タスク管理「GTD」とは?5つのステップやおすすめの書籍をご紹介

タスク管理ツール

マネージャとしてプロジェクトを効率よく、スピーディーに進行させるためには「タスク管理」は欠かせません。

今回はタスク管理の中でも「GTD」という手法について解説します。

 

プロジェクトを円滑に進めるために、メンバーのサポートから管理・運営に至るまで、日々、頭の中が考えることでいっぱいになりがちなマネージャー業務ですが、「GTD」は頭の中で抱えていることを外へ出し、ストレスから解放された中で仕事を進める手法です。

頭の中がクリアになることで心にゆとりも生まれ、新しいアイディアや企画も生まれやすくなるかもしれません。

本記事ではGTDの5つのステップや書籍をご紹介しますので、「GTD」への理解を深めましょう。

 

GTDとは?

GTDの正式名称は「Getting Things Done(ものごとをやり遂げる)」。生産性向上コンサルタントのデビット・アレン氏が提唱したタスク管理術です。

複数のプロジェクトに関わっている時など、

「Aのプロジェクトの1の進行状況が気になる…」
「Bのプロジェクトの2についてミーティングをやらなければ…」
「Cのプロジェクトの3の見積もりが必要なので依頼をしなければ…」

など、色々なことが次々と浮かび、頭の中が一杯になってしまって、どれも集中して取り組むことができずに、気がついたら時間だけが経過していた、なんてことありますよね。

GTDでは、まず頭の中に浮かんでいることを外に出し、頭の中を空っぽにすることから始めます

そして、頭の外に出した事柄を然るべきところへと整理をして、実行すべき事柄に集中できるように環境を整えます。

頭の中にたくさんのことを抱えていると、人は気がつかないうちに大きなストレスを抱えてしまうものです。頭の中に抱えていることを外に出し、頭の中を空っぽにすることで、ストレスから解放され、ストレスフリーな状態を作り出すことができます。

アレン氏がGTDを最初に提唱したのは2002年。どんな時でもゆとりを持って、最大限の効率で仕事をこなしていくための方法として、この手法を考え出しました。

当初は主に紙やメモ帳など、アナログなものを利用しての管理が主流でしたが、時代の流れとともにIT化が急速に進んだ現在は、デジタルを利用しての手法へと変化をしています。

しかし基本的な考え方は、当時アレン氏が提唱したものとほとんど変わりません。

 

GTDの基本となる5ステップ

GTDの実践には、基本となる5つのステップがあります。
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ステップ1:収集
ステップ2:処理
ステップ3:整理
ステップ4:レビュー
ステップ5:実行

下記のフローチャートに沿って実施していきます。

           

 

ステップ1:収集(In -boxに収集・把握する)

今、頭の中にある、「やらなければならないこと」「気になっていること」を「In -box」に収集していきます。頭の中が空っぽになるまで全てを書き出していきます。

「In -box」とは、例えばメールや手帳、管理ツールなど、「やらなければならないこと」「気になっていること」を収集する場所のことをさします。

ステップ2:処理(今やるべきことを見極める)

『In-box』に収集したものを、「これは何か?」を把握し、行動を起こすべき?」かを見極めます。

そして、
【行動を起こす必要のないもの】
・ごみ箱へ
・保留リストにする
・資料として保管

【行動を起こすべきもの】
・2分以内でできるものはその場で実行
・1つの行動で実行できないものはプロジェクトにする
・誰かに任せる
・あとでやるリストにまわす

というように、分類していきます。

ステップ3:整理

ステップ2で見極め、分類した内容を、フローチャートの流れに従って、それぞれ適切な場所へ整理していきます。

【次にとるべき行動は?】
・「ごみ箱」へ分類したものは破棄する
・「保留リスト」に分類したものはリスト化する
・行動の必要がないものは「資料」として保管する
・複数の行動が必要なものは「プロジェクト」として立ち上げる

【実行する】
・2分以内でできるに分類したものは、すぐに取り掛かる

【誰かに任せる】
・任せる相手を選出し依頼をして、連絡を待つ

【あとでやる】
・日程が決まっているものは、カレンダーにメモをする

このように整理をしていくと「次にやることリスト=タスク」が見えてきます。

ステップ4:レビュー(更新する)

ステップ3までを行って、頭の中を空にしてリスト化しても、1週間ほど経過すると仕事も進展し、新たな「やらなければならないこと」や「気になっていること」が生まれてきます。

それらをまた、「In-box」に入れ「収集」「処理」「整理」を行なっていきます。
おおよそ1週間に一度ほど、このレビューを行なっていくといいでしょう。

その際にはカレンダーやタスクリストをチェックし、最適な状態に更新をします。

ステップ5:実行(選択する)

ここからは実際にタスクに取り組んでいきます。

現在の実情に合わせて、取り組める時間や優先順位を考慮しながら、「次にやることリスト」の中から選択して取り組みましょう。

 

GTDに関連する書籍

GTDを提唱したデビット・アレン氏は、GTDに関する書籍を多数執筆しており、中には30カ国以上で出版されているものもあります。

アレン氏の書籍を読むことで、GTDの理論を深く学ぶことができると共に、GTDを行う意義や、GTDを行うことで得られる効果についても知ることができます。

今回は4冊ご紹介します。ぜひ参考にしてみてください。

 

仕事を成し遂げる技術―ストレスなく生産性を発揮する方法

www.amazon.co.jp/dp/4893613332

著者 デビット・アレン 翻訳  森平 慶司

アレン氏が初めて書いた著書。まだ、GTDという言葉が浸透する前に、各自の能力を最大限引きだし、ストレスをなくし生産性を高める手法を、自身の経験を踏まえ解説しています。

アレン氏がGTDを提唱するに至った、思いや考え方が書かれていますので、GTDを実践するうえで、GTDを理論的に知りたい方におすすめです。

 

ストレスフリーの仕事術―仕事と人生をコントロールする52の法則

www.amazon.co.jp/dp/4576060732

著者 デビット・アレン 翻訳 田口 元

頭の中の気になることを頭の外に出すことでストレスがなくなり、リラックスした中で生産性の高い仕事ができるという、GTDの基本ともいえる考え方を解説。

GTDの実践の方法というよりは、GTDを取り入れるとどのようなメリットがあるのか、どのような心構えで取り組むべきかについて書かれています。

なぜ、GTDを実践すべきかがわかる一冊です。

 

はじめてのGTD ストレスフリーの整理術 全面改訂版

www.amazon.co.jp/dp/4576151878

著者 デビット・アレン 翻訳 田口 元

2008年に出版された「はじめてのGTD ストレスフリーの整理術」の改訂版。アレン氏の書籍の中でも最も読まれている中の一冊。

GTDを始めようと思う方がわかりやすいように、GTDの基本や基本原則、GTDの具体的な手法について、丁寧に解説しています。

 

ひとつ上のGTD ストレスフリーの整理術 実践編

www.amazon.co.jp/dp/4576101714

著者 デビット・アレン 翻訳 田口 元

GTDに取り組んだことがある人、ある程度GTDの知識がある人向けに書かれた1冊。

前述の「はじめてのGTD ストレスフリーの整理術」を読んだ方が、実践を試みるために手に取ることが多いようです。

この1冊でもGTDの全容はわかるように書かれているので、実践の仕方をじっくり学びたい方にはおすすめです。

まとめ

デビット・アレン氏が2002年に提唱してから約20年経った現在、GTDは世界30カ国以上で実践されています。

実践の手法が紙からデジタルへと変化しながらも、多くの企業や人々がGTDの理念を学び、実践しているのは、ストレスフリーの中で効率的に仕事が進められることに、魅力を感じているからでしょう。

毎日多くの仕事に囲まれ、私たちは知らぬ間に大きなストレスを抱えているかもしれません。

GTDの手法を実践することで、抱えているストレスを外に出しストレスフリーな毎日を送ることができたら、仕事の効率も精度も格段に上がり、更なる飛躍へのアイディアが生まれやすくなります。

タスク管理の手法として、ぜひGTDを実践してみてはいかがでしょうか。