タスク管理が上手い人の特徴と上手くなるためのコツ5選を紹介

タスク管理ツール

日々忙殺される仕事を効率的にこなすために「タスク管理」を取り入れてみたけれど、以前と状況が全く変わらない。むしろ、以前よりも大変になっている気がする。

このような悩みを抱えているビジネスパーソンは少なくないようです。
もしこのような悩みを抱えているとしたら、それは「タスク管理」の手法に問題があるのかもしれません。

周りを見渡すと、仕事のデキる先輩や上司は「タスク管理」が上手く、スムーズに仕事をこなしていませんか?

今回はタスク管理がなかなか上手くいかず、悩んでいる方必見!
タスク管理が上手くいく人といかない人の違いや、上手くなるためのコツも紹介します。

本稿であなたもタスク管理が上手い、デキるビジネスマンを目指しましょう。

タスク管理が上手い人になるメリット

タスク管理が上手い人になると、業務の中でどのようなメリットが得られるのでしょうか。まずは、4つの観点からメリットを考えていきましょう。

タスクの漏れによるミスやトラブルを防げる

あらかじめやるべき事を洗い出しタスクを作成することで、漏れや抜けが少なくなります。タスクの洗い出しと同時に作業工程も考えることができるので、ミスやトラブルを防ぐ効果もあるでしょう。

業務が効率化される

タスクに優先順位がつけてあると、何から取り掛かるかを考えることなくタスクに取り掛かれるので、業務を効率的に進めることができます。

さらに、それぞれのタスクの作業時間を見積もっておくことで、時間を意識しながら取り組むことができ、意図的に効率を高めることも可能になります。

業務全体の進捗が把握でき余裕を持った仕事ができる

タスク管理をするためにタスクを洗い出し、スケジュールに落とし込んでいくことで、業務全体を見渡すことができます。

タスクが完了しているか否か、常に進捗を把握しながら仕事を進められるため、進行の遅れやトラブルにも気付きやすく、迅速に対応が行えるなど、余裕を持って仕事が進められます。

チーム全体の生産性の向上につなげることができる

チームでタスク管理を行う場合には、タスク管理の上手い人が統率をしていると、チーム全体がまとまり、進行がスムーズになります。

「特定のメンバーにタスクが集中していないか」、「タスクの進行に手間取っているメンバーがいないか」などがタスク管理により明らかになるので、統率者は早期の声かけや他のメンバーへの割り振りなどの指示を的確に出すことができます。

結果として、メンバー間で協力しあうなど結束が固くなり、チーム全体の生産性の向上につなげることができるでしょう。

タスク管理が上手い人の特徴

では、タスク管理が上手い人にはどのような特徴があるのでしょうか。ここからはタスク管理が上手い人の特徴を詳しく見ていきます。

自分のタスクを全て把握している

タスク管理が上手い人の特徴としてまずあげられるのが、自分がこなすべきタスクを全て把握していることです。

仕事に取り掛かる前にタスクをきちんと洗い出し、確認しやすいように整理されているので、仕事の全体像や今日やるべきタスクが全て把握できる状態になっています。

タスクをシンプルにしている

タスク管理が上手い人は、タスクをシンプルにわかりやすく管理しています。
タスクが大きい状態では所要時間の見積もりが難しいので、タスクを細分化しシンプルにしています。

例えば「会議を開催する」というタスクの場合、
会場を予約する>出席者へ案内を送付する>出席者リストを作成する
アジェンダを決める>資料を作成する>参加人数分コピーをする

などに細分化ができます。

細分化することで、それぞれのタスクの所要時間や期限が見えてくるので、管理がしやすくなります。

自分のタスクをリストアップしている

チームでプロジェクトを進行している場合や複数のプロジェクトに関わっている場合など、タスク管理が上手い人は、自分のタスクをリストアップして、管理しています。

1日1回、例えば、これから仕事に取り掛かる前の朝などに、今日自分がやるべきタスクをリストアップします。そして優先順位を決めて取り組むと、頭の中の整理ができ、かつ1日のスケジュールが組めるので、効率よくタスクを進めることができます。

リストアップは、ノートや付箋に記入しても、エクセルやタスク管理ツールを利用してもいいでしょう。チェックボックスを利用しての管理もわかりやすいかもしれません。

タスクをこなす所要時間が把握できている

タスク管理が上手くいっている人は、それぞれのタスクをこなすのにどのくらいの所要時間がかかるのか、きちんと把握ができています。

所要時間の把握ができていると、スケジュールがずれ込むことがほとんどないので、進行を見直す回数が圧倒的に少なくなり、仕事の効率が上がります。

タスクに優先順位がついている

タスクに優先順位をつけてこなしているのも、タスク管理が上手い人の特徴です。

目の前のタスクを何も考えずに片っ端からこなしていくと、大事なタスクが後回しになってしまうことがあります。内容によっては、全体の進行に影響を及ぼしかねません。
優先順位をつけてタスクをこなしていくことで、効率のよい仕事運びができるのです。

優先順位をつける際には、「緊急度・重要度マトリクス」を用いて行うと、判断がしやすく、的確に行えます。

それぞれのタスクを、上図のマトリクスに当てはめて優先順位をつけていく方法です。
【緊急度×重要度のマトリクスとは?タスクの優先順位の付け方から管理のコツまで紹介】で詳しく解説しています。身につけておくとタスク管理に役立つでしょう。

時間に余裕を作っている

タスク管理が上手い人は、余裕のあるスケジュール作成をしています。

タスクの所要時間を正確に見積もり、タスクを詰め込まずに余裕のあるスケジュール設定をすることで、思わぬトラブルや追加の依頼が入った時でも、スケジュールを変更することなく対応することが可能になります。

時間に余裕があると、精神的にも余裕を持って仕事に取り組めるので、仕事の精度も格段に上がります。その結果、修正などの対応も少なくなり、スムーズに仕事が進行するので、周りからの評価も高まるでしょう。

終わったタスクは削除している


タスク管理が上手い人は、終わったタスクをそのままにしておかず、削除をしてから次のタスクに取り掛かります。終わったタスクを削除しておくと、残っているタスクが可視化され、次の作業へとスムーズに移行できるからです。

同時に、削除済みの終わったタスクを、ファイリングなどをして管理すると、振り返りや次回同じような事案の参考になります。

このように終わったタスクの処理をきちんと行うのも、タスク管理が上手い人の特徴です。

タスク管理が上手くいっていない人の特徴

では、タスク管理が上手くいっていない人は、どこに原因があるのでしょうか。
ここでは上手くいっていない人の特徴を見ていきます。

頭の中でタスク管理しようとしている

一般的にタスク管理を行う際には、タスクを書き出すことから始めますが、この作業を面倒に感じて省略してしまい、頭の中でタスク管理を行ってしまう方がいます。

「自分は覚えておくことができるので大丈夫」と思っているかもしれませんが、実は人が頭の中で覚えておける事柄は「3〜5個」程度とも言われています。

自分の頭を過信せずに、タスクの書き出しを丁寧に行いましょう。

タスクの細分化ができていない

タスクの書き出しは行っているけれど、書き出し方に問題がある場合もあります。

タスクはできるだけ具体的に細分化しておくと、管理も進行もスムーズにいきます。
作成したタスクの完了までに多くの作業が存在する場合は、さらに作業ごとにタスクを作成しておく必要があります。

タスクの細分化ができていないと、スケジュールの見通しができなかったり作業の漏れに繋がったりするので、「1タスク1作業」を念頭に置いてタスクを具体的な内容にしましょう。

キャパオーバーでも仕事も引き受けてしまう

忙しく仕事を進行している中で、追加で仕事を頼まれることはよくあるでしょう。
そのような時に、自分の抱えている仕事の量やこなせる仕事の量を把握して引き受けているでしょうか。

タスク管理がなかなか上手くいかない場合、自分がこなせる量以上の仕事を引き受けて、キャパオーバーになっている可能性があります。

色々な仕事を頼まれ複数のタスクを抱えてしまうと、集中力の乱れから効率が悪くなってしまうことも考えられます。

自分にどれくらいのキャパがあるのかを把握して、仕事を調整することも大事です。

タスク管理が上手くなるコツ5選

タスク管理が上手くなるためには、ちょっとしたコツがあります。
ここからは、上手くなるためのコツを5つ紹介します。

期限をつけて管理する

タスクには期限をつけて管理しましょう。
クライアントから期限を求められていなかったり、プロジェクト内で期限が設定されていなかったりするタスクでも、「いつまでに仕上げるのか」の目安を自分自身の中で決めておきます。

期限をつけるためには、それぞれのタスクの所要時間を把握しておくことが重要です。タスクにかかる所要時間は、得手不得手などにより個人差があるので、日頃からタスクにかかる時間を計測するクセをつけておくと、自分がどのくらいでこなせるかを把握できます。

それぞれのタスクの期限を決めておくと、全体のスケジュールが組めるようになります。
優先順位を考えて期限を決めることで、タスク管理が上手く運ぶようになるのです。

やらないことを決める

今目の前にあるタスクが、全てやるべきタスクかを判断することも大切です。

前章で解説した「緊急度・重要度マトリクス」を用いて、タスクに優先順位をつけたら、「D・重要でも緊急でもないタスク」に当てはまるものについて、本当に必要なタスクかを判断しましょう。

「緊急度・重要度マトリクス」では「B・緊急ではないが重要なタスク」にどれだけ時間を割けるかが重要だと言われています。限られた時間の中で、大事なタスクに充分に時間を使えるように、やらないタスクを決めておきます。

マルチタスクは避ける

複数のタスクを同時進行させたり、短期間で交互に別のタスクをこなしたりするマルチタスク。マルチタスクで進めると、効率がいいように感じますが、各方面に注意を分散させなければならず、結果的に非効率になることが多いようです。

タスク管理を上手く行うためには、ひとつのタスクが終わったら次のタスクへと進める、シングルタスクがおすすめです。

マルチタスクで行うと、頭の中でも常に複数のことが行き交い、集中力の低下も招きかねません。また、資料などのデータも多岐に渡ってしまい、煩雑になり、かえって時間を要してしまう可能性があります。

関係者のスケジュールも考慮する

仕事の進行は、個人のスケジュールだけでは成り立ちません。クライアントや上司への確認が必要だったり、専門部署との連携を行ったりすることもあるでしょう。

自分の都合のみでスケジュールを決めずに、関係する方面のスケジュールを考慮に入れて、タスク管理を行うようにしましょう。相手の確認時間やその後の修正対応の時間も想定して、余裕のあるスケジュールを組みます。

また、事前に相手へスケジュールの共有をしておくと、予定を開けておくなどの対応をとってもらえ、スムーズに進行します。

作業を始める前に1日のタスク整理を行いスケジュールを組む

毎日始業前に、1日のタスクを整理してスケジュールを組むようにすることも、タスク管理が上手くなるコツのひとつです。

タスクの整理を行いスケジュールを組むことで、その日の仕事の全体像が把握できます。優先順位を考え、午前中のうちに片付けておきたいタスクや、午後に向いているタスクなど、タスクの性質や自分の体調などを考慮してスケジュールを組むと良いでしょう。

一般的に、まだ脳が疲れていない午前中の方が集中できるといわれているので、重要度の高いタスクは午前中に行うのがおすすめです。

また、予定外のアポイントやタスクが発生する場合もあるため、スケジュールにはバッファを持たせておくことも重要です。

タスク管理が上手い人になるための手法

タスク管理の手法はさまざまあります。ここからは、タスク管理が上手い人になるための手法を7つご紹介します。

ホワイトボードを使用する

社内にホワイトボードがあれば、手軽にタスク管理を始めることができます。

チームのメンバーの名前とタスクを進捗ごとに記入して、チーム全体で共有しながらタスク管理を行います。

その他にも、「未完了」「進行中」「保留中」「進行開始日」「完了予定日」「完了」などの進捗状況がわかる項目をホワイトボードに記入し、付箋にタスクの内容を書き込んで、それぞれの進捗状況の項目に貼っていくことで管理をする方法もあります。

カレンダーを使用する

日々のスケジュールとともにタスク管理を行うには、カレンダーでの管理がおすすめです。

卓上カレンダーや壁に掲げているカレンダー、スケジュール帳などを利用するアナログな方法と、PC・スマホなどのカレンダーアプリを利用するデジタルな方法があります。

アナログな方法では、タスクの内容や締め切りを、自分でわかりやすいように記入しておき、見やすいところに置いておくなど、いつでも確認が可能な状態にしておくことができます。

一方デジタルな方法だと、To Doリストやリマインダー機能などを併用することで、タスクを忘れないように管理できます。

付箋を使用する

付箋を使用してタスク管理を行うのも、手軽な方法としておすすめです。

個人でのタスク管理では、やるべきタスクを付箋に書き出し、PCやデスク周りに貼って管理します。タスクが終わったら付箋を捨てればよいので、まだ完了していないタスクだけが残り、管理が簡単です。

最近の付箋は、色や形・サイズなどさまざまな種類があり、中にはチェックボックスや罫線入りもあるので、自身にあったものを選ぶと良いでしょう。

また、前述の「ホワイトボード」や「カレンダー」と組み合わせて使用すると、チームでの管理にも効果を発揮します。

ノートを使用する

アナログな方法としては、ノートを使用する方法もあります。

最も簡単で手軽なのが、ノートに自分の抱えているタスクを書き出して、完了したものを二重線などで消す方法です。タスクを箇条書きにし、優先度の高いタスクなどから取り組んでいく方法もあります。

他には、書き出すタスクの先頭に「・(バレット)」を使う、バレットジャーナルという手法があります。バレットジャーナルは、独自の記載方法と最低限書くべきコンテンツがあるので、ルールに従って、素早く簡潔に書いていきます。

バレットジャーナルについては≪初心者でも簡単!バレットジャーナルの書き方の基本≫を参考にしてください。

IT化が進む現代ですが、ノートに書き出すことは頭の整理にも役立つので、思考を整理してタスク管理を上手く進める効果も期待できます。

メールを使用する

社内でのコミュニケーションツールがメールの場合には、メールでのタスク管理も有効です。

方法としては、受信ボックスを未処理ボックスとして活用します。対応が終わったメールを処理完了ボックスに移動させると、タスクを書き出す作業を割愛して、簡易のタスク管理ができます。

ただし、メールを使用したタスク管理の場合、全体を俯瞰で捉えることが難しいので注意が必要です。

エクセルを使用する

エクセルはどこの企業でも使われていて馴染みのあるツールなので、エクセルを使ってタスク管理をするのもおすすめです。

エクセルでタスク管理をする場合は、自分で雛形を作成しオリジナルのタスク管理表を作る方法と、Microsoft社が提供するテンプレートを使用する方法があります。

エクセルでのタスク管理についてはこちらで詳しく解説しています。ぜひ参考にしてください。

Excel(エクセル)でタスク管理する方法10選を解説【テンプレート付き】

タスク管理ツールを使用する

タスク管理の手間を少なく、効率良く管理する方法として、タスク管理ツールの利用が効果的です。

タスク管理ツールには、抜けや漏れを防止するリマインダー機能や、チームでのコミュニケーションができるチャット機能など各種機能が搭載されているので、適切なツールを使用することでタスク管理が上手くいきます。

重要なのは、個人での管理やチームでの管理など、それぞれの状況にあったツール選びです。

例えばTeamHackは、チームでのタスク管理におすすめのツールです。

タスクの登録が簡単に行え、タスクの所要時間の計測も簡単にできるので、スケジュール作成にも役立ちます。

タスクごとにメンバー間でチャットができるのが特徴で、情報共有や進行がスムーズに行え、タスク管理が簡単に上手くいきます。(詳しくは「TeamHack公式HP」で確認してください)

その他、タスク管理ツールにはさまざまなものがあります。タスク管理ツールのおすすめ20選を徹底比較【業務効率を改善するツールを紹介】を参考に、自分にあったツールを選びましょう。

まとめ

タスク管理が上手い人になると、仕事のパフォーマンスが格段に上がり、時間的にも精神的にも余裕が生まれます。当然、周囲からの期待値も高まり、会社の業績向上に一役かう存在になれるかもしれません。

タスク管理が上手くいかずに悩んでいる方は、ぜひ本稿を参考に自身のタスク管理方法を見直し、タスク管理が上手い人を目指しましょう。

この記事を書いた人

タスク管理ツール.com編集部

この記事は、タスク管理ツールの専門メディア「タスク管理ツール.com」の編集部が執筆しました。

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