「日々仕事が舞い込んできて、タスク管理が上手くいかない」
「どのように管理をしたら、タスクを上手くこなせるのだろう」
ビジネスパーソンにとって、必須のスキルとされるタスク管理ですが、このような悩みを抱えている方は多いようです。
タスクを上手くこなせるようにするには、スケジュール管理が重要です。
今回はタスクが上手くこなせずに悩んでいる方、もっといい管理方法がないか探している方必見！タスクを上手にこなしていくためのスケジュール管理について、失敗しないコツや、おすすめのツールを紹介します。
タスク管理とは
仕事上で「タスク」という言葉が飛び交っているのでなんとなく使っているけれど、よく意味がわかっていないという方も多いのではないでしょうか。
タスクとは、もともと英語の「task」が語源で、仕事・課題・職務などの意味があります。
ビジネスにおいては、仕事を作業ごとに細分化した一つ一つを指しますので、各作業の最小単位ということになります。
タスクについて詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。
【関連記事：タスクとは？意外と知らない類義語との使い分けから、タスクのこなし方までご紹介します】
そして、細分化したタスクをどのように進めていくのかを管理するのが、「タスク管理」です。
タスク管理を行う際にまず大事になるポイントは、タスクを「見える化」することです。
個人の場合もチームの場合も、今ある仕事をできるだけタスク化し、見える化することで、どのくらいのボリュームがあるのか、納期はどのくらいなのかが見えてきます。
このようにタスク管理をしていくことで、仕事を効率的に進められるようになるのです。
タスク管理のコツについてはこちらの記事で詳しく解説しています。
【関連記事：タスク管理の方法とコツを解説。仕事を効率化しよう！】
スケジュール管理の前にタスクの優先度を分ける
タスクを上手くこなしていくためには、スケジュール管理が重要だと冒頭で述べました。
ではタスクのスケジュール管理はどのように行えばよいのでしょうか。
タスクのスケジュール管理とは、タスクをこなすための日程を管理し、納期を勘案しながら、どのような順番でタスクを進行し、そのために今何をするべきかを導き出すことを指します。
タスクのスケジュール管理によって仕事を効率化させ、成功に導くためには、まずはしっかりとタスク分けを行い、優先度をつけることが大事です。
優先度をつける時は「緊急度と重要度のマトリクス」という管理法に従って行うことをおすすめします。
緊急度と重要度のマトリクスでは、図にあるようにタスクを４つに分類します。
A：重要度も緊急度も高いタスク
B：緊急度は低いが重要度は高いタスク
C：重要度は低いが緊急度は高いタスク
D：重要度も緊急度も低いタスク
このように分類をすることで、タスクをこなす順番や、時間をかけるタスク、短時間で終わらせるタスクなどが見えてきます。
「緊急度と重要度のマトリクス」について詳しく知りたい方はこちらも参考にしてください。
【関連記事：緊急度と重要度を理解して、タスク管理を効率化しよう！】
個人でのスケジュール管理のコツ
タスクのスケジュール管理には、個人のタスクを管理する場合とチームでタスクを管理する場合がありますが、それぞれいくつかのコツがあります。
まずは個人でのスケジュール管理のコツを５つ紹介します。
タスクはできるだけ細分化する
タスクを設定する際には、できるだけ最小単位になるまで細分化しましょう。
例えば「新商品のチラシ作成」という業務の場合、
・チラシ用の商品撮影
・チラシのレイアウト作成
・原稿作成のための資料集め
・原稿作成
・部数決定
・印刷所への依頼
などのタスクに分けられます。
このように細分化すると、何をどうしたらよいのかわからずに、ただただ大変だと思っていた業務もスムーズに進行させることができます。
また、業務量が多く一人だけではこなせそうにない時も、他のメンバーに切り分けての依頼がしやすくなります。
一つのタスクにかかる時間を把握する
それぞれのタスクにはどれくらいの時間がかかるのかを把握しておくことは大事です。
30分や1時間など大まかな単位でよいので、自分で行った場合にどれくらいの時間がかかるかを明確にしておきましょう。
そのためには、日頃からどのくらい時間がかかるかを意識してタスクをこなすようにしておくと、似たようなタスクの場合の所要時間が把握しやすくなります。
そうすることで、スケジュールと実際の時間とのズレが少なくなりますから、スケジュール管理の質が向上します。
余裕を持ったスケジュールの作成を意識する
タスクのスケジュールを作成する際には、あらかじめ余裕を持ったスケジュールの作成を意識します。
タスクとタスクの間を詰めて目一杯のスケジュールを作成してしまうと、イレギュラーな対応が必要になった時、予定よりもタスクをこなすのに時間がかかってしまった時などにスケジュールがずれ込んでしまい、その後のスケジュールを全て作成し直す必要が出てしまいます。
スケジュールの立て直しは、新たに時間が割かれるだけでなく、モチベーションの低下にも繋がり、仕事の成果にも影響を与えてしまいます。イレギュラーな対応が必要になったとしても調整ができるような、余裕のあるスケジュールを作成しましょう。
終わらない可能性のあるタスクを抱えない
「タスクをやってもやっても終わらない…」
このように感じていたら、それは自分のキャパシティ以上の仕事を抱えているかもしれません。
自分が抱えているタスクを見渡して、終わらない可能性があると思ったら、一人で抱え込まず、まずは上司やチームのメンバーに相談をしましょう。
中には、依頼を断れずに引き受けているうちに、タスクを抱え込んでしまっている場合もあるかもしれません。引き受け過ぎて「やっぱりできません」という事態になっては、周りや会社に迷惑をかけてしまいます。
組織の一員であることを自覚して、助け合える環境を整えることもスケジュール管理において大事な要素となります。
そのためには、日頃のコミュニケーションも大切にしていきましょう。
1日のタスクをこなす順番にも注意する
人間の脳は、いつも同じ状態で働いてはくれません。
個人差はありますが、午前と午後では、まだ脳が疲れていない午前中の方が集中できると言われています。ですから、午前と午後を意識して、1日の中でのタスクをこなす順番を考えることも大事です。
重要度の高いタスクや、企画立案などの集中力や熟考が必要なタスクは午前中に終わらせ、作業的な内容やテンプレートに沿って行えるようなタスクは就業間近に行うなど、1日の中でタスクをこなす順番を工夫しましょう。
こちらの記事では、人間の脳が働く時間について興味深い内容が記してあります。ご参考にされてもいいかもしれません。
【参考記事：脳が働く最強の時間帯は2つある】
チームでのスケジュール管理のコツ
次に、チームを統括するマネージャーの方向けのスケジュール管理のコツをご紹介します。
仕事を属人化させない
チームでタスク管理を行う際に大事なのが、仕事を属人化させないことです。「属人化」とは、ある特定の業務について、担当者しか進捗や内容を把握していない状況を言います。
属人化していると、担当者が休みや不在の時に進行がストップしてしまったり、トラブルが起きた時に迅速な対応ができなくなったりします。
また、企業では担当者の異動や休職、退職はつきものです。
チームでのルールやフロー作りをして、誰が担当しても同じように作業ができるように業務を標準化しておきましょう。
進捗の確認・報告をこまめに行う
チームのメンバーのスキルはそれぞれです。中にはスケジュール管理が苦手なメンバーもいるかもしれません。
一人のメンバーのスケジュールの遅れが、プロジェクト全体に影響を及ぼすことにもなりかねません。メンバーの進捗状況はこまめに確認し、メンバーからの報告もこまめに行うように指導をしましょう。
また、日頃からメンバーが相談しやすい環境を作ることも大事です。
メンバーの進捗状況に目を配り、適切な声かけをするなど、コミュニケーションを大切にして、良好な関係作りにも努めていきましょう。
スケジュール管理のツールを使用する
チームでタスクのスケジュール管理を成功させるには、ツールを活用することをおすすめします。
メンバーが個々に手帳やメモ帳などで管理をしていると、情報の共有が難しく、変更の伝達漏れや記載漏れなどで行き違いが起こりがちです。
スケジュール管理のツールを使用すると、
・チームで共有ができる
・メンバーそれぞれの進捗状況が把握できる
・スケジュール変更の伝達がスムーズ
・プロジェクトの全体像が可視化できる
など、様々なメリットがあります。
スケジュール管理用のツールやアプリの紹介
前章で、タスクのスケジュール管理において、ツールを活用することをおすすめしました。
導入を検討する際には、数あるツールの中から自社にあったツールを選択する必要があります。
そこで本章では、代表的なツールをご紹介しますので、導入する際の参考にしてください。
TeamHack（チームハック）
TeamHack（チームハック）は、タスク管理ツールの他、仕様書の共有ツールや情報共有ツールなど、それぞれ機能がバラバラだったツールを1ヶ所に集約してくれるツールです。
1ヶ所に集約することで、メンバーは担当タスクに集中ができ、マネージャーはプロジェクト全体の把握が容易になります。
タスクごとやドキュメントにもチャット機能がついているで、作業の振り返りも簡単に行えるのが特徴です。
タスクを見える化する「時間計測機能」「作業工程の達成度表示」などや、その他タスク管理を簡単にする便利な機能も充実。無料トライアルができるのも、おすすすめポイントです。
【TeamHack（チームハック）の詳細はこちら】
Trello（トレロ）
Trelloは操作が簡単に行え、効率よく作業を進めることができる、とてもシンプルなタスク管理ツールです。
「ボード」と「リスト」と「カード」で、誰が何を行っているか、すべきことは何かが一目瞭然になっていて、視覚的にとてもわかりやすいのが特徴です。
また、チームで使っているアプリやサービスも統合できるため、プロジェクトに適した、チーム独自のタスク管理も可能です。
【Trello（トレロ）の詳細はこちら】
Stock（ストック）
Stock（ストック）は、分散しがちな情報を簡単に集約して残せるタスク管理ツールです。
チャットでは流れてしまい、ファイルでの共有だと面倒な「チームの情報」を簡単にストックできるので、タスク管理を直感的に行うことができます。
【Stock（ストック）の詳細はこちら】
Backlog（バックログ）
Backlog（バックログ）は多くの業種で使われているプロジェクト管理システムです。PC操作に不慣れなメンバーでも使いやすい、シンプルで直感的に使えるデザインです。
ガントチャートやマイルストーンで紐付けされた作業をタイムラインで確認することができるので、プロジェクトの進捗の把握が簡単です。
【Backlog（バックログ）の詳細はこちら】
Asana（アサナ）
Asana（アサナ）は世界190カ国で100万以上のユーザーが利用しているツールです。
プロジェクトとタスクを一元管理できるので、タスクの進捗状況が一目で確認できます。
スケジュールの変更もドロップ＆ドラッグのワンステップ。、チーム全員がリアルタイムで進捗状況の確認ができるので、トラブル対応も迅速に行えます。
【Asana（アサナ）の詳細はこちら】
Todoist（トゥドゥイスト）
Todoist（トゥドゥイスト）は今までに2000万人、1億5000万以上のプロジェクトに利用されている実績のあるツールです。
いつでも、どの端末からでも、頭の中にあるタスクを書き出すことができるので、思考の明晰さと心の平穏を保つことができます。
操作性と管理のしやすさを追求したプロジェクト管理ツールで「一生使えるタスク管理ツール」を目指しています。
【Todoist（トゥドゥイスト）の詳細はこちら】
Jooto（ジョートー）
Jooto（ジョートー）は付箋を貼ったり、はがしたりするような感覚で使えるカンバン方式のタスク管理ツール。
基本はドロップ＆ドラッグで使えるシンプルなデザインなので、専門知識がなくても使いやすい仕様です。
複数のプロジェクトを抱えていても、一つのダッシュボードでまとめてタスクを管理できます。また、チームのタスク管理だけでなく、取引先とのコミュニケーションも可能です。
【Jooto（ジョートー）の詳細はこちら】
SONR（ソナー）
SONR（ソナー）はタスクをシンプルに簡単に処理できる、社内コミュニケーションツールです。タスクを管理し処理することに特化したツールなので、ミスが起こりにくように設計されています。
タスクはチーム内で共有でき、チームの中でディスカッションを行うことも可能です。また、タスクはテーマごとに設置されたディスカッションボードに保存されるので、タスクの内容を紛失することもありません。
進捗確認や問い合わせもタスクごとに行うことができるので、業務がスムーズに遂行します。
その他のツール
タスク管理ツールのおすすめ20選を徹底比較【業務効率を改善するツールを紹介】では、今回ご紹介したツールを含め、20種類のツールを詳しく解説、比較しています。
ツールを選定する時のポイントも紹介していますので、ぜひ参考にしてください。
まとめ
今回はタスクの意味から、タスクを上手くこなすためのスケジュール管理方法、そして、ツールのご紹介まで、タスク管理について詳しく解説しました。
本稿でタスクを上手くこなすためのスケジュール管理方法をよく理解したら、適切なツールを選択し、実践してみてください。タスクの進め方が今までより格段に上手くいき、業務の効率化につながるでしょう。
