タスク管理するならデジタルより紙?紙を使って業務効率を上げる方法を紹介

タスク管理ツール

リモートワークの普及などにより急速なデジタル化が進む昨今、「タスク管理=デジタル管理」をイメージする方も多いでしょう。

デジタルでのタスク管理は、デバイスが手元にあればいつでもどこでも確認ができるし、メンバーとの共有も行えてとても便利です。しかし、デバイスを起動して、タスク管理画面を開かなければ確認ができなかったり、タスクを入力すること自体に煩わしさを感じてしまったりして、途中でやめてしまったという声も耳にします。

そこで今回は、紙を使ったタスク管理を紹介します。

紙で行うタスク管理は「紙とペン」があれば手軽に始められます。デジタルが苦手な方や、タスク管理が続かなかった方必読、紙を使ったタスク管理で業務効率をアップさせる方法を解説します。

タスク管理を紙で行うメリット

タスク管理を紙で行う最大のメリットは、冒頭でお話した「手軽に始められる」ことですが、その他、具体的にはどのようなメリットがあるのか見ていきましょう。

タスクを手書きすると記憶に残る

一般的に手で文字を書くと、脳が活性化され記憶を定着させる効果があると言われています。タスクを手書きで書き出すことで、記憶に残りやすいというメリットがあります。

タスクを間違って削除したり、保存し忘れたりする心配がない

パソコンやスマートフォンでタスクを管理していると、意図せずにタスクを削除してしまったり、保存したつもりがされていなかったりというアクシデントがまれに起きます。

紙でタスクを書き出す方法では、このようなアクシデントを避けることができます。

全体像が確認しやすい

ノート1ページ、もしくは1枚の紙にタスクを書き出すと、タスクの全体像を一覧できるので、俯瞰的に把握するのに役立ちます。

デジタル環境がなくても管理できる

デジタル環境が整っていなくても、紙とペンがあればタスク管理ができます。普段使っている手帳やノート、付箋などがあればタスク管理ができるので、手軽に始められるのもメリットのひとつです。

タスク管理を紙で行うデメリット

紙で行うタスク管理には、デメリットもあります。ここからは具体的なデメリットを見ていきましょう。

紛失する可能性がある

紙でタスク管理をする場合、紛失する可能性があることは念頭に置いておきましょう。

デジタルのようにデータのバックアップをとっておくことはできません。紛失した場合は記憶に頼る他ありませんから注意が必要です。

常に携帯する必要がある

タスクを書き出した手帳やノートなどは、タスクを確認したい時にすぐに見られるように、常に近くに置いておく必要があります。場所を変えて作業を行う場合などには、携帯をしておかないと仕事を進められなくなります。

修正を加えるのに手間がかかる

紙でのタスク管理は、修正や追加などが発生した場合、手間がかかります。修正や追加を書き加えるだけの対応では済まずに、場合によっては書き直させねばならない可能性もあります。

チームでの情報共有が難しい

紙でのタスク管理には、チームでの情報共有が難しいというデメリットがあります。
ホワイトボードなどに一覧を貼り出しての共有もできますが、在宅勤務が増加している昨今では、メンバー全員が共有するのは難しい状況にあるでしょう。

紙のタスク管理は、どちらかというと、個人でのタスク管理に向いているかもしれません。

タスク管理を紙で行うための2つのツール

紙でのタスク管理する方法はいくつかありますが、今回は2つの手法を紹介します。

付箋

まずは付箋を使った方法です。
付箋にタスクを書き出し、手帳やノート、PC周りやホワイトボードなどに貼り付けて管理をします。付箋には大きさや色など様々な種類があるので、優先順位やカテゴリーごとに種類を分けるなどのアレンジが可能です。

付箋を使うと、追加や修正が入った場合でも貼る位置をずらせば対応ができるので、手間を最小限に抑えられるメリットがあります。

チームでの情報共有を行う場合は、共通のホワイトボードを利用するとよいでしょう。ホワイトボードに、あらかじめ担当者や期日などの項目を書いておき、各々が付箋に書き込み貼り付けていきます。これにより、全体像の把握や進捗状況の共有が可能になります。

ノート

もう一つはノートを使った方法です。ここでは2種類のノートを活用したタスク管理方法を紹介します。どちらの方法も、チームよりは個人でのタスク管理に向いている管理方法です。

ToDoノート

ToDoノートは、タスクが書き込めるように、あらかじめチェックボックスなどが印刷されているノートです。

自分にあったノートを活用して、チェックボックスの他、期限や納期・タスク内容などの項目を設けて、内容を書き込んでいきます。完了したら、チェックボックスにチェックを入れることで、完了未完了を区別できるため、タスクの進捗状況がわかります。

バレットジャーナル

バレットジャーナルは、アメリカのライダー・キャロル氏が考案したノート術です。
「・(中点)」を表す英語「Bullet(バレット)」からこの名前がついています。

バレットジャーナルでは、箇条書きで記入するのが基本です。「・」(バレット)の他、様々な記号を用いて、タスクやメモ・重要度・アイデアなどの分類をして、思考の整理やタスクの進捗状況を管理します。

バレットジャーナルについて(外部リンク)
▶︎初心者でも簡単!バレットジャーナルの書き方の基本

タスク管理を紙で行う方法

ここからは、タスク管理を紙で行う具体的な方法を見ていきましょう。

全てのタスクを洗い出す

まずは、自分が抱えているタスクを全て書き出します。
作業を行う順番や種類などは気にせず、思いついたものから順に記していきます。

書き出したタスクを見渡し、抜けや漏れがないかをチェックしたら、期日などがわかるものは書き足しておきましょう。

緊急度・重要度を決め優先順位を決める

次に書き出したタスクの緊急度や重要度を決定し、優先順位を決めていきます。
優先順位を決めるのには、「緊急度と重要度のマトリクス」の手法を用いるとよいでしょう。

書き出したタスクを上図のマトリクスに当てはめて、分類を行い優先順位を決めます。

「緊急度と重要度のマトリクス」の具体的な手順は【緊急度×重要度のマトリクスとは?タスクの優先順位の付け方から管理のコツまで紹介】で詳しく解説しています。参考にしてください。

タスクにかかる時間を設定する

それぞれのタスクにかかる所要時間を見積もり、設定しておきます。
タスクにかかる時間を設定しておくと、設定した時間を元に全体の所要時間が見えてきます。

同時に、納期から計算しておおよその期日も設定しておくと、スケジュールが組みやすくなります。

人に任せるタスク・やらないタスクを見つける

書き出したタスクの中から、他の人に任せても精度に影響がない、もしくは人に任せた方が精度が高くなるタスクや、やらなくても全体の進行にさほど影響がないタスクはないか確認をしましょう。

これらのタスクは、人に任せられるタスクは他の誰かに依頼し、やらなくても影響のないタスクは思い切ってやらない決断をした方が、全体の進行がスムーズになります。

終わったタスクを削除して整理

終了したタスクは、棒線を引いたりチェックボックスにチェックを入れたりして、整理します。

特に付箋の場合には、1枚に書き出したタスクが全て終了したら、ゴミ箱に捨てることで整理できます。1日のタスクを1枚の付箋に書き出し、全てが終了したらゴミ箱へ入れると達成感を味わうこともできます。

もし、終了できなかったタスクがあった場合でも、翌日は新しい付箋に終了しなかったタスクも含めて書き出していくと、気持ちも新たに業務に臨めるでしょう。

デジタルでタスクを管理するなら

紙のタスク管理のメリットデメリットを紹介しましたが、デメリットにより紙のタスク管理に煩わしさを感じてしまう場合は、デジタルでのタスク管理も検討してみることをおすすめします。

ここでは、デジタルの中でも比較的手軽に始められる、エクセルを活用したタスク管理と、タスク管理ツールを活用した管理方法を紹介します。

エクセルを活用する

エクセルは、ビジネスパーソンなら誰もが1度は使ったことがあるツールだと思うので、デジタルに苦手意識のある方でも、抵抗が少なく始められるでしょう。

エクセルを提供するMicrosoft社では、豊富なテンプレートを用意しています。テンプレートを利用すると、一から作成せずともタスク管理表を作成できるので、まずは自身にあったテンプレートを探してみるとよいかもしれません。

その他、エクセルでのタスク管理については、Excel(エクセル)でタスク管理する方法10選を解説【テンプレート付き】で解説しています。テンプレートを用いずに、タスク管理表を作成する方法も解説しているので、参考になると思います。

タスク管理ツールを活用する

特にチームでのタスク管理には、タスク管理ツールの活用をおすすめします。タスク管理ツールを活用すると、プロジェクト全体の進捗状況の共有やプロジェクトに関する情報が集約できます。

例えばTeamHackは、チーム向けのタスク管理ツールです。フローがシンプルに設計されていて、タスクごとにチャットもできるので、デジタルに苦手意識があるメンバーでも抵抗なく使えるでしょう。

その他、タスク管理ツールのおすすめ20選を徹底比較【業務効率を改善するツールを紹介】では、個人向け、チーム向け、それぞれに適したタスク管理ツールを紹介しています。
タスク管理ツールは数多くあるので、迷う場合の参考になると思います。

まとめ

タスク管理は、業務を効率的に進めるために活用するのが目的です。タスク管理自体が負担になってしまうようでは本末転倒になってしまいます。

今回は、紙でのタスク管理方法を中心に紹介しました。紙のタスク管理かデジタルのタスク管理か、または両方を取り入れてのタスク管理かなど、どのようなタスク管理がよいかはそれぞれの状況によって異なります。

ぜひ、負担が少なく効率的に管理できる方法を導き出して、プロジェクトの成功へと繋げてください。

この記事を書いた人

タスク管理ツール.com編集部

この記事は、タスク管理ツールの専門メディア「タスク管理ツール.com」の編集部が執筆しました。

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