PMOとは?役割や資格についてご紹介

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皆さんは「PMO」という言葉をご存知でしょうか?

組織でプロジェクトを遂行させるには、プロジェクトマネジメントは欠かせません。
規模の大きなプロジェクトや、複数のプロジェクトが同時進行する状況では、一人のプロジェクトマネージャーだけでは管理や進行が手に負えなくなる場合があります。

そのような場合に求められるのが、PMOです。

今回はプロジェクトの成否に関わるPMOについて、その役割とPMOに必要なスキルや資格などについて解説します。

PMOとは?

初めにPMOとはどのようなものなのか、また、混同されることの多いPMとの違いについて理解しましょう。

PMOとは?

PMOとは「Project Management Office」の略で、日本語では「プロジェクトマネジメントオフィス」と言います。

一般社団法人 日本PMO協会(NPMO)によると、
「PMOとは、組織内における個々のプロジェクトマネジメントの支援を横断的に行う部門や構造システムを言う」
と解説しています。

つまり、PMOは個々のプロジェクトマネージャー(PM)をチームでバックアップする部署、ということになります。

PMOとPMの違いとは?

PMOとPMは言葉がよく似ているので混同されがちですが、簡潔に違いをまとめると以下のようになります。

PMO…規模の大きなプロジェクトの中の個別のプロジェクトを横断的にマネジメントする組織
PM…プロジェクト全体をマネジメントする個人

つまり、プロジェクト全体の責任者はPMであり、PMOはPMを下で支える組織ということになります。

PMが上で、その下にPMOという図式にはなりますが、PMOはプロジェクトの状況把握、適切なサポート、進捗管理など、その役割は非常に重要で責任も大きいです。

PMOの役割とは?

PMは「プロジェクト」を成功に導くために「プロジェクトマネジメント」を行いますが、PMOは基本的に「プロジェクトマネジメント」のために活動を行います。

組織によりプロジェクトマネジメントの課題は異なるため、PMOの役割は多岐にわたります。

前出の一般社団法人日本PMO協会(NPMO)では、以下の6つをPMOの役割として挙げています。

1.プロジェクトマネジメント方式の標準化
2.プロジェクトマネジメントに関する研修など人材開発
3.プロジェクトマネジメント業務の支援
4.プロジェクト間のリソースやコストの各種調整
5.個別企業に適応したプロジェクト環境の整備
6.その他付随するプロジェクト関連管理業務

このようにPMOと言っても、企業の形態やプロジェクトにより仕事の内容や範囲は様々です。それぞれのプロジェクトに合わせて、組織やチームで担当を割り振り、マネジメントを行います。

PMOを導入のメリット・デメリット

PMOを導入した場合、どのような効果が期待できるのでしょうか?
メリット・デメリットの観点から考えてみましょう。

PMOを導入するメリット

PMOは個人ではなくチームでマネジメントを行うので、マネジメント力が圧倒的に強化されることがメリットとして挙げられます。

PMOを導入せずにPMだけでプロジェクトマネジメントを行っていると、PM個人のスキルや能力が、プロジェクトの成否に大きく影響を及ぼします。
PMOを導入すると、マネジメント業務を分担しチームでPMをバックアップすることができるので、プロジェクトに関する意思決定までの速度が上がり、プロジェクトの成功率が格段に向上します。

また、プロジェクトの進捗をシステムで徹底的に管理ができるのも、大きなメリットです。

PMOを導入するデメリット

PMOを導入すると、必然的に多くのスタッフがプロジェクトマネジメントに関わることになります。

PMO各々がプロジェクトを成功に導こうと管理をするわけですが、立場や担当箇所により意見の食い違いが生じたり、PMOの言動によっては現場との衝突がおきてしまったりするデメリットがあります。

特に外部にPMOを依頼した場合には、信頼関係が未構築のままプロジェクトを進行させてしまい、結果、プロジェクトの成功が遠のいてしまうことがあるので注意が必要です。

また、能力の高い優秀な人材がPMOに集まることで、本来プロジェクト全体を指揮する立場のPMよりも前へ出てしまい、PMとPMOの関係性がうまくいかなくなる可能性があることも、デメリットと言えるでしょう。

PMOに必要なスキルセットとは?

PMOにはどのようなスキルが求められているのでしょう。
PMOに必要とされるスキルを紹介します。

コミュニケーション能力

PMOとしてマネジメント業務を円滑に進めるためには、他部署との連携が欠かせません。
また、クライアントとの交渉やPMへの進言などが必要な場合がありますので、PMOにとってコミュニケーション能力は必須のスキルです。

フットワークの軽さ

プロジェクトの進行にあたっては、部署間の横の連携や、問題が生じた時の対応能力が問われます。即時対応する、フットワークの軽さは大事です。

一般的なビジネスマナー

ビジネスマナーはどの職種にも必要なスキルですが、PMOでは特に、折衝などでクライアントやプロジェクト内外の方とやりとりをする機会が多くあります。
挨拶の仕方や電話応対・メールでのやりとりなど、一般的なビジネスマナーは一通り身につけておきましょう。

技術的な知識

PMやプロジェクトメンバーとプロジェクトの内容の調整をしていく上で、PMOも技術面での専門知識が備わっていなければ話し合いができません。
関わるプロジェクトの専門知識は備えておく必要があります。

PMOに向いている人の特徴とは?

PMOを設ける場合には、適切な人材を配置することが肝要です。
以下にPMOに向いている人の特徴をまとめましたのでご参考にしてください。

周りに配慮にできる人

PMOは、PMOだけでは仕事が成り立つ職種ではありません。
PMやプロジェクトメンバーと、常にコミュニケーションを取りながら進行していきます。

相手の状況を理解し、伝え方を工夫するなど、相手や周りに配慮した言動ができると、円滑なプロジェクト進行につながります。

複数のプロジェクトに関わることに抵抗がない人

PMOが関わるプロジェクトでは、複数のプロジェクトが同時に進行することも少なくありません。複数のプロジェクトが同時進行していても、抵抗なく関わることができる人、俯瞰的に見ることができる人はPMOに向いています。

また、キャリアがある分野だけでなく、様々なプロジェクトに興味関心を持って、知見のないプロジェクトにも抵抗なく関わることができる人もPMOに向いていると言えるでしょう。

プロジェクト経験が豊富な人

過去、プロジェクトに携わった経験の豊富な方は、進行の仕方や決定力、トラブルの対処など、あらゆる場面で力を発揮します。周囲からも一目置かれ、まとめ役としてもプロジェクトの良好な進行に大きく影響を与える可能性があります。

PMOに必要な資格とは?

PMOは資格がなければできない仕事ではありませんが、これからPMOを目指す方、PMOとしてステップアップしたい方は、PMOに関する資格を取得しておくと活躍の場が広がるかもしれません。

本章では一般社団法人日本PMO協会が実施している2つの認定資格を紹介します。

プロジェクトマネジメント・アソシエイト認定資格

プロジェクトの現場業務の基本となる、知識や技術の習得を証明する資格です。
eラーニングで学び、オンラインで試験をするので、学びから試験までオンラインで完結します。

時間と場所を選ばないので、ちょっとした隙間時間や休日などを利用するなど、忙しい方でも安心して学ぶことができます。

PMOスペシャリスト認定資格

プロジェクトの現場でPMOとして習得しておくべき知識を養い、それを認定する資格です。
プロジェクトマネジメントの基礎は身につけているという前提となるため、前述の「プロジェクトマネジメント・アソシエイト認定資格」を保有していることが、受講条件です。

PMOスペシャリスト認定資格にはランクアップ制度があり、以下の3つのランクに分かれています。(※③は現在策定中)

①PMO-Sスペシャリスト・シングルスター(PMOの基礎知識)
②PMO-Sスペシャリスト・ダブルスター(PMOの知識と技術)
③PMO-Sスペシャリスト・トリプルスター(PMOの知識・技術・経験)

こちらもeラーニング受講オンライン試験なので、働きながらでも受講がし易く、これからPMOを目指す人はもちろんのこと、現在PMOとして現場で働いている方のスキルアップにも最適です。

PMOの職種

プロジェクトを広範囲にわたって支えるPMOは、その役割によっていくつかの職種に分かれます。本章では、PMOの一般的な職種を紹介します。

PMOアドミニストレーター

プロジェクトに関する事務を担うポジションです。PMがプロジェクトの統率に集中して取り組むことができるように、事務作業を支援します。

・会議の日程調整などのコーディネート
・資料作成
・情報の管理
・メンバーの稼働管理
・経費精算

PMOエキスパート

プロジェクトの環境整備やルール策定および標準化を行うセクションです。
PMOの中でも幅広い業務を扱いますので、PMOエキスパートには経験とスキルが豊富な人材が配置されます。

・プロジェクトプロセスの文書化
・プロジェクトパフォーマンスの可視化
・ステークホルダーとの連携、情報収集
・プロジェクトマネジメント教育、人材開発
・プロジェクトツールの開発

PMOマネージャー

PMOは1つの組織でもありますので、PMO組織をマネージメントする必要があります。PMOマネージャーは、PMOという組織を管理するマネジメント業務を行います。

・PMO組織の戦略、計画策定
・PMOメンバーの勤怠管理
・PMO組織の予算管理
・プロジェクト環境の整備、ルール策定
・PMOメンバーの教育

まとめ

PMOはその必要性から近年、急速に浸透しつつあります。しかし、PMOの認知の広がりはまだまだ発展途上です。

本稿を参考にPMOへの理解や認知を広め、プロジェクトの円滑な進行と成功のためにPMOの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

出典:一般社団法人日本PMO協会「PMOとは?」