト管理の目的や管理方法を理解していなければ上手くいきません。

そこで今回は、プロジェクト管理とはどういうものなのか、プロジェクト管理の目的や管理方法について紹介します。

プロジェクト管理とは

プロジェクト管理とはプロジェクトをスケジュール内に、目標とするクオリティで完了させるための計画や実施を管理すること、つまりプロジェクト全般を管理することを指します。

スケジュール管理や人員の配置、予算や経費の管理、クオリティチェックなど、プロジェクト全般に関わることを管理します。管理の内容は多岐に渡るため、プロジェクトの進行管理を専門とする、プロジェクトマネージャー(PM)を配置する場合が多いでしょう。

プロジェクトマネージャーが適切に管理することで、プロジェクトが円滑に進行し、目標の達成へと導くことができます。

プロジェクトマネジメントについては、【プロジェクトマネジメントにはどんなスキルが必要?コツやおすすめの勉強方法を紹介。】で解説しています。

プロジェクト管理の目的

プロジェクト管理には、大きく2つの目的があります。

求められた期間やクオリティの達成

プロジェクトには、社内やクライアントなどから求められた納期があります。求められた期間内にプロジェクトを完了するためには、スケジューリング、人員の配置、タスク管理など、さまざまなことを管理する必要があります。

これらのことを管理し、求められるクオリティを達成できるようにします。

達成時の利益の最大化

プロジェクトの納期やクオリティの達成はもちろん重要ですが、企業にとってプロジェクトの達成が、利益に結びつくことも非常に重要な要素です。
限られたリソースを最大限有効に活用し、利益を最大化させることもプロジェクト管理の目的です。

プロジェクト管理を行わないことによる弊害

ここまで解説したように、プロジェクト管理はプロジェクト成功のためにとても重要です。もし、プロジェクト管理を行わなかったら、どのようなことが起こるでしょうか?

ここではプロジェクト管理を行わないことによる弊害を考えてみます。

納期やクオリティが達成できない

プロジェクト管理では、プロジェクト始動時にスケジュールを作成し、スケジュールに沿ってプロジェクトが進行できるように管理を行います。プロジェクト管理を行わないと、メンバーがそれぞれの判断で業務を進めるため、納期に間に合わない事態になる可能性が生じます。

また、適切な人員配置ができず、求められたクオリティに到達できない可能性も生じます。

予算内に納めることができない

限られたリソースを有効活用し、コストを適切に配分することもプロジェクト管理の役割です。コスト管理をせずにプロジェクトを進行してしまうと、気が付いたら予算オーバーになっていたという事態になりかねません。

プロジェクト管理で使える5つの手法

ここからは、プロジェクト管理を実践するための5つの手法を紹介します。

WBS(Work Breakdown Structure)

WBSはWork Breakdown Structureの略で、日本語では「作業分解構成図」と言われます。プロジェクトを大きな粒度から次第に小さな粒度へと分解していく、プロジェクト管理方法です。

上図のように、大きなフェーズから次第に小さなタスクへと分解を進めていくことで、必要なタスクを洗い出したり、逆に不要なタスクの発見ができたりします。

また、WBSを作成するとプロジェクトの全体像が図式化され可視化されるので、スケジュールや見積もりの作成に役立ちます。

WBSを使ったプロジェクト管理方法は、【WBSでプロジェクトを管理するには?作り方やツールも紹介】で詳しく解説しています。あわせてお読みください。

ガントチャート

ガントチャートは、プロジェクトを棒グラフで可視化して管理する表を指します。
縦軸にタスクや担当者、横軸に時間を配置して、プロジェクトの進行状況を管理します。

時間軸で表すことにより、タスクにかかる作業時間や完了時期が把握できるので、プロジェクト管理で用いられることが多い管理方法です。

ガントチャートの作成には、先に解説したWBSを用いて作成するとスムーズです。
ガントチャートについてやガントチャートとWBSの関係については、下記に記事で詳しく解説しています。

無料でガントチャートを使用するには!?エクセルのテンプレートやツールなどをまとめて紹介
WBSとガントチャートとは?違いや作り方を解説します

アジャイル

アジャイルとは、プロジェクトをいくつかのフェーズに分割し、フェーズごとに検証しながら進行する管理方法です。

フェーズでレビューやクライアントからのフィードバックが得られるので、完成前にクライアントの意向をキャッチできたり、進行方向を軌道修正できたりします。

ただし、フェーズごとの課題にばかり目がいきがちで、全体像が把握しにくくなる側面もあるため、プロジェクトマネージャーが全体把握をしっかり行うことが重要です。

ウォーターフォール

ウォーターフォールは、プロジェクトを作業内容ごとでフェーズに分割し、順番に進めていく管理方法です。1つ目のフェーズが完全に完了してから次のフェーズへと進めていくので、事前にきちんと計画が練られている必要があります。

一旦完了となったフェーズは、後から対応することはできません。進行の段階が把握しやすい反面、修正が必要となった場合には、最初から戻って作業する必要があるので注意が必要です。

EVM(Earned Value Management)

EVMはEarned Value Managementの略で、予算や出来高などのコストの観点から、プロジェクトを分析・管理する手法です。PV(計画予算)、EV(進捗までの出来高)、AC(実コスト)、BAC(総予算)の4つの数値で構成されます。

これらの指標を用いて、CV(コスト差異)やSV(スケジュール差異)を以下のように算出して分析し、対応策を練りながらプロジェクト管理を進めます。

CV(コスト差異)=EV−AC

SV(スケジュール差異)=EV−PV

プロジェクト管理のやり方3ステップ

プロジェクト管理の手法を理解したら、次は具体的にプロジェクト管理を進めていきましょう。ここでは3つのステップに分けて、プロジェクト管理のやり方を解説します。

1.プロジェクトの目的を確認

まず大切なのは、進めるプロジェクトの目的をしっかりと理解していることです。

プロジェクトの目的を明確にしてメンバー全員で共有します。メンバー全員が理解していると、各々が目的意識を明確に持って取り組むことができ、モチベーションアップにも繋がります。

また、目的を明確にしないままプロジェクトをスタートさせてしまうと、完了時に達成度を評価することができません。できるだけ数値化して具体的に目的を設定しましょう。

2. タスクの洗い出し

プロジェクト始動前に、プロジェクトに必要なタスクをあらかじめ洗い出しておきます。
前章で解説したWBSなどの手法を用いて洗い出すと、抜けや漏れがなく洗い出しができるでしょう。

洗い出したタスクは、優先度や重要度などを考慮して取り掛かる順番を整理します。担当者や期日なども設定しておくと進行がスムーズになり、進捗状況の確認もしやすくなります。

3. 進捗の把握・修正

プロジェクトの進捗状況は定期的に確認し、常に把握しておきます。

週次や月次など定例化して、メンバーと状況を確認するミーティングを設定しておくと、進捗状況が把握しやすくなります。スケジュールとのズレや問題の発生が確認できたら、スケジュールの変更やタスクの修正を行います。

状況によってはメンバーの交代や追加、スケジュールの見直しが必要な場合もあります。適宜判断が必要でしょう。

プロジェクト管理を行う上でおすすめのツール

これまで解説してきたように、プロジェクト管理では管理する内容が多岐に渡り、管理項目が多いので、プロジェクト管理を効率的に行うには、ツールを使うのが一般的です。

ここからはプロジェクト管理を行う上でおすすめのツールを紹介します。

Excel

Excelはビジネスパーソンにはとても馴染みのあるツールです。ほとんどの企業で導入しているツールなので、費用がかからず手軽に始められるのが利点です。

ガントチャートなどの表を作成して、条件付き書式などを活用して色分けをして管理することができます。また、Excelから提供しているテンプレートを利用するのも一つの方法です。

ただしExcelでの管理は、計画の変更が生じた場合に再作成の必要があったり、PC内でのデータ保存となるので、変更を加えた際の共有が難しかったりします。プロジェクト内でルール決めを行うなどの対策が必要です。

プロジェクト管理ツール

プロジェクト管理を効率的に、負荷を少なく管理するには、プロジェクト管理ツールがおすすめです。

プロジェクト管理ツールでは、プロジェクトに関わる項目を一括管理できるので、全体像の把握が容易です。情報を入力するだけで、工程表や管理表の作成も簡単に行え、管理にかかる工数を削減できるでしょう。

また、チーム内での情報共有や、ツールによってはチャット機能でコミュニケーションも取れるので、プロジェクトの進行がスムーズになります。

プロジェクト管理ツールの選び方

メリットの多いプロジェクト管理ツールですが、いざ導入しようと思うと種類が多く、どれを選んだらいいのか迷ってしまいます。

クラウド型かインストール型か、無料プランか有料プランか、個人の管理かチームの管理かなど、それぞれの状況に適したプロジェクト管理ツールを選択してください。

【<2022年最新>プロジェクト管理ツールとは?おすすめツールや選び方のポイントを紹介】では、プロジェクト管理ツールの選び方のポイントを詳しく解説しています。代表的なツールの紹介もしているので、比較検討ができるでしょう。

ぜひプロジェクト管理ツールを選ぶ前に参考にしてください。

まとめ

プロジェクト管理が、プロジェクトを成功に導くためにいかに大事かを、本稿でお分かりいただけたと思います。

ぜひ本稿を参考に、ご自身にあった方法でプロジェクト管理を実践してください。
皆さんのプロジェクトが成功に向かうことを願っています。

この記事を書いた人

タスク管理ツール.com編集部

この記事は、タスク管理ツールの専門メディア「タスク管理ツール.com」の編集部が執筆しました。

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