緊急度×重要度のマトリクスとは?タスクの優先順位の付け方から管理のコツまで紹介

タスク管理ツール

タスク管理を効率的に行うためには優先順位を付けることが大事だとよくいわれます。

でも、いざタスクの優先順位を付けようとしても、「どういう順番で付けたらいいのかわからない」「優先順位を付けるのに時間がかかる」などで悩んだ経験はないでしょうか。

優先順位を付ける際に基準にするとよいのが「緊急度」と「重要度」です。
「緊急度」と「重要度」を軸にして優先順位を考えると、スムーズに行うことができます。

今回はこの2つの言葉の違いを理解し、優先順位付けをスムーズにすることで、タスク管理を効率化する方法をお伝えします。

緊急度と重要度の違い

「緊急度」と「重要度」、一見どちらも大事で優先順位が高そうに思える言葉ですね。しかし2つの言葉は全く別の意味を持っています。まずは緊急度と重要度の違いを理解しましょう。

緊急度

どれほど緊急なのかを示すもので、「至急」や「今すぐに」などと働きかけられ、即時の対応が求められるものです。

・会議の議事録や日報

・取引先からの見積もり依頼

・電話対応

・クレーム対応  など

どちらかというと他人から発生する用件が多いため、放っておくと後での対応が難しく、リカバリーができない可能性もあります。

重要度

重要度は自身や会社の事業などに影響を与えるような、物事の本質や成否などに関係する内容です。今というよりは長期的な視点で、将来にも関わる事柄になります。

・会社の売り上げ目標

・自身のスキルアップ目標

・自分や家族の健康 など

今すぐ何かをしなければならない事柄ではありませんが、何もせずに放っておくと、長期的には大きな損失になりかねません。

以上のことから、「緊急なタスクは、必ずしも重要なタスクとは限らない(「緊急度=重要度」ではない)」ということがおわかりいただけると思います。

・緊急度の高いタスク

・重要度の高いタスク

どちらもすぐに取り掛からなければならないタスクのように感じてしまいますが、「緊急度」と「重要度」の違いを理解すると、その内容から優先順位を付けやすくなります。

タスクの優先順位を考える際には、緊急度と重要度の異なる2つの軸から考えることが重要なのです。

緊急度と重要度のマトリクスとは

緊急度と重要度という軸でタスクを分類して、優先順位を付ける方法に「緊急度と重要度のマトリクス」という管理法があります。この管理法は緊急度と重要度の2つの軸から分けたタスクを、さらに4つの状態に分類して考えます。

この管理法はスティーブン・R・コヴィー氏が著書『7つの習慣ー人格主義の回復』の中で提言したもので、多くのビジネスパーソンがこの方法を取り入れています。


コヴィー氏が説く「緊急度と重要度のマトリクス」では、緊急度と重要度を軸に、タスクを次の4つに分類しています。

A:緊急度も重要度も高いタスク

B:緊急度は低いが重要度は高いタスク

C:緊急度が高いが重要度は低いタスク

D:緊急度も重要度の低いタスク

なぜ4つのタスクに分ける必要があるのか  

緊急度と重要度のマトリクスでは、なぜ4つのタスクに分類するのでしょうか。4つのタスクに分ける意義を考えていきましょう。

私たちは日々の仕事の中で業務に追われていると、つい緊急度の高いタスクを優先してしまいます。しかし、緊急度の高いタスクばかりを優先していると、プロジェクト全体の進行や成果に影響を与えてしまう可能性があります。

そこで、
優先順位をしっかり付けて仕事を効率的に進めるために、4つのマトリクスA〜Dに分類していくことが重要なのです。

A〜Dの分類の中で、コヴィー氏が
最も大事にすべきタスクとしているのは、Bの「緊急度は低いが重要度は高いタスク」です。Bのタスクをいかに行うかが、自分自身や会社の業績の向上に大きく影響を与えると説いています。

Bの「緊急度は低いが重要度は高いタスク」は、緊急性が低いことから後回しにしてしまいがちですが、自分自身のパフォーマンスの向上やプロジェクトのクオリティを高めるためにとても重要です。ですから、
できるだけBのタスクに時間を割けるようにすることが重要です。

一方、Aのタスクは緊急度も重要度も高いため、最優先にせざるを得ないのですが、Aのタスクに追われ疲弊してしまうと、BのタスクとCのタスクの区別がつかなくなってしまったり、本来Aのタスクに分類されていなかったタスクが、Aのタスクになってしまったりして、業務に追われている状態から抜け出せなくなってしまいます。

すると結果的に、重要なBのタスクにとりかかることができない状態が続きます。

Bのタスクに十分に時間を割けるようにするためにも、まずは4つのタスクに分けて優先順位を付けていくことが必要です。

緊急度と重要度のマトリクスを活用した4つのタスク

コヴィー氏が提言する「緊急度と重要度のマトリクス」の4つのタスクはどのように考えて分類していくとよいのでしょうか。1つずつ見ていきましょう。

(A)緊急度も重要度も高いタスク

Aの緊急度も重要度も高いタスクは、当然ですが、優先順位が一番高いタスクです。

・クライアントからのクレーム対応

・3時間後の会議の資料

・明日までの見積もり依頼

など、早急に対応が必要で、かつ、対応をしないと大きな損失になる可能性がある事柄です。

(D)緊急度も重要度も低いタスク

Aの対極にあるのが、Dの緊急度も重要度も低いタスクで、優先順位としては一番低くなります。

・見る人の少ないレポート作成

・慣例となっているため開催される定例会

・取引の少ない顧客の世間話への付き合い

など、これらのタスクはなるべく時間をかけないように心がけたり、内容によっては思い切って、やめる決断をすることも必要です。

ただし、放っておくことで、後々DからCに移行してしまうタスクもあるので、注意が必要です。

(C)緊急度が高いが重要度は低いタスク

Cの緊急度が高いが重要度が低いタスクは、できるだけ早めに対応をしたほうがいいけれど、あまり時間を割かずに行いたいタスクです。

・期日の迫ったメール返信

・業務日報の記載

・電話対応

Cのタスクはいかに短時間で効率的に行うかを、常に考えることが大事です。内容によっては、他の人に任せることができないかなどを検討するのもいいかもしれません。

(B)緊急度が低いが重要度は高いタスク

Bの緊急度が低いが重要度が高いタスクは、コヴィー氏が最も大事にすべきと説いているタスクです。なぜなら4つのタスクの中で、最も将来へつながる内容であり、自身や会社の成長に左右する内容が多いからです。

・スキルアップのための研修

・健康維持のための体力作り

・企業戦略の長期的な計画

・人材育成・人間関係作り

Bのタスクは大事にすべきタスクなのですが、緊急度が低いため、どうしても後回しになってしまうタスクです。Aのタスクのように顧客やクライアントなど、外から依頼を受けるわけではなく、あくまで自分で決めて自分で行わなければなりませんから、意識して時間の確保や動機付けをすることが大切です。

また後回しにばかりしていると、本来Bのタスクだったはずが、いつの間にかAのタスクに変わってしまうこともありますので注意してください。

タスク管理のコツ

ここからは、「緊急度と重要度のマトリクス」を用いてタスクを分類し、優先順位を付けてタスク管理をするためのコツをご紹介します。

ゴールを明確にする

まず、プロジェクトの最終的なゴールを明確にしましょう。「いつまでに」「どのような状態」にするのかをイメージしておくことは、進行を把握することにもつながります。

その上で、1日のゴール、1週間のゴール…を明確にしていくと段取りが上手くいきます。

全てのタスクを出す

タスクを管理するために、プロジェクトに必要なタスクは全て洗い出します。想定できるタスクを1つ1つ書き出し、見える化しながら、抜けや漏れがないように洗い出していきます。

プロジェクト始動時に洗い出しをしておくと、全体の進行が明確になり、進行中に想定外のタスクが発生するのを、最小限に抑えることができます。

タスクの細分化をする

洗い出したタスクは「1タスク=1作業」になるように細分化をしましょう。

タスクの細分化をすることで、それぞれの業務をどのように進めるのかが明確になり、メンバーへの作業分担もしやすくなります。

また、業務量やプロセスも明確になるので、より効率的な進行方向を考えることができます。

やらないことを決める

タスクの優先順位を決める際に重要なのが、やらないことを決めることです。
限られたリソースの中で高いパフォーマンスを得るためには、「やるべきタスク」と「やらないタスク」を見極めましょう。

「緊急度と重要度のマトリクス」で分類したDのタスクについては、「本当に必要か」「自分がやるべきか」を判断していきます。

このようにしてやらないことを決めておくと、やるべきことに集中ができ、効率的に仕事が進められるでしょう。

作業時間を見積もってスケジュールに入れる

洗い出したそれぞれのタスクの作業時間を見積もっておくことも、タスク管理をスムーズに行うコツです。

そのためには作業時間を把握しておく必要があります。定型作業などは日頃からタスクをこなすのにかかる時間を計測しておくようにしておきます。

見積もった作業時間を元にスケジュールに組み込んでいきましょう。

マルチタスクはしない

複数のタスクを並行して行うマルチタスクは、一見効率的なように感じます。ですが、タスクを切り替えるたびに集中力がリセットされてしまい、結果的には非効率になります。

効率的にタスクをこなすためにも、一つのタスクが完了してから次のタスクにかかる、シングルタスクを心がけましょう。

タスク管理のコツについては、【タスク管理のコツが知りたい人必見!フレームワークやツールも紹介。】で詳しく解説しています。合わせて読んで、効率的なタスク管理をめざしてください。

タスク管理ツールでタスクを管理する

上記で解説した内容を踏まえ実際にタスク管理を行っていく時に、タスク管理ツールでタスクを管理すると、より効率的に行うことができます。

チームでタスク管理を行う場合には、TeamHack(チームハック)のタスク管理ツールをおすすめします。TeamHackはチームでのタスク管理が1つのツールで完結するため、タスク管理が円滑に行えるツールです。

TeamHackの使いやすいポイントをご紹介します。

タスクごとにチャットができる

TeamHackはタスクごとにチャットできる機能が実装されています。タスク別でチャットができるメリットは、前提を書く必要がないことです。「〇〇日の会議について」などの説明をせずにすぐに本題の内容をやりとりできるだけでなく、振り返りもスムーズに行えます。

チームメンバーが何をしているのか一目でわかる


TeamHackでは、メンバーの状況が一目でわかるので、タスクのブラックボックス化を回避することができます。現在タスクを抱えていないメンバーがいたら、すぐにタスクの割り振るなどの対応が行えます。

作業フローのチェックも1クリックで簡単に

作業が完了したら1クリックでチェックができるので、確認作業がスムーズで、管理が簡単です。

タイムトラッキング機能で、出退勤の管理も可能

コロナ禍でリモートワークが増えている昨今、出退勤の管理に課題を抱えているところも多いでしょう。

TeamHackのタイムトラッキング(時間管理)機能を利用すると、誰がどのくらい作業をしたかが計測できるので、勤怠管理にも使えます。また、メンバーがどのくらい時間をかけてタスクを行っているかもわかるので、それぞれの難易度や適性を考えるのにも役立ちます。

タスク管理のコツで述べた、作業時間を見積もる際の計測にも役立ちます

使いやすいポイントは他にも多数!

その他、ドキュメントを簡単に整理できる機能やプロジェクトごとにタスクを管理できるなど、使いやすいポイントが多数あります。

詳しくは公式ホームページ【TeamHack】をご覧ください。

まとめ

緊急度と重要度の違いを理解し、「緊急度と重要度の4つのマトリクス」に従ってタスクを分類すると、タスクの優先順位がわかりやすくなります。

本稿の中で述べたように、Bのタスクにどれだけ注力できるかが、個人においても会社においても成長の鍵を握ります。

「いつも急ぎのタスクに振り回され、本来自分がやりたいと思っているタスクにいきつかない」というような悩みを抱えている方は、ぜひ「緊急度と重要度の4つのマトリクス」を実践してみてください。

また、タスク管理を効率的に行うことも、Bのタスクに注力するためにはとても重要です。そのためにタスク管理ツールの活用は大きな助けになると思いますので、この機会に導入を検討してみてはいかがでしょうか。

この記事を書いた人

タスク管理ツール.com編集部

この記事は、タスク管理ツールの専門メディア「タスク管理ツール.com」の編集部が執筆しました。

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