WBSとガントチャートとは?違いや作り方を解説します

タスク管理ツール

 

プロジェクトを管理する際に便利なツールとしてよく挙げられる、WBSとガントチャート。

多くのプロジェクトマネージャーがこれらのツールを利用し、スムーズなプロジェクトの遂行を実践しています。

今回はWBSやガントチャートの導入を検討している方のために、WBSとガントチャートとはどういうものなのか?また、両者の違いや作成の仕方、利用可能なテンプレートなどを解説します。

WBSとは

WBSとはWork Breakdown Structure(作業分解構成図)の略称で、プロジェクトを作業ごとに分解して、管理をしやすくする手法です。

WBSを作成する際には、プロジェクトをまず大きな粒度のタスクに分け、それを小さな粒度のタスクに、そしてさらに小さな粒度のタスクに…というように分解し、ツリー型のような構成図を作成していきます。

このようにしてWBSを作成すると、プロジェクトの遂行に必要な全作業の洗い出しができます。さらに、分解した内容を下図のような表を作成して管理すると、プロジェクトの全体像が明確化され、メンバー全員で共有ができます。

この「プロジェクト全体像の明確化」がWBS導入の目的です。

また、WBSを導入すると次のようなメリットがあります。

・タスクの抜け漏れや重複がなくなる
・作業工程の洗い出しができるので、見積もりの精度が高くなる
・細かいタスクまで落とし込んでいるので、役割分担がしやすくなる
・メンバーで共有ができるので、進行・管理がしやすい

このようなことから、プロジェクトを管理する際にWBSは欠かせないと言われています。

ガントチャートとは

ガントチャートもまた、プロジェクト管理には欠かせないと言われているツールです。

アメリカの機械工学者で経営コンサルトでもあった、ヘンリー・ガントによって考案された手法で、プロジェクトの進捗を管理する表のことです。

プロジェクト管理ツールとしてよく利用されているので、おそらく一度は皆さんも目にしたことがあると思います。

WBSで洗い出したタスクを縦軸に、時間を横軸として棒グラフを作成し、タスクの進捗状況やスケジュールを管理します。

ガントチャートを導入する目的は、ガントチャートの作成により、プロジェクト遂行のためのすべてのタスク・作業工程・スケジュール・進捗状況などが可視化できることにあります。

また、ガントチャート導入のメリットは、

・プロジェクト始動前に適正なスケジューリングができる
・プロジェクト全体のスケジュール共有により、メンバー全員が進捗を把握できる
・優先度に合わせたタスク管理がしやすい
・シンプルなツールなので、視覚的に理解しやすくメンバーが扱いやすい

などが挙げられます。

WBSとガントチャートの違い

WBSとガントチャート、どちらもプロジェクトの管理には欠かせないツールですが、その特徴からWBSとガントチャートの違いを見てみると、

WBS・・・プロジェクトのタスクを細分化した構成図
ガントチャート・・・プロジェクトのスケジュールや進行を管理する表

となり、それぞれプロジェクトの進行において違う役割を担っています。

プロジェクトを管理する際には、どちらかのツールを選択するのではなく、両方を併用して使うことで精度を高めることができます。プロジェクトの円滑な進行のためには、どちらも欠かせないツールとなっています。

プロジェクトを成功に導いているマネージャーの多くも、両方を合わせて使用しています。

WBSとガントチャートの作成手順

ここからはWBSとガントチャート、それぞれの作成手順を解説していきます。

WBSの作り方

まずは、プロジェクト管理をする上で基礎にもなり得るWBSの作り方です。

WBSの作り方は【WBSとは?タスクを管理する際の作り方やツールまでまとめてご紹介。】でも詳しく解説していますので、合わせてお読みください。

タスクの洗い出し・分解(作業内容をすべて洗い出す)

まずはプロジェクトに必要なタスクを洗い出します。

プロジェクト完了までに起こりうるフェーズを漏れなく、重複なく洗い出し、前述したように、まず粒度の大きいタスクに分割します。

次に、分割したタスクを遂行するために必要な作業を漏れなく、重複なく洗い出し、細分化したタスクにします。

そしてまたさらにそれぞれのタスクの作業を洗い出し…というように、最小作業単位になるまで細分化してタスク化し、必要な作業をすべて洗い出します。

タスクの順序設定

作業内容をすべて洗い出し、タスク化ができたら、次はどのような順序でタスクを進めていくかを考えます。

「プロジェクト遂行のために、最初に取り掛かるべきタスクはどれか」
「前の工程が終わらないと取り掛かることができないタスクはどれか」
「同時に取り掛かることが可能なタスクはどれとどれか」

など、プロジェクト全体の進行から考えて、タスクを行う順序を設定していくと、効率的に進行する工程表を作成できます。

タスクの構造化

次にタスクを構造化していきます。

・大きな粒度のタスク
・中程度の粒度のタスク
・小さな粒度のタスク

というようにツリー型に構造化していき、同じ粒度のタスク同士のレベルに差がないかなど、バランスをみながら調整していきます。

構造化をしていく過程で抜けや漏れ・重複を発見したら、その際は適宜調整しましょう。

クリティカルパスを設定する

プロジェクトを効率的に進められるように、クリティカルパスを設定します。

タスクを進めていく順番を考える中で、他のタスクとの関係や全体スケジュールの都合で、遅れることのできないタスクを繋いだ導線が、クリティカルパスです。

クリティカルパス上のタスクは、前のタスクが終わっていないと取りかかれないなど、他のタスクと依存に関係にあることが多く、クリティカルパス上にあるタスクに遅延が起きると、プロジェクト全体の遅延に発展する場合もあります。

WBSでタスクを構造化すると、クリティカルパス上にあるタスクが発見しやすくなり、遅延の防止にも繋がります。

担当者を明確にする

各タスクは、担当者を明確にしておきます。担当者を決める際は、1つのタスクに1人を基本にすると、担当者に責任感が生まれ、精度が上がります

反対に1つのタスクに複数人の担当者を設定してしまうと、「自分がやらなくても他の誰かがやってくれるだろう」といった心理が働き、責任感が希薄になる傾向があります。成果物の納期やクオリティに影響を及ぼすことさえ起こりかねません。

WBSでタスクの構造化をして、小さい粒度のタスクにした上で担当者を決定すれば、1つのタスクに1人の担当者の設定が容易になります。

WBSに基づいたガントチャートの作り方

続いて、ガントチャートの作り方です。

【WBSとガントチャートの違い】の章で、多くのプロジェクトマネージャーがWBSとガントチャートを併用していると説明しましたが、その理由は、WBSに基づいてガントチャートを作成するとその精度が格段に上がるだけではなく、ガントチャートの作成が容易になるためです。

WBSで最小単位のタスクまで細分化した構成図を基に、タスクを縦軸、時間を横軸にしてガントチャートを作成すると抜け漏れがなく、フェーズごとにまとまった完成度の高いガントチャートになります。

ですから、ここではWBSに基づいたガントチャートの作り方を解説します。

各タスクの所要時間の見積もり

まずは、WBSで洗い出した、各タスクの所要時間を見積もります。

粒度の小さいタスクから所要時間を見積もっていくことで、スケジュールが明確になり、プロジェクト全体の必要な期間が見えてきます。

所要時間を見積もる際のポイントとしては、余裕をもった時間設定をしましょう。希望的観測で、無理な時間設定をすると、その後の進行に影響を及ぼす可能性があります。

作業日程の決定

所要時間の見積もりができたら、作業日程を決定します。タスクの開始日と完了予定日を割り出し、ガントチャートへ記入していきます。

この時、クリティカルパス上のタスクの作業日程を最初に設定すると、他のタスクの作業日程も決定しやすくなります。

タスクの担当者を決める

次は、それぞれのタスクの担当者を決定します。

あらかじめ担当者を決めておくことで、プロジェクトメンバーそれぞれが、自分の役割、全体の中の位置付けを認識できます。

また、同時進行できるタスクはそれぞれに担当者を設定すると、スケジュールの短縮にも役立ちます。

プロジェクトメンバーで共有

ガントチャートの作成は、必ずメンバー全員で共有をしながら行いましょう。

共有をして作成を行うことで、抜けや漏れ、重複が発見しやすくなり、完成度が高くなります。

また、メンバーで共有をしながら作成をすると、プロジェクト始動前からメンバーの結束が強くなり、それぞれのモチベーションを高く保ちながら、プロジェクトを円滑に進めることができます。

ガントチャートを作成する際のポイント

前章ではWBSに基づいて、ガントチャートを作成する手順を説明しました。
ここからは実際にガントチャートを作成する際のポイントを見ていきましょう。

スケジュールや作業見積もりに余裕を持つ

ガントチャートではタスクの開始日や完了予定日を入れていきますが、この時、タスクにかかる作業時間の見積もりやスケジュールには余裕を持たせておくことが大事です。

タスクをこなす中では、思わぬアクシデントが起きたり、見積もり通りの時間でこなせなかったりする場合もあります。余裕のないスケジュールでは、1つのタスクに遅延が発生しただけで、スケジュールを変更せねばならない事態にもなりかねません。

また、スケジュールが遅れるという事実は、メンバーのモチベーションの低下にも繋がります。スケジュールに余裕を持たせておくと、途中で多少の遅れが生じても、ある程度の調整が可能です。

マイルストーンを設定する

プロジェクトのポイントとなる地点には、マイルストーンを設定しておきます。

特に長期的なプロジェクトでは、マイルストーンはとても重要です。「スケジュール通りに進行しているか」「現状の対応方法で進行上問題がないか」「別途対応が必要なタスクは生じていないか」などをメンバーで確認し、共有が行えます。

マイルストーンを設定してプロジェクトの中間で確認作業を行うと、発生した問題に早期に対応し、必要があれば新たなタスクを設定するなどの対処ができるので、プロジェクトのゴールに影響を及ぼす前に調整ができます。

軌道修正の可能性を考慮する

マイルストーンを設定し確認作業を行うことにより、新しいタスクの発生や想定より時間が必要なタスクなどが見えてきます。場合によっては、方針転換を行う必要が生じる可能性もあるでしょう。

プロジェクトの進行では、このように当初の計画を変更せざるを得ない事象がしばしば発生します。しかし、変更により進行状況が改善される場合がほとんどです。

変更の必要が生じた場合にスムーズに対応ができるように、軌道修正の可能性を考慮して、修正が加えやすい仕様にしておくとよいでしょう。

定期的に進捗状況を確認する

ガントチャートは、一度作成すればよいものではありません。
マイルストーンでの確認や週次・月次など、一定の期間を定めて、定期的に進捗状況の確認を行いましょう。

ガントチャートを共有して、メンバーでミーティングを行うのも1つの方法です。メンバーで進捗状況を確認することで、一体感が生まれ、チームの雰囲気が良好になったり個々のモチベーションが向上したりという効果もあり、プロジェクトの成功に繋がるでしょう。

ガントチャートのテンプレート

ガントチャートを作成するには、テンプレートを利用するのが便利です。
ガントチャートを一から作成しようと思うと、体裁を組み立てるのに相当の労力を必要とします。

テンプレートを活用すると雛形ができているので、自分達のプロジェクトに沿うようにアレンジするだけで作成ができます。

ここからはExcelとGoogleスプレッドシートのテンプレートを紹介します。

Excelのテンプレート

Excelを提供しているMicrosoft社では、ガントチャートのテンプレートを3種類提供しています。そのうち2つは無料でダウンロードができますが、1つはMicrosoft 365を契約することでダウンロードが可能になります。

シンプル ガント チャート(無料)

プロジェクトをフェーズとタスクごとに分類し、担当者、タスクの開始日と終了日、達成率を記録できるガントチャートです。

シンプル ガント チャート(無料)

ガント プロジェクト計画シート(無料)

プロジェクトの計画が作成できるガントチャートです。各タスクの開始日、期間、現在の状態を入力することで、プロジェクトを時間の経過とともに管理できます。

ガント プロジェクト計画シート(無料)

日付管理ガント チャート(Microsoft 365を契約)

Microsoft 365を契約すると利用できるガントチャートテンプレテンプレートです。
無料のテンプレートと比較すると、WBSを反映して作成がしやすいガントチャートと言えるでしょう。

データを入力すると自動的に更新され、また、マイルストーンの設定も簡単に行えます。

日付管理ガント チャート(Microsoft 365を契約)

Google スプレッドシートのテンプレート

Googleスプレッドシートにも、ガントチャートのテンプレートは用意されています。
ここではテンプレートのダウンロードの仕方を説明します。


1.Googleスプレッドシートを開く。

2.GoogleスプレッドシートのTOPページの右上、「テンプレートギャラリー」をクリックする。

3.テンプレートギャラリーからガントチャートを選択

4.テンプレートにタスクや担当者、タスクの開始日や完了予定日などを入れて、ガントチャートを作成する。

まとめ

プロジェクトマネージャーとして、プロジェクトがスムーズ進行し、クライアントもメンバーも満足していることが実感できた時が、最もやりがいを感じる瞬間だと思います。

プロジェクトを成功に導くためには、始動前から管理体制の構築やプロジェクト全体の可視化、メンバーとの共有が重要です。

今回ご紹介したWBSとガントチャート、2つの管理ツールを組み合わせて使うと、プロジェクト管理を精度の高い形で実現できます。

WBSとガントチャートは、マネージャーとしてプロジェクトを成功させるために必要不可欠なツールと言えるでしょう。

今回、無料でダウンロードできるテンプレートも紹介しているので、ぜひ利用して作成してみてください。

この記事を書いた人

タスク管理ツール.com編集部

この記事は、タスク管理ツールの専門メディア「タスク管理ツール.com」の編集部が執筆しました。

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