WBSでプロジェクトを管理するには?作り方やツールも紹介

タスク管理ツール

効率的なプロジェクト管理のために、WBSを用いる企業は少なくありません。

しかし、WBSの意味やWBSを用いたプロジェクト管理の仕方がよくわからないという方も多いのではないでしょうか?

今回は、WBSの意味からタスク管理をする際のWBSの作り方やツールまでを、まとめてご紹介します。WBS初心者の方や、なんとなくわかっているけれど実際の作り方を詳しく知りたい方など、ぜひ本稿でWBSの理解を深めましょう。

WBS(Work Breakdown Structure)とは

WBSとは「Work(作業) Breakdown(分解) Structure(構成)」の頭文字を合わせたものです。作業分解構成図ともいわれ、プロジェクトマネジメントにおいてよく使われる手法です。

WBSでは、まず、プロジェクト全体を大きな粒度に作業分けし、そこから徐々に小さなタスクへと分解をして、ツリー状の構成図を作成します。プロジェクトスタート時にタスクの洗い出しを行うことで、プロジェクト全体の把握や作業の抜け漏れを防止できます。

WBSによりプロジェクトの全体像が見えると、精度の高い見積もりやスケジュール策定が可能になり、クライアントからの信頼の獲得やプロジェクト成功に大きく影響します。

タスク管理との違い

WBSはタスク管理方法のひとつとして取り上げられることが多いので、「WBS」と「タスク管理」の言葉の違いがよくわからない方も多いでしょう。ここでは両者の違いを押さえておきます。

WBSは先ほども解説したように、プロジェクトで発生する作業を小さな粒度まで分解していき、構成図として表すことを指します。

一方タスク管理は、プロジェクト進行に必要なそれぞれのタスクの、進捗状況などを管理することを指します。

つまり、WBSでプロジェクトに必要な作業を分解してタスク化し、タスク管理ではWBSで小さな粒度まで細分化したタスクを管理するという関係性になります。

ガントチャートとの違い

ガントチャートもまた、WBSと一緒に取り上げられることが多い用語です。

ガントチャートはプロジェクトの進捗を管理する表で、縦軸にタスクや担当者、横軸に時間を配置し進捗状況の管理をします。

WBSとガントチャートの違いは、WBSは作業を分解しタスク化することなのに対し、ガントチャートは、進捗状況を表にすることで可視化し、管理まで行えることです。

ガントチャートの縦軸に配置するタスクの洗い出しには、WBSを用いると効率的に行うことができるので、セットで用いると効果的です。

【WBSとガントチャートとは?違いや作り方を解説します】では、WBSとガントチャートの違いや、WBSを用いたガントチャートの作成方法などについて詳しく解説しています。

WBSの作り方

WBSの意味やタスク管理やガントチャートとの違いが理解できたところで、次は具体的な作り方を見ていきましょう。

プロジェクトの目的を明確にする

まずはプロジェクトの目的や目指すゴールを明確にして、チーム内で共有をします。

目的を明確にすると、チーム内が同じ方向に向かいやすくなり、WBSの作成もスムーズになります。また、メンバーそれぞれが目的意識を持ちながら、担当のタスクに取り組めるので、協力関係も生まれ、クオリティを高めることにも繋がります。

プロジェクトの成功のためにも、あらかじめ目的やゴールを明確にすることは大切です。WBS作成前に行いましょう。

タスクを全て洗い出す

次に、プロジェクトに必要なタスクを全て洗い出します。優先順位や期日などに関係なく、必要なタスクを羅列していきます。

羅列したタスクから、さらに作業が分解できるものは、小さな粒度のタスクになるまで分解をします。この時、作業の抜け漏れや重複がないように確認しながら行いましょう。

タスクの優先順位を決める

洗い出したタスクの優先順位を決めていきます。

優先順位を決める際には、「緊急度と重要度のマトリクス」を用いて行うと効率的に行えます。洗い出したタスクを下図の4つのマトリクスに当てはめて、分類をします。

「緊急度と重要度のマトリクス」については、【緊急度×重要度のマトリクスとは?タスクの優先順位の付け方から管理のコツまで紹介】で詳しく解説しています。こちらでコツを掴むことをおすすめします。

さらに、タスク間の依存関係(例えば、Aのタスクが終わらないとBのタスクに取りかかれないなど)も考慮に入れて、優先順位を決めていきましょう。

タスクを構造化する

順序設定ができたら、次はタスクを構造化していきます。

「タスクの構造化」とは、同じレベルのタスクをまとめ、その下に次のレベルのタスクを並べ、またその下に次のレベル…というように階層ごとにツリー状にしていくことをいいます。

一番下の階層のタスクが完了すると、上の位置にあるフェーズが終了したことになります。同じ階層に置いたタスク同士が、同じレベルに位置するように作成しましょう。

担当者と期日の設定

構造化ができたら、各タスクの担当者と期日を設定します。

担当者の配置は、基本的に「1タスク1担当」を心がけましょう。担当者のスキルと現在抱えている仕事の状況を踏まえてタスクを割り振り、同時に期日も設定していきます。

設定の際には「クリティカルパス」を意識することが大事です。

「クリティカルパス」とはプロジェクトを進めていく際に影響が出る作業経路のことです。

経路上のタスクに遅れが出ると、他のタスクに影響を与えてしまうので、クリティカルパスを意識して、担当者と期日を設定しましょう。

クリティカルパスについては【クリティカルパスとは?使い方・求め方やツールを紹介】で詳しく解説しています。

抜け漏れがないかをチェックする

ここまでの作業をすると、プロジェクトの全体像が見えてきます。最後に全体像を見渡し、抜けや漏れがないかのチェックを行いましょう。同時に重複したタスクや不要なタスクがないかのチェックも行うと良いでしょう。

WBSでタスクを管理するメリット

WBSを用いてプロジェクトを管理すると、どのようなメリットが得られるのでしょうか?

ここでは6つのメリットを紹介します。

必要なタスクの明確化

WBSを作る際に、作業を分解しタスクを細分化するため、必要なタスクが明確化できます。プロジェクトをスタートさせる時点で全体像が把握できているので、必要なタスクが漏れていたり、不要なタスクを行ったりすることを防止できます。

また、必要なタスクが明確化されると、適切な担当者にタスクを割り振ることができ効率が上がります。

各タスクの工数見積もりが的確に行える

WBSの作成ではタスクを最小単位まで細分化するので、各タスクの工数が明確になります。また、プロジェクト全体の工数も把握が可能になるので、的確な工数見積もりを行えます。

タスクの役割分担がしやすくなる

WBSによりタスクが細分化されると、役割分担がしやすくなります。

それぞれのタスクの担当者を決めておくことで、責任の所在が明確になり、担当者が自分の役割を認識できます。

また、タスクが細分化されているので、タスクの種類や難易度などを考慮し適材適所に担当者を配置しやすくなります。各々の力量にあった役割分担をすることで、担当者のやりがいやモチベーションも上がります。

スケジュールを組み立てられる

WBSを作成することにより、プロジェクト全体の工数が的確に把握できているので、プロジェクト完了予定日から逆算をして、正確性の高いスケジュールが組み立てられます。

また、それぞれのタスクの所要時間も見積もれるので、重要なタスクには十分に時間をとり、短時間で終わるタスクとの区別をつけるなど、メリハリのあるスケジュールを組み立てることが可能です。

タスクの進捗状況を一元管理できる

WBSを作成すると、プロジェクトの全体像の把握が容易になり、タスクの進捗状況を一元管理できます。常に全体の進捗状況が見渡せるので、プロジェクトリーダーは何か不具合が起きた時に問題に気づきやすく、早期に対処することが可能です。

また、「完了したタスク」「現在進行中のタスク」「遅延が起きているタスク」などをプロジェクト全体で共有できるので、タスクの相互の関係性からメンバー同士でフォローしあうなどの協力関係が生まれやすくなります。

仕事の効率化と生産性の向上が見込める

WBSで必要なタスクを明確にし、全体像を把握して進捗状況を管理すると、無駄が少なく効率的にプロジェクトを進行させることができます。

メンバーで全てのタスクを共有することで、自分のタスクが全体の進行にどのような影響があるかをメンバー自身が常に理解しながら進めていくので、結果的にプロジェクト全体の生産性の向上が見込めます。

WBS作成時の注意点

WBSを作成する際には、どのようなことに注意をしたらよいでしょうか。ここでは注意点をまとめました。

作業を明確にする

タスクを作成する際には、作業を明確にしておきましょう。

曖昧な内容でタスクを作成してしまうと、担当者が混乱してしまい、作業の遅延や内容のずれが生じてしまいます。

ただし、WBSではプロジェクト始動前にタスクを作成するため、明確化が難しい場合もあります。その際には無理にタスク化をせずに、状況が見えてきてから作成するなどの工夫も必要です。

工数の見積もりをできるだけ正確に行う

各タスクの工数は、できるだけ正確に見積もるようにします。

余裕のあるスケジュール作成はもちろん大事ですが、余裕を持たせすぎてしまうと、タスク間の関係性から、次の担当者が対応できない事象が出てくる場合もあります。

このような事象はスケジュールの遅れにも繋がるので、できるだけ正確に、妥当な工数を見積りましょう。

フォーマットの用意

WBSの作成は、プロジェクトごとに新しく作成するのではなく、ベースとなるフォーマットを用意しておくことをおすすめします。

一定のフォーマットをアップデートしながら使っていくと、タスクの抜け漏れを防ぐことができ、作成がスムーズに行えます。

また、各担当者も理解が早まり、より効率的にプロジェクトを進行できるでしょう。

WBSによるタスク管理の効果を高めるツール

最後に、WBSを作ってタスク管理を行う際に効果を高めるツールを、4つ紹介します。

マインドマップで作業を分解する

WBSを作るために作業を分解する時には、マインドマップで頭の中を整理しながら行うことをおすすめします。

マインドマップは、紙とペンがあればいつでもどこでもできるので、頭に浮かんだ作業や考えを書き出して整理します。書き出すことで、プロジェクト全体を俯瞰で見ることができたり、抜けや漏れに気づくことができたりするので、正確な作業分解ができるでしょう。

エクセルでWBSを作成

WBSの作成を、普段使い慣れているエクセルで作成するのも良いでしょう。

下図のように、まず、大きな粒度のタスクを洗い出し、No.を「1.2.3.4〜」と振り分けます。そして、その下の階層のタスクを「1.1、1.2、1.3〜」と振り分け表形式にします。さらに、タスクの担当者や期日を入れていくと、プロジェクトの全体像をあらわすWBSが完成します。

エクセルでWBSを作成しておくと、次に説明するガントチャートの作成にも、そのまま流用できるので便利です。

ガントチャートでスケジュールを管理する

ガントチャートはWBSと併用することの多いツールで、プロジェクトの進捗を管理するためのスケジュール表です。

WBSで細分化したタスクの担当者を割り振り、期限を設定して、縦軸にタスクの内容や担当者、横軸に日程を書き込むことでスケジュールを管理できます。

【関連記事:WBSとガントチャートとは?違いや作り方を解説します。

タスク管理ツール

タスク管理ツールは、作成したWBSに基づいてプロジェクトを進行管理するのにおすすめです。

例えば、TeamHackはチームでのプロジェクト進行に特化したタスク管理ツールで、タスクごとにチャットでやりとりができるのが特徴です。細分化したタスクの管理やスケジュール管理、プロジェクト全体の把握や共有などが行え、タスク管理を楽にする機能が搭載されています。

タスクや情報を一元管理できるので、プロジェクト全体の把握、メンバーそれぞれのタスクの進捗状況、タスクの作業時間計測などがツール上で完結し、プロジェクト管理がスムーズに行えます。

▶︎TeamHackについて詳しく知りたい方は、【TeamHack公式HP】をご覧ください。

まとめ

WBSは、プロジェクト管理を進めるための、基礎になる工程ともいえます。

プロジェクト始動前に、WBSを用いて作業分解を行っておくと、ガントチャートでスケジュールを管理したり、タスク管理ツールを用いてプロジェクト管理を行ったり、それぞれの状況に合わせた管理方法へ、スムーズに移行できます。

WBSは多くのプロジェクト管理で使われている手法ですので、ぜひ身につけて、効率的なプロジェクト管理を目指しましょう。

この記事を書いた人

タスク管理ツール.com編集部

この記事は、タスク管理ツールの専門メディア「タスク管理ツール.com」の編集部が執筆しました。

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