WBSを作ってタスク管理をすると、効率的なプロジェクト管理が行えるので、プロジェクトの進行にWBSを用いる企業は少なくありません。
ですが、皆さんWBSの意味やWBSを用いたタスク管理の仕方をきちんと理解しているでしょうか？
今回は、WBSの意味からタスク管理をする際のWBSの作り方やツールまでを、まとめてご紹介します。
WBS初心者の方や、なんとなくわかっているけれど実際の作り方を詳しく知りたい方など、ぜひ本稿でWBSの理解を深めてください。
WBS（Work Breakdown Structure）とは
まずはWBSの意味を理解しましょう。
WBSとは「Work（作業） Breakdown（分解） Structure（構成）」の頭文字を合わせたものです。作業分解構成図ともいわれ、プロジェクトマネジメントにおいてよく使われる手法です。
WBSでは、まず、プロジェクト全体を大きな粒度に作業分けし、そこから徐々に小さなタスクへと分解して、ツリー状の構成図を作成します。プロジェクトスタート時にタスクの洗い出しを行うので、プロジェクト全体の把握や作業の抜け漏れを防止することができます。
構成図を作成することで、プロジェクトの全体像が見えることが、タスク管理においてWBSを用いる目的となります。
WBSによりプロジェクトの全体像が見えると、精度の高い見積もりやスケジュール策定が可能になり、クライアントからの信頼の獲得やプロジェクト成功に大きく影響します。
WBSの作り方
WBSの意味やプロジェクトのタスク管理としてWBSを用いる目的が理解できたところで、次は具体的な作り方を見ていきましょう。
タスクの洗い出しと分解
WBSを作成する際にまず取り組むのは、プロジェクトに必要なタスクの洗い出しです。
初めに、プロジェクト全体を大きな粒度のタスクに分けます。そこから作業を分解して中程度の粒度のタスクに、さらに分解をして小さな粒度のタスクにと、作業を分解してタスクを細分化していきます。
この時に、作業の抜け漏れや重複がないように確認しながら行うことが大切です。
タスクの順序設定
タスクの洗い出しを行ったら、次はそれぞれのタスクの順序を設定していきます。
「最初に取り掛かるべきタスクはどれか」
「その次はどのタスクか」
などを明確にしていき、
「前のタスクが完了していないと取り掛かれないタスク」
「同時進行できるタスク」
を見極め、プロジェクトの流れを可視化していきます。
順序設定の際には、重要度や緊急度の観点から優先順位も加味して設定しましょう。
この順序設定は、プロジェクトが円滑に進むための鍵を握る重要な工程になります。
タスクの構造化
順序設定ができたら、次はタスクを構造化していきます。
「タスクの構造化」とは、同じレベルのタスクをまとめ、その下に次のレベルのタスクを並べ、またその下に次のレベル…というように階層ごとにツリー状にしていくことをいいます。
一番下の階層のタスクが完了すると、その上のタスクが終了したことになります。同じ階層に置いたタスク同士が、同じレベルに位置するように作成しましょう。
担当者と期日の設定
最後は各タスクの担当者と期日を設定します。
担当者の配置は、基本的に「１タスク１担当」を心がけましょう。担当者のスキルと現在抱えている仕事の状況を踏まえてタスクを割り振り、同時に期日も設定していきます。
設定の際には「クリティカルパス」を意識することが大事です。
「クリティカルパス」とはプロジェクトを進めていく際に影響が出る作業経路のことです。
経路の中で遅れが出るタスクがあると、他のタスクに影響を与えてしまいますので、クリティカルパスを意識して、担当者と期日を設定しましょう。
【関連記事：プロジェクト管理に差をつけるクリティカルパスとは？ 見つけ方や注意点まとめ】
WBSでタスクを管理するメリット
WBSでタスクを管理すると、どのようなメリットが得られるのでしょうか？
６つのメリットをご紹介します。
必要なタスクの明確化
WBSを作る際に、作業を分解しタスクを細分化することで、必要なタスクが明確化します。プロジェクトをスタートさせる時点で全体像が把握できているので、必要なタスクが漏れていたり、不要なタスクを行ったりすることを防止できます。
また、必要なタスクが明確化されると、適切な担当者にタスクを割り振ることができ効率が上がります。
各タスクの工数見積もりが的確に行える
WBSの作成ではタスクを最小単位まで細分化するので、各タスクの工数が明確になります。また、プロジェクト全体の工数も把握が可能になるので、的確な工数見積もりを行えます。
タスクの役割分担がしやすくなる
WBSによりタスクが細分化されると、役割分担がしやすくなります。
それぞれのタスクの担当者を決めておくことで、責任の所在が明確になり、担当者が自分の役割を認識できます。
また、タスクが細分化されているので、タスクの種類や難易度などを考慮し適材適所に担当者を配置しやすくなります。各々の力量にあった役割分担をすることで、担当者のやりがいやモチベーションも上がります。
スケジュールを組み立てられる
WBSを作成することにより、プロジェクト全体の工数が的確に把握できているので、プロジェクト完了予定日から逆算をして、正確性の高いスケジュールが組み立てられます。
また、それぞれのタスクの所要時間も見積もれるので、重要なタスクには十分に時間をとり、短時間で終わるタスクとの区別をつけるなど、メリハリのあるスケジュールを組み立てることが可能です。
タスクの進捗状況を一元管理できる
WBSを作成すると、プロジェクトの全体像の把握が容易になり、タスクの進捗状況を一元管理できます。常に全体の進捗状況が見渡せるので、プロジェクトリーダーは何か不具合が起きた時に問題に気づきやすく、早期に対処することが可能です。
また、「完了したタスク」「現在進行中のタスク」「遅延が起きているタスク」などをプロジェクト全体で共有できるので、タスクの相互の関係性からメンバー同士でフォローしあうなどの協力関係が生まれやすくなります。
仕事の効率化と生産性の向上が見込める
WBSで必要なタスクを明確にし、全体像を把握して進捗状況を管理すると、無駄が少なく効率的にプロジェクトを進行させることができます。
メンバーで全てのタスクを共有することで、自分のタスクが全体の進行にどのような影響があるかをメンバー自身が常に理解しながら進めていくので、結果的にプロジェクト全体の生産性の向上が見込めます。
WBS作成時の注意点
WBSを作成する際には、どのようなことに注意をしたらよいでしょうか。ここでは注意点を紹介します。
作業を明確にする
タスクを作成する際には、作業を明確にしておきましょう。
曖昧な内容でタスクを作成してしまうと、担当者が混乱してしまい、作業の遅延や内容のずれが生じてしまいます。
ただし、WBSではプロジェクト始動前にタスクを作成するため、明確化が難しい場合もあると思います。その際には無理にタスク化をせずに、状況が見えてきてから作成するなどの工夫が必要です。
工数の見積りをできるだけ正確に行う
各タスクの工数は、できるだけ正確に見積もるようにします。
余裕のあるスケジュール作成はもちろん大事ですが、余裕を持たせすぎてしまうと、タスク間の関係性から、次の担当者が対応できない事象が出てくる場合もあります。
このような事象はスケジュールの遅れにも繋がりますので、できるだけ正確に、妥当な工数を見積りましょう。
フォーマットの用意
WBSの作成は、プロジェクトごとに新しく作成するのではなく、ベースとなるフォーマットを用意しておくことをおすすめします。
一定のフォーマットをアップデートしながら使っていくと、タスクの抜け漏れを防ぐことができ、作成がスムーズに行えます。
また、各担当者も理解が早まり、より効率的にプロジェクトを進行することができるでしょう。
WBSによるタスク管理の効果を高めるツール
最後に、WBSを作ってタスク管理を行う際に効果を高めるツールを、２つご紹介します
マインドマップで作業を分解する
WBSを作るために作業を分解する時には、マインドマップで頭の中を整理しながら行うことをおすすめします。
マインドマップは、紙とペンがあればいつでもどこでもできますので、頭に浮かんだ作業や考えを書き出して整理します。書き出すことで、プロジェクト全体を俯瞰で見ることができたり、抜けや漏れに気づくことができたりするので、正確な作業分解ができるでしょう。
ガントチャートでスケジュールを管理する
ガントチャートはWBSと併用することの多いツールで、プロジェクトの進捗を管理するためのスケジュール表です。
WBSで細分化したタスクの担当者を割り振り、期限を設定して、縦軸にタスクの内容や担当者、横軸に日程を書き込むことでスケジュールを管理することができます。
WBSとガントチャートの関係についてはこちらを参考にしてください。
【関連記事：WBSとガントチャートとは？違いや作り方を解説します。】
まとめ
WBSの作り方を理解すると、タスク管理にWBSの作成が必要不可欠であることが納得できたと思います。
TeamHackは、WBSを用いてタスク管理をするのに最適なツールです。
細分化したタスクの管理やスケジュール管理、プロジェクト全体の把握や共有などが行え、タスク管理を楽にする機能が搭載されています。
このようなツールを使うと、WBSの作成がより効率的に行えるようになります。
業務の効率化やプロジェクトの成功のために、ぜひ検討してみてください。
