タスク管理を効率的に行うためには優先順位を付けることが大事だとよくいわれます。
でも、いざタスクの優先順位を付けようとしても、「どういう順番で付けたらいいのかわからない」「優先順位を付けるのに時間がかかる」などで悩んだ経験はないでしょうか。
優先順位を付ける際に基準にするといいのが「緊急度」と「重要度」です。「緊急度」と「重要度」を軸にして優先順位を考えていくと、スムーズに行うことができます。
今回はこの２つの言葉の違いを理解し、優先順位付けをスムーズにすることで、タスク管理を効率化する方法をお伝えします。
緊急度と重要度の違い
「緊急度」と「重要度」、一見どちらも大事で優先順位が高そうに思える言葉ですね。しかし２つの言葉は全く別の意味を持っています。まずは緊急度と重要度の違いを理解することが大切です。
緊急度
どれほど緊急なのか示すもので、「至急」や「今すぐに」などと働きかけられ、即時の対応を求められるものです。
- 会議の議事録や日報
- 取引先からの見積もり依頼
- 電話対応
- クレーム対応 など
どちらかというと他人から発生する用件が多いです。そのため、放っておくと後での対応が難しく、リカバリーができない可能性もあります。
重要度
重要度は自身や会社の事業などに影響を与えるような、物事の本質や成否などに関係することが多いです。今というよりは長期的な視点で、将来にも関わる事柄になります。
- 会社の売り上げ目標
- 自身のスキルアップ目標
- 自分や家族の健康 など
今すぐ何かをしなければならない事柄ではありませんが、何もせずに放っておくと、長期的には大きな損失になってしまいかねません。
以上のことから、「緊急なタスクは、必ずしも重要なタスクとは限らない（「緊急度＝重要度」ではない）」ということがお分かりいただけると思います。
- 緊急度の高いタスク
- 重要度の高いタスク
どちらもすぐに取り掛からなければならないタスクのように感じてしまうのですが、「緊急度」と「重要度」の違いを理解すると、その内容から優先順位を付けやすくなります。
つまり、タスクの優先順位を考える際には、緊急度と重要度の異なる２つの軸から考えることが重要です。
緊急度と重要度のマトリクスとは
緊急度と重要度という軸でタスクを分類して、優先順位を付ける方法に「緊急度と重要度のマトリクス」という管理法があります。この管理法は緊急度と重要度の２つの軸から分けたタスクを、さらに４つの状態に分類して考える方法です。
これはスティーブン・R・コヴィー氏が著書『7つの習慣ー人格主義の回復』の中で提言したもので、多くのビジネスマンがこの方法を取り入れています。
コヴィー氏は「7つの習慣」の中の「第3の習慣」で、「重要事項を優先する」として、緊急度と重要度では重要度を優先することが大事だと説いています。
コヴィー氏が説く緊急度と重要度のマトリクスでは、緊急度と重要度を軸に、タスクを次の４つの分類しています。
- 緊急度も重要度も高いタスク
- 緊急度は低いが重要度は高いタスク
- 緊急度が高いが重要度は低いタスク
- 緊急度も重要度の低いタスク
なぜ４つのタスクに分ける必要があるのか
緊急度と重要度のマトリスクでは、なぜ４つのタスクに分類するのでしょうか。４つのタスクに分ける意義を考えていきましょう。
日々の仕事の中で、特に業務に追われ忙殺されている時、皆さんは上の図のA〜Dのタスクの中でどのタスクを一番多く行っているでしょうか？
多くの場合、Aのタスクに追われていることが多いのではないかと思います。
A〜Dの分類の中で、コヴィー氏が最も大事にするべきタスクとしているのは、Bの「緊急度は低いが重要度は高いタスク」です。Bのタスクをいかに行うかが、自分自身や会社の業績などの向上に大きく影響を与えると説いています。
しかしAのタスクに追われ疲弊してしまうと、BのタスクとCのタスクの区別がつかなくなってしまったり、本来Aのタスクに分類されていなかったタスクが、Aのタスクになってしまったりして、業務に追われている状態から抜け出せなくなってしまうことがあります。
結果的に、Aのタスクに追われている状態が続き、重要なBのタスクにかかる事ができません。
優先順位をしっかり付けて仕事を効率的に進めるためには、まず、今抱えているタスクを「緊急度の高い低い」と「重要度の高い低い」に分け、そして４つのマトリクスA〜Dに分類していくことが必要です。
このように、タスクを緊急度と重要度２つの側面から見つめ、４つのマトリクスに分類すると、頭では整理できない部分が見えてきます。それは仕事の優先順位を付けると共に、仕事の本質を見極めることにもつながるのです。
緊急度と重要度のマトリクスを活用した4つのタスク
コヴィー氏が提言する「緊急度と重要度のマトリスク」の４つのタスクはどのように考えて分類していくとよいのでしょうか。１つずつ見ていきましょう。
（A）緊急度も重要度も高いタスク
Aの緊急度も重要度も高いタスクは、当然ですが、優先順位が一番高いタスクです。
- クライアントからのクレーム対応
- ３時間後の会議の資料
- 明日までの見積もり依頼
など、早急に対応が必要で、かつ、対応をしないと大きな損失になる可能性がある事柄です。
（D）緊急度も重要度も低いタスク
Aの対極にあるのが、Dの緊急度も重要度も低いタスクで、優先順位としては一番低くなります。
- 見る人の少ないレポート作成
- 慣例となっているため開催される定例会
- 取引の少ない顧客の世間話への付き合い
など、これらのタスクはなるべく時間をかけないように心がけたり、内容によっては思い切って、止める決断をすることも必要です。
ただし、放っておくことで、後々DからCに移行してしまうタスクもありますので、注意が必要です。
（C）緊急度が高いが重要度は低いタスク
Cの緊急度が高いが重要度が低いタスクは、できるだけ早めに対応をしたほうがいいけれども、あまり時間を割かずに行いたいタスクです。
- 期日の迫ったメール返信
- 業務日報の記載
- 電話対応
Cのタスクはいかに短時間で効率的に行うかを、常に考えることが大事です。内容によっては、他の人に任せることができないかなどを検討するのもいいかもしれません。
（B）緊急度が低いが重要度は高いタスク
Bの緊急度が低いが重要度が高いタスクは、コヴィー氏が最も大事にするべきとしているタスクです。なぜなら４つのタスクの中で、最も将来へつながる内容であり、自身や会社の成長に左右する内容が多いからです。
- スキルアップのための研修
- 健康維持のための体力作り
- 企業戦略の長期的な計画
- 人材育成・人間関係作り
Bのタスクは大事にすべきタスクなのですが、緊急度が低いため、どうしても後回しになってしまうタスクです。Aのタスクのように顧客やクライアントなど、外から依頼を受けるわけではなく、あくまで自分で決めて自分で行わなければなりませんから、意識して時間の確保や動機付けをすることが大切です。
また後回しにばかりしていると、本来Bのタスクだったはずが、いつの間にかAのタスクに変わってしまうこともありますので注意してください。
まとめ
緊急度と重要度の違いを理解し、「緊急度と重要度の４つのマトリクス」に従ってタスクを分類すると、タスクの優先順位がわかりタスク管理が効率化します。
長期的な視点で考えた時、タスク管理を効率化し、本稿のBのタスクにどれだけ注力できるかが、個人においても会社においても成長の鍵を握ります。
「いつも急ぎのタスクに振り回され、本来自分がやりたいと思っているタスクにいきつない」
というような悩みを抱えている方は、ぜひ「緊急度と重要度の４つのマトリクス」を実践してみてください。
マトリクスに沿ったタスク管理にて業務を行っているうちに、仕事の効率化と自身の飛躍的な成長を実感できる時が訪れることでしょう。
