優先度と優先順位の違い知ってる?マトリクスや設定方法について解説

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プロジェクト管理の中で、タスクをどのような順番でこなしていくかは、プロジェクトのスムーズな進行や高い完成度を実現するために、とても重要です。

タスクをこなす順番を決める上で押さえておきたいのが、優先度と優先順位です。一見似たような言葉なので混同されがちですが、優先度と優先順位は意味が異なります。その違いをご存じでしょうか。

今回は、優先度と優先順位の違い、そしてマトリクスについてや優先順位の設定方法を解説します。

優先度と優先順位の違い

優先度と優先順位は似ている言葉ですが、意味合いが違います。まずは2つの言葉の違いを正しく理解しましょう。

優先度

優先度は、「高い」「低い」などの優先の度合いを指します。目の前のタスクがどれ位優先すべきなのかを、「高い」「低い」「中位」などに振り分ける指標となります。

優先順位

一方優先順位は、「順位」とあるように、優先するべき順位を決定することです。1、2、3、…というように、タスクをこなす順位付けを行う指標となります。

優先度と優先順位を決めることはなぜ必要なのか?

どのようなプロジェクトでも、限られたリソースで最大限の成果を発揮することが求められるでしょう。優先度や優先順位を決めると、リソースを有効に活用し効率的に仕事を進められます。

優先度や優先順位を決めずに、目に前にあるタスクを手当たり次第やみくもに進めてしまうと、本来なら早めに取り掛かっておくべきだった優先度の高いタスクが手付かずのまま残ってしまい、周囲の業務やスケジュールに影響を与えてしまう場合があります。

また、本来じっくりと時間をかけて取り組むべき優先度の高いタスクに、時間を割け無くなり、プロジェクトの完成度が低下する可能性も生じます。

このような事態を避けるため、優先度や優先順位を決めておくことが必要です。

優先度と優先順位それぞれの使い方

優先度と優先順位はそれぞれ、どのように使えばよいでしょうか。それぞれの使い方を見ていきます。

優先度の使い方

先ほどお伝えしたように、優先度は優先の度合いを指す指標です。
プロジェクトに必要なタスクを、「高」「中」「低」などの優先度合いに割り振っていきます。それぞれの度合いをバランスよく割り振る必要はありません。各タスクごとに適切な度合いに割り振ります。

優先度の決定は、プロジェクトのメンバーで共通認識を持って行うのが理想ですが、立場の違いなどから、見解が異なることも想定されます。経費をできる限り抑え、利益を優先させたい立場のメンバーと、細部にまで気を配り、クライアントの満足度を高めたいメンバーとでは、優先度は異なるでしょう。

プロジェクトの目指すゴールを共有し、優先度の見解が合うような方向への舵取りも大事でしょう。

優先順位の使い方

優先順位はタスクを進める順位を決定することです。1から順番にタスクに順位をつけて、並べていきます。順位を付ける際には、あらかじめ優先度を割り振っておくと決定がしやすいでしょう。

優先順位は「1、2、3、4、5、6、…」と明確な順位づけを行うので、決定した順位に対して優先度のような見解の違いは生まれません。順位を変更するには、明確な根拠を示し周囲の同意を得ることで変更をします。

優先順位を付けるとタスクに取り組む順番が明確になり、メンバーは迷うことなくタスクに取り組むことができます。

優先順位の付け方の7つのコツ

ここからは、優先順位付けを実践する際の、付け方のコツを7つ紹介します。

すべての仕事を洗い出して可視化する

まずはプロジェクトで想定される、すべての仕事の洗い出しを行います。思いつくままでよいのでリストアップし、可視化をしましょう。

優先度や優先順位付けを正しく行うためには、必要なタスクをもれなくリストアップしなければなりません。あとから追加しなくて済むように、丁寧に洗い出しを行いましょう。

各タスクにかかる所要時間を決める

各タスクにどのくらいの所要時間がかかるかを見積もっておくと、工数の算出や優先順位を付ける参考になります。タスクの難易度などを考慮して所要時間を決めていきましょう。

過去に同じようなタスクを行った実績があれば、その時の所要時間を参考にします。初めて行うタスクや所要時間の見積もりが難しいタスクは、「5分やってみる」という方法を実践してみましょう。5分やってみることで、おおよその難易度や所要時間を見積もることができます。

緊急度と重要度のマトリクスを活用する

優先度や優先順位を付ける際に有効なのが、緊急度と重要度のマトリクスを活用する方法です。下図のように「緊急度」と「重要度」という2つの軸でタスクを分類します。

A〜Dに分類したタスクの優先度は、

A:重要度も緊急度も高いタスク
B:緊急度は低いが重要度の高いタスク
C:重要度は低いは緊急度の高いタスク
D:重要度も緊急度も低いタスク

となるのが理想的です。

しかし、スケジュールの都合で、BのタスクよりもCのタスクを優先せざるを得ない場合もあるでしょう。可能な限りBのタスクの優先度を高くできるように、優先順位を付けることがポイントです。

緊急度と重要度のマトリクスについては、【緊急度×重要度のマトリクスとは?タスクの優先順位の付け方から管理のコツまで紹介】で詳しく解説しています。あわせてお読み下さい。

各タスクの売上への貢献度を意識する

ビジネスにおいて、売上の貢献度を無視することはできません。優先度を決定するために、各タスクの売上への貢献度を考慮することも重要です。

タスクを行うことによりどれくらいの利益を獲得できるのか、できれば具体的な予測売上額を算出します。規模に応じて「大」「中」「小」を目安に分類するとわかりやすいかもしれません。

不必要なタスクがないかを洗い出す

洗い出したタスクの中には、不必要なタスクが含まれている場合があります。優先順位を付ける前に、不必要なタスクを洗い出しておきましょう。

特に、先ほどの「緊急度と重要度のマトリクス」でDに分類されたタスクの中には、不要なタスクである可能性が高いでしょう。全体の進行を考えて、やらなくても進行に影響がないタスクを洗い出し、やるべきタスクを整理していきます。

人に任せられるタスクはないか確認する

不必要なタスクと同様に、外部に委託ができたり他の部署に依頼したりなど、他の人に任せられるタスクも洗い出します。

これらを洗い出すことにより、本当にやらなければならないタスクのみがリストアップされます。リストアップされたタスクを、優先度を考慮して優先順位を付けていくと、効率的にプロジェクトが進められます。

各タスクに締切・期限を設定する

各タスクの締切や期限を設定しておくと、優先順位を決める際の参考になります。提出期限や完了期限が決まっているタスクはもちろん、決まっていないタスクも、ある程度の目安で締切や期限を設定しておきましょう。

締切や期限の設定には、ある程度余裕を持たせておくことも大切です。余裕のない設定では、予期せぬトラブルの際に対応が難しくなったり、時間を優先するあまりクオリティが低下したりする可能性があります。

スケジュールの遅延を発生させないためにも、適切な設定を心がけましょう。

まとめ

優先度と優先順位の違いを理解し、マトリクスなどを活用しながら正しく優先順位付けを行うと、プロジェクト管理やタスク管理が効率化されます。

本稿の優先順位の付け方のコツを参照して、ぜひ優先順位付けを実践してみましょう。優先順位付けは、リソースの有効活用にも繋がります。限られたリソースを最大限活かし、プロジェクトを成功に導く手段として、身につけておきたいスキルです。

この記事を書いた人

タスク管理ツール.com編集部

この記事は、タスク管理ツールの専門メディア「タスク管理ツール.com」の編集部が執筆しました。

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