マイルストーンとは?意味や使い方について解説します。

タスク管理ツール

昨今のビジネスにおいて耳にすることが多くなった「マイルストーン」という言葉ですが、意味が分からずに戸惑ってしまった経験はないでしょうか?

例えば、プロジェクトを進行している際に、
「マイルストーンを設定しておくように」
「次のマイルストーンまでに遅れが生じないよう、タスクをスムーズに進行しておくように」
などと指示を受け、きちんと対応することができるでしょうか?

今回は「マイルストーン」の意味を理解し、ビジネスの現場でしっかり使いこなせるように解説します。

「マイルストーン」とは?

マイルストーンとは直訳すると「距離の石」、マイル(距離)ストーン(石)となり、元々は鉄道や道路などに1マイルごとに置かれていた標石をさす言葉です。

そこから転じて、ビジネスではプロジェクトにおいて重要な中間地点・中間目標などの節目やポイントをマイルストーンといい、「マイルストーンを設定する」「マイルストーンを置く」というような使い方をします。

「マイルストーン」の目的

マイルストーンの目的は、プロジェクトの進捗を明確にすることにあります。
マイルストーンを設定することで、プロジェクト全体の中のポイントが明らかになり、進捗状況の確認が容易になります。

マイルストーンでの到達度などから、遅延が生じている場合にはスケジュールを再調整し、当初想定した品質に達していない場合には内容の修正を行うなど、現状に合わせて適宜変更を加えながらプロジェクトを遂行することができます。

「マイルストーン」のメリット

マイルストーンを設定するとどのようなメリットがあるのでしょう。
本章ではマイルストーンを設定するメリットを見ていきます。

スケジュール管理がしやすい

マイルストーンを設定してプロジェクトを管理すると、進捗状況の把握が容易になるので、スケジュールが遅れている場合など、早期に発見することができます。

プロジェクトにおいて、クライアントからの納期を守ることは最重要課題です。
どんなにクオリティーの高いものに仕上がっていても、納期を守ることができなければクライアントからの信用を落とすばかりか、契約違反にもなりかねません。

マイルストーンを設定することで、スケジュールに影響しそうな問題点や遅れを、発生から早い段階で把握することができるので、軌道修正するなどトータルのスケジュールに影響しないように組み直すことができます。

モチベーションを高められる

大きなプロジェクトを担当していると、成功までの道のりが長く、途中、担当しているメンバー各々が達成感を感じにくくなります。
マイルストーンを設定すると、大きなプロジェクトの中に小さなゴールが適宜設定され、その度に達成感を感じることができます

達成感や充実感を味わうことで、メンバーのモチベーションが持続・向上します。
メンバーのモチベーションはプロジェクトの成否に大きな影響を与えますので、マイルストーンを設定することの効果は大きいでしょう。

軌道修正が可能

マイルストーンを設定しておくと、プロジェクト始動時に計画した通りに進行しているかを一目で確認することができます。

タスクの進行が遅れていたり問題が発生したりしていたら、即時にスケジュールを調整したり、計画を組み直したりするなどの軌道修正をすることが可能です。これにより、問題が大きくなる前に対処できるので、プロジェクトの進行がスムーズになります。

「マイルストーン」の活用事例

マイルストーンはどの業種においても活用することが可能です。
マイルストーンを活用する効果が大きいのは次のような場合になります。

 

・プロジェクトの納期が動かせない
・工程が多くあり、タスクの同時進行が多い
・プロジェクトに関わるチームやメンバーが多い
・プロジェクトが長期化(3ヶ月以上)する

では実際にマイルストーンをどのように設定するのか、活用事例をご紹介します。

システム開発のマイルストーン

・要件定義
・設計
・テスト
・実装
・リリース

Web記事作成のマイルストーン

・企画立案
・情報収集
・記事作成
・校正
・クライアントチェック

新商品制作のマイルストーン

・企画立案
・商品設計
・試作作成
・製造
・発売

会議の開催のマイルストーン

・期日、会場設定などの設計
・出欠確認
・資料作成
・会議の実施
・議事録作成
・配布

それぞれの業務で上記のようなマイルストーンを設定し、会話の中では下記のような使い方をします。

・「現在3番目のマイルストーン「試作制作」まで進めています」
・「このプロジェクトでは2番目のマイルストーン『設計』が肝となります」
・「マイルストーンに影響が出ないようにタスクの進行をお願いします」

マイルストーンの書き方・設定方法

ここからは、実際にマイルストーンを設定する方法を紹介します。

マイルストーンの設定はスケジュールと大きく関わりがあるので、まず、プロジェクトの完了時期を明確にすることが必要です。また、どのような状態を完了とするのか、納品形態などのゴールも明確にしておきましょう。

ガントチャートを作成する

ガントチャートとは、プロジェクトのタスクやスケジュールを管理する表で、縦軸をタスク、横軸を時間とする棒グラフであらわします。

マイルストーンの設定にはガントチャートを利用することが多いのですが、その理由はタスクやスケジュールの進捗状況が可視化でき、チームでの共有がしやすい点にあります。


まずは、プロジェクトに必要なタスク、担当者、期日を洗い出し、上記のようなガントチャートを作成しましょう。

「マイルストーン」を設定する

作成したガントチャートに「マイルストーン」を設定していきます。
洗い出しをしたタスクの中から、節目となるポイントや必ずチェックしたいポイントに、マイルストーンを設定しましょう。

ガントチャートの上部にマイルストーンの項目を作成し、表示しておくと分かりやすいでしょう。



「マイルストーン」設定時の注意点

マイルストーンを設定する際には、以下の点に注意しましょう。

現実的なスケジュールになっているか

プロジェクト始動時に立てるスケジュールは、無理のない、現実的なスケジュールになっているでしょうか。希望的観測で詰め込んだスケジュールを作成してしまうと、マイルストーンまでの期日が間に合わなくなり、計画変更やスケジュール調整など、修正が発生しやすくなります。各タスクやマイルストーン完了まで、ある程度余裕のあるスケジュールにしておくと、修正が少なくてすむでしょう。

それぞれのマイルストーンの兼ね合いにも注意が必要です。複数のタスクが同時進行する場合、前のマイルストーンが終わっていないと、次のタスクに取りかかれないこともあります。マイルストーン同士の兼ね合いにも注意を払いましょう。

タスクに漏れや抜けはないか

マイルストーンまでのタスクを割り振る際、漏れや抜けがないように注意しましょう。タスクが漏れていると、スケジュールにも影響を及ぼします。ガントチャート作成時に、きちんと確認をしておきます。

チームでの共有ができているか

プロジェクトの進行はチーム全体で行うものです。全体スケジュールの管理はマネージャーが行ったとしても、実際のタスクはチームのメンバーそれぞれが担当するものですから、ガントチャートによるマイルストーンの管理、タスクの進行状況など、全てをチームのメンバー全員が把握できるようにしておきましょう。

マイルストーンのごとに全体の計画を振り返る

綿密な準備を重ねて作成したスケジュールでも、途中の進行状況により計画の変更が生じることは多々あります。マイルストーンごとに全体の計画を振り返り、遅れが生じていないか、変更や見直しの必要がないかを再確認しましょう。

まとめ

規模が大きいプロジェクトや期間の長いプロジェクトでは、中だるみが生じたり、全体の中の現状把握が難しくなったりする場面があります。マイルストーンを置くことで、途中確認や中間目標が設定され、プロジェクトにメリハリが生まれます。

プロジェクト始動から完了まで、安定して取り組むためにも、マイルストーンを置く意義は大きいでしょう。ぜひ本稿を参考にマイルストーンを設置してみてはいかがでしょうか。