タスクマネジメントとは?やり方やコツ・ツールをまとめて紹介

タスク管理ツール

プロジェクトの成功に向けて、タスクを整理し円滑に進行するためには、タスクマネジメントのスキルは大切です。

しかし、実際にタスクマネジメントをしようと思っても、そのやり方に悩んでしまい、なかなか進められない方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、タスクマネジメントはどのように行えばいいのか、やり方やコツ、タスクマネジメントで使えるツールを紹介します。

タスクマネジメントとは?

まずは、タスクマネジメントとはどういうことを指すのかを理解しましょう。

タスクマネジメントとは、プロジェクトの完了日や業務の提出日までにこなさなければならないタスクを、適切に対応できるように管理することです。

個人でタスク管理をする場合でも、プロジェクトでチームのタスクを管理する場合でも、タスクマネジメントは重要な役割を担っています。

タスクマネジメントはなぜ必要なのか?

タスクマネジメントは重要であると前章で述べましたが、実際には、タスクマネジメントを行わなくてもタスクの対応は進められるので、タスクマネジメントを軽視したりタスクマネジメントを行うことに煩わしさを感じたりしている方も多いようです。

タスクマネジメントがなぜ必要なのかを理解することで、その重要性が実感できるでしょう。ここからはタスクマネジメントが必要な理由を3つ解説します。

業務全体の把握による業務・リソースの最適化

タスクマネジメントを行うと、プロジェクト完了までにどのくらいの量のタスクがあるのか、どの時期にどのくらいのリソースが必要かなどの業務の全体像が把握できます。

必要なリソースが把握できると、チームの状況やプロジェクトの進行に合わせてリソースの配分を最適化できます。メンバー間でのタスクの偏りや、チームごとの繁忙時期があらかじめ把握できるので、人員の配置方法を工夫するなど有効に活用ができます。

人員不足の傾向がある昨今、少ないリソースで高いパフォーマンスを得るためには、タスクマネジメントは欠かせないでしょう。

進捗管理によるタスクの抜け漏れ予防

タスクマネジメントを行うことで、業務の全体像を俯瞰して見ることができます。
タスクの担当者や完了期日、進行状況などの進捗管理が容易になり、タスクの抜けや漏れが生じないように予防ができるでしょう。

タスクの抜けや漏れは、納期の遅れや成果物の欠陥など、状況によってはプロジェクトに多大な影響を及ぼす場合があります。プロジェクトを成功に導くためには、タスクマネジメントを行い、タスクの抜けや漏れの予防を確実に行うことが重要です。

業務全体の優先順位の明確

タスクマネジメントにより、業務の全体像が把握できると、タスクを進める優先順位が明確になります。

プロジェクト全体を俯瞰して見ることで、タスクを進める順序や取り掛かる時期、統合して行えるタスクなどを見極めやすくなり、全体のスケジュールを把握する手がかりにもなるでしょう。

また、不要なタスクも見えてくるので、業務の効率化にも役立ちます。

タスクマネジメントのやり方・5つのステップ

ここからは、実際にタスクマネジメントを行う際のやり方を解説します。5つのステップで紹介します。

タスクを全て洗い出す

まず初めに行うのは、タスクの洗い出しです。
業務に必要と思われるタスクを、全てリストアップしていきます。

個人の場合でもチームの場合でも、タスクを洗い出す際は可視化できるように、紙に書き出したりデータとして入力したりすることが重要です。洗い出したタスクが可視化できると、抜けや漏れに気づいたり、重複するタスクを発見したりすることができ、精度が高まります。

また、タスクはできるだけ小さい粒度まで細分化しましょう。目安は「1タスク1工程」です。細分化すると必要な作業が明確になり、所要時間の算出もしやすくなります。

優先順位をつける

タスクの洗い出しができたら、優先順位をつけていきます。
優先順位をつける際には、「緊急度と重要度のマトリクス」を用いて行うことをおすすめします。

タスクを上の図のように「緊急度」と「重要度」を軸にして、以下の4つの状態に分類し、優先順位をつけていく手法です。

A:緊急度も重要度も高いタスク
B:緊急度は低いが重要度は高いタスク
C:緊急度が高いが重要度は低いタスク
D:緊急度も重要度の低いタスク

この中で、最も大事にしたいのがBに分類されたタスクです。Bのタスクに多くのリソースを割けるように配分します。一方、Dに分類されたタスクについては、本当に必要かどうかを検証し、不要であれば除外しましょう。

「緊急度と重要度のマトリクス」についてはこちらの記事で詳しく解説しています。参考にしてください。
【緊急度×重要度のマトリクスとは?タスクの優先順位の付け方から管理のコツまで紹介】

WBSを作成する

タスクの洗い出しには、WBSの手法を用いるのもよいでしょう。WBSは作業分解図とも呼ばれる構成図です。プロジェクト全体から、まず大きな粒度のフェーズに分解し、そこから次第に小さな粒度のタスクへと細分化していく手法です

WBSを用いると、タスクの細分化がしやすく、抜け漏れを防止できます。また、WBSの図がプロジェクト全体を表しているので、全体像の可視化ができる効果があります。

WBSについてはこちらの記事で詳しく解説しています。あわせてお読みください。
【WBSでプロジェクトを管理するには?作り方やツールも紹介】

担当を決める

作成したWBSを基に、各タスクの担当者を決めていきます。担当者を決めておくとそれぞれが責任を持ってタスクをこなし、対応忘れなどの防止につながります。また、人員の配分も明確にできます。

開始日と終了日を決める

各タスクの開始日と終了日も決めておきます。スケジュール内の進行が可能になるように、全体のスケジュールから割り出し、タスクにかかる工数を算出して決定していきます。

各タスクの実行と管理

タスクの洗い出しや優先順位付けを行い、担当者が決定したら、いよいよ各タスクの実行です。WBSを用いて作成した表など、メンバーが共有できる進行表を用いて、それぞれの担当者が自発的に行動できるように促していきます。

対応の遅れやミスやトラブルの発生があれば、適宜指示やサポートを行い、全体の進行管理をしていきます。

進捗確認を定期的に行う

プロジェクトがスケジュール通りに順調に進行しているかの進捗確認も、タスクマネジメントには欠かすことができません。週次や月次などルールを決めて、定期的に確認を行います。

プロジェクトが進行していく中には、スケジュールの遅れやタスクの対応漏れ、また予期せぬタスクの発生などが起こることがあります。定期的な進捗管理は、このような事象を早期に発見することにもつながります。

タスクマネジメントのコツ

タスクマネジメントを実践してプロジェクトを成功させるために、次の3つのコツを押さえておきましょう。

目的を明確にする

ただ漫然とタスクマネジメントをしていても、なかなか効果は実感できないかもしれません。まずは、タスクマネジメントを行う目的を明確にすることが重要です。

チームのタスクマネジメントであれば、目的をメンバーで共有することも大切です。目的を共有することで一体感が生まれ、それぞれのパフォーマンスの向上にもつながります。

実現可能な目標設定・タスク割り振りにする

スケジュールや目標は、実現可能な範囲に設定しましょう。タスクの割り振りも、担当者のスキルを考慮して行います。

タスクマネジメントは業務の効率化につながりますが、やらなければならないタスクが大幅に少なくなったり、スケジュールを短縮できたりするわけではありません。

プロジェクトを進行する中では、突発的なトラブルや追加・変更の依頼がくることもあるでしょう。そのような場合にもスケジュールを変更することなく進められるように、余裕のあるスケジュール設定にしておきましょう。

情報共有は迅速に行う

チームでの進行では、情報共有を迅速に行うことが重要です。リモートワークの普及により、メンバーそれぞれが別の場所で業務をしている場合も多いでしょう。その場合のコミュニケーションの手段や情報共有の方法などを、あらかじめ決めておきます

また、メンバーからの不明点や確認事項などの問い合わせには、迅速なフィードバックを心がけます。フィードバックの遅れがタスク完了の遅れ、納期に遅れに繋がらないように対応することが大事です。

タスクマネジメントを行う際に使える5つのツール

最後に、タスクマネジメントを実践するための具体的な方法として、5つのツールを紹介します。

メモ帳

まずはメモ帳を活用する方法です。メモ帳とペンがあれば始められるので、とても手軽な方法です。手で文字を書くことにより、脳が活性化するという見解もあるので、頭の整理をしながらタスクマネジメントを行うことができるでしょう。

ただし、メモ帳でのタスクマネジメントは、チームでの共有が難しいので、個人向きといえるでしょう。

メール

日頃連絡手段として使用することの多い、メールを使ってタスクマネジメントをする方法もあります。受信メールを「未対応」「対応中」「完了」などとフォルダ分けしてタスクマネジメントを行う方法で、CCやBCCを活用すると、メンバーとの共有も可能です。

Gmailの「Google ToDo リスト」、Outlookの「ToDoバー」などのように、タスクマネジメントが行いやすい機能を搭載しているメーラーもあるので、活用するのもよいでしょう。

プロジェクト以外のメール受信が多い場合は、混在して煩雑になる可能性があるので、注意が必要です。

カレンダー

カレンダーにその日にやるべきタスクを記入して管理する方法です。

メンバーが一堂に会する現場では、大きなカレンダーに書き込むことで共有ができます。完了したら線を引いて消したり、追加や変更は色を変えたりなど、状況の変化にも対応ができます。

また、デジタルのカレンダーツールを利用して、メンバーと共有しながらタスクマネジメントを行うことも可能です。新たな予定や変更を行った際に、メンバーに通知がいく機能を利用すると、情報共有の迅速化にもつながります。

Excel・Googleスプレッドシート

普段業務で使用することの多い、ExcelやGoogleスプレッドシートを活用して、タスクマネジメントをすることも可能です。デジタルツールが苦手な方でも、馴染みのあるツールなどで、抵抗が少なく利用できるでしょう。

ExcelもGoogleスプレッドシートもテンプレートが用意されているので、活用すると手軽にタスクマネジメントの表が作成できるでしょう。少し手間がかかりますが、オリジナルの表を作成して、管理することも可能です。

共有については、Googleスプレッドシートはクラウド上での共有が可能なので、リアルタイムで変更の確認ができますが、Excelはパソコン上での管理になります。Excelを使ってタスクマネジメントを行う際には、あらかじめ運用方法をメンバーで確認しておくことをおすすめします。

【Excel(エクセル)でタスク管理する方法10選を解説<テンプレート付き>】で詳しく解説しています。参考にしてください。

タスク管理ツール

タスクマネジメントを効率的に行うために、もっともおすすめなのがタスク管理ツールです。近年、多くの企業での導入が進んでいます。

タスク管理ツールは各社より提供されているので、導入に際してはツール選びが重要です。それぞれの特徴を比較検討して、プロジェクトに最適なツールを選択してください。

例えば、TeamHackはチームでのタスク管理に特化したタスク管理ツールです。タスクごとにチャット機能が搭載されているので、情報の伝達が迅速に行えたり、時間計測機能や情報共有機能など、プロジェクトの可視化がしやすかったり、タスクマネジメントが行いやすい機能が搭載されています。

その他のタスク管理については、【タスク管理ツールのおすすめ20選を徹底比較【業務効率を改善するツールを紹介】で解説しています。タスク管理ツール選びの際には、ぜひ参考にしてください。

まとめ

タスクマネジメントは、コツを掴んで正しく行うと、限られたリソースを有効に活用してプロジェクトを成功に導く効果が得られます。

個人の場合にもチームの場合にも、タスクマネジメントのスキルは役立ちますので、ぜひ、本稿を参考にタスクマネジメントを実践してください。

この記事を書いた人

タスク管理ツール.com編集部

この記事は、タスク管理ツールの専門メディア「タスク管理ツール.com」の編集部が執筆しました。

タスク管理ツール
タスク管理ツール.com