仕事での優先順位の付け方は?重要度・緊急度で分ける方法やコツを紹介

タスク管理ツール

複数の仕事に囲まれて、何から手をつけたらよいのか頭を抱えてしまった経験はありませんか。

複数のプロジェクトに関わっていたり、繁忙期で業務量が急激に増えたりした時には、優先順位を付けてタスクをこなしていくと、スムーズに効率よく業務が進んでいきます。

しかし、その際には優先順位の付け方がとても重要になります。今回は業務を効率的に進めるための、優先順位の付け方やコツを解説します。

優先度と優先順位とは?

優先順位をつける際に意識したいのが、優先度です。

優先度とは、それぞれタスクがどれくらい優先すべきかを度合いであらわした指標で、優先順位を決定するうえでの判断材料となります。「高」「中」「低」などのレベル分けを行い、タスクを分類していきます。各レベルの指標を、あらかじめプロジェクト内で擦り合わせておくことで、メンバー間での認識のずれが生じないないようにしておくとよいでしょう。

優先順位とは、優先順位の高いものから「1、2、3、4、5、…」というように順位をつけて並べていく序列です。この時に優先度でレベル分けをしておくと、優先順位付けがスムーズに行えます。

優先順位をつけてからプロジェクトを始動すると、タスクをこなす順番が明確になっているので、メンバーが何から取り組むべきか迷うことなく、取り組むことができるでしょう。

優先度と優先順位については【優先度と優先順位の違い知ってる?マトリクスや設定方法について解説】で詳しく解説しています。ぜひあわせて読んでください。

仕事における優先順位の付け方5つのステップ

ここからは、実際に優先順位を付ける際の順位の付け方を見ていきましょう。5つのステップに分けて紹介します。

1. 全てのタスクを洗い出す

まずは、プロジェクトに必要と思われるタスクを全て書き出します。この時に重要なのは、漏れがないように全てを洗い出すことです。箇条書きで構わないので、思いつくままに書き出していきましょう。

ここで漏れがあると、優先順位を変更しなければならない事態も起きかねません。
想定されるタスクを、できる限り漏れなく洗い出しを行ってください。

2. 「緊急度」と「重要度」で分ける

次に、洗い出したタスクを「緊急度」と「重要度」の2つの軸で分類をします。
下図のような「緊急度と重要度のマトリクス」を用いると分類がしやすくなります。

「緊急度と重要度のマトリクス」は、『7つの習慣ー人格主義の回復』の著者、スティーブン・R・コヴィー氏が著書の中で提言した分類方法です。「緊急度」と「重要度」の2つの軸を用いて以下のA〜Dにタスクを分類していきます。

A:緊急度も重要度も高いタスク
B:緊急度は低いが重要度は高いタスク
C:緊急度が高いが重要度は低いタスク
D:緊急度も重要度の低いタスク

A〜Dには、どのようなタスクを分類したらよいのか、以下に一例をあげます。

A:緊急度も重要度も高いタスク

・顧客からのクレーム対応
・明日訪問予定のプレゼン資料作成 など

B:緊急度は低いが重要度は高いタスク

・部下との1on1ミーティング
・品質や業務フローの改善 など

C:緊急度が高いが重要度は低いタスク

・締切のあるメール返信
・電話対応 など

D:緊急度も重要度の低いタスク

・社内日報の作成
・移動時間や待ち時間 など


「緊急度と重要度のマトリクス」を使ってタスクをA〜Dに分類したら、優先順位をつけていきます。この時に気を付けたいのが、A〜Dの優先度です。緊急度に注目して、A>B>C>Dの順に優先度を考える方が多いのですが、優先度として理想的なのは、A>C>B>Dの順番です。

Bの「緊急度は低いが重要度は高いタスク」は、緊急性がないため後回しにしてしまいがちです。しかしこのBのタスクは、プロジェクトの成否や会社の未来につながる、とても重要なタスクです。

コヴィー氏も、
Bの「緊急度は低いが重要度は高いタスク」をいかに行うかが最も重要であると、著書の中で説いています。

できるだけ、Bのタスクに多くの時間が割けるような優先順位付けを心がけましょう。

【緊急度×重要度のマトリクスとは?タスクの優先順位の付け方から管理のコツまで紹介】では、今回紹介した「緊急度と重要度のマトリクス」について詳しく解説しています。
ぜひあわせてお読みください。

3. やらないことを決める

「緊急度と重要度のマトリクス」で分類したBのタスクに十分にリソースを注げるようにするには、不要なタスク、やらなくても体制に影響がないタスクを見極めることも必要です。

1.のステップで、思いつくままに全てのタスクの洗い出しを行っていますが、この中から、進行上やらなくても問題が生じないタスクを削除していきましょう。

4. 人に任せられることを決める

何もかも自分で抱え込んでしまわずに、他の人に任せられるタスクや外部に委託が可能なタスクがあれば、振り分けを行います。

ある程度レクチャーをすれば他のメンバーに任せられるタスクがある場合には、後身の育成のために思い切って任せることも、プロジェクトリーダーとしては大事な決断です。

5. todoリストを作りスケジュールに落とし込む

1.〜4.のステップで、洗い出したタスクの整理ができたら、 todoリストを作り、スケジュールに落とし込んでいきましょう。

todoリストを作成することでタスクの優先順位の可視化ができ、チームでの共有も可能になります。プロジェクトの進行がスムーズになるでしょう。

優先順位を付ける際の5つコツ

前章で解説したステップに従い優先順位を付けていきますが、些細なところで順位付けに悩む場面もあると思います。ここでは、優先順位を付ける際のコツを5つ紹介します。

全てのタスクを最初に洗い出す

5つのステップでも解説しましたが、最初に全てのタスクを洗い出すことは最も大事なコツです。

タスクの優先度を考えたり、不要なタスクを洗い出したりするためには、プロジェクトに必要だと思われるタスクが全て洗い出していることが前提となります。プロジェクト管理の始まりは、全てのタスクの洗い出しからスタートすると言っても過言ではありませんので、丁寧に漏れなく洗い出しを行いましょう。

売上・利益に関わるタスクから終わらせる

「緊急度と重要度のマトリクス」で分類したタスクの中で、さらに優先順位を決定するために、売上・利益に関わるに関わるかどうかという観点で考えることもコツの一つです。

企業としてプロジェクトを進行させる目的には、売上や利益の追求は当然含まれるでしょう。売上・利益に関わるタスクから終わらせるように、優先順位を考えていきましょう。

人が関わっているタスクから終わらせる

タスクの中には、自分一人で完結するタスクと、他の人が関わるタスクとがあります。自分がタスクを完了させた後、別のメンバーが引き継いで次工程を行う必要があるタスクは、優先度をあげて、先に終わらせるようにしましょう。

また、タスクとタスクの依存関係を把握し、クリティカルパスを設定するのも一つの方法です。クリティカルパスを設定することで、優先度を上げるべきタスクが見えてきます。

クリティカルパスについては、【クリティカルパスとは?使い方・求め方やツールを紹介】で詳しく解説しています。

頭を使わずに済む簡単なタスクから終わらせる

あまり頭を使わずに、サクサクと簡単にこなせるタスクから終わらせていくのも、コツの一つです。これらのタスクを短時間で終わらせて、早めに完了タスクを増やしていくと、プロジェクトの進行にスピード感が生まれます。

その結果、「緊急度と重要度のマトリクス」のB「緊急度は低いが重要度は高いタスク」などに、十分な時間をかけられるようになり、プロジェクトのクオリティを向上させることにつながるでしょう。

期日・制限時間を決める

それぞれのタスクの所要時間を把握し、期日や制限時間を設けておくことも大事です。期日の目安があることで、タスクを完了させる目標が定まり、メンバーのモチベーションを維持することにもなります。

ただし、期日はある程度余裕を持った時間で設定しましょう。余裕のない時間設定では、焦ってタスクに取り組むことなり、ミスやモチベーションの低下を招いてしまう可能性もあるからです。

優先順位をつける際に使えるタスク管理ツール

ここまで、タスクの優先順位の付け方を解説してきましたが、最後に優先順位を付ける際に使える、便利なタスク管理ツールを紹介します。

タスクの洗い出しをして、優先度ごとに分類をし、優先順位に並べて…、というこれらの作業を効率的に行うには、タスク管理ツールの利用がおすすめです。

チームでのタスク管理に特化したTeamHackでは、タスクの登録が簡単に行えます。担当者や完了予定日、予定開始時間などを登録するだけで、担当者に通知がいきます。

 

優先度を管理するには、「タグによるラベリング機能」を使うと整理がしやすいでしょう。
「優先度A・優先度B・優先度C・優先度D」などのようにタグを設定することができます。
優先度Aのタスクだけをソートすることも可能です。

▶︎TeamHackの機能について

TeamHackの他にも、タスク管理ツールをまとめた、【タスク管理ツールのおすすめ20選を徹底比較】を参考に、プロジェクトに適したタスク管理ツールを探してみてください。

まとめ

優先度を考慮に入れて、優先順位を決定すると、プロジェクトが効率的に進行します。納期までの限られた時間の中で、本来時間をかけるべきタスクに十分に時間をかけることができ、プロジェクトのクオリティの向上にもつながります。

ぜひ本稿で解説した5つのステップや5つのコツを参考に、適切な優先順位付けを行い、プロジェクトを効率的に進行させ、クオリティの高い成果をめざしましょう。

この記事を書いた人

タスク管理ツール.com編集部

この記事は、タスク管理ツールの専門メディア「タスク管理ツール.com」の編集部が執筆しました。

タスク管理ツール
タスク管理ツール.com