タスク管理の方法とコツを解説。仕事を効率化しよう!

タスク管理ツール

「自分なりにタスク管理を実践してみてはいるけれど、仕事が効率化している実感がない」

「タスク管理をしても、いつも忙しいままで仕事に追われている」

よくこんな声を耳にします。

本来仕事を効率化するために行うタスク管理ですが、きちんとコツを押さえておかないと毎日タスクに追われ、結局慌ただしいままストレスを抱えることになってしまいます。

 

そこで今回は仕事の効率化につながる、タスク管理の方法とコツをお教えします。

タスク管理とは

タスク管理とは1つの大きな仕事を、業務や作業ごとに細分化してタスクとし、進捗を管理することです。仕事が動き出す前にタスクの洗い出しをして管理をすることにより、無駄を省き効率的に仕事を進めることができます。

タスク管理には個人でのタスク管理とチームでのタスク管理があり、これらを組み合わせることで、組織全体の業務の調整や管理を適切に行うことができます。

タスク管理のメリット

日々取り組む仕事をタスク管理すると、どのようなメリットがあるのでしょうか。まずはタスク管理のメリットを理解しましょう。ここではメリットを4つご紹介します。

1.対応の漏れやミスが少なくなる

あらかじめタスクを洗い出し、タスク管理を行うと、「ついうっかり対応を忘れてしまった!」ということがなくなります。

対応の漏れやミスなどは、自分のみならず取引先やチームのメンバーにも影響が出てしまう事象ですので、できるだけ少ない方がスムーズに仕事が運びますよね。

2.プロジェクト達成までの流れを理解できる

プロジェクトを進行する際にタスク管理をしていると、プロジェクトの流れを理解してから業務をスタートさせることができます。

流れを理解して業務にあたると、今自分が行っているタスクの役割や重要度、いつまでに仕上げるかなどのスケジュールがわかりますので、頭の中がクリアになり、進行がスムーズになります。

3.進捗状況が把握しやすい

タスク管理をしていると、その業務がどこまで進み何が原因で止まっているのか、進捗の把握が容易です。

個人のタスク管理だけでなく、チームのタスク管理においてはチーム全体の進捗状況が把握できますので、遅れが出た場合などは状況を共有し、すぐに上司や取引先に相談をするなど、機敏に対応を考えることができます。

4.チーム全体のモチベーションが上がる

チームでタスク管理をすると、お互いの進捗状況を共有することができるので、メンバーからの協力を得ることができます。また、自分のタスクが完了しないと別のメンバーが着手できないなどの状況や、手があいている人・進行が遅れている人などの状況も分かりますので、自然と助け合う体制が生まれます。

チームのコミュニケーションの向上にも役立ち、状況に合わせて各々が臨機応変に対応することで、結果としてチーム全体の成果が上がり、モチベーションが向上します。

タスク管理のコツ

メリットの多い「タスク管理」ですが、冒頭にお話ししましたように、なかなかうまくいかない方が多いのも現状です。

タスク管理を効率的に行うにはちょっとしたコツがあります。ここからは9つのコツをお教えしましょう。

タスク管理のコツ①:全て書き出す

タスク管理の基本として、業務の洗い出しは正確に、全て書き出しましょう。ここで漏れが出てしまうと、せっかくのタスク管理が台無しになってしまいます。何度も見直し、チームの場合は確認し合いながら書き出しを行うといいでしょう。

書き出す際のポイントとしては、業務別、タスクの種類別など、分類分けをしながら書き出すことです。付箋などを利用して、チームで話し合いながら分類をしていくと、チェックと共有が同時に行えてその後の進行がスムーズになります。

タスク管理のコツ②:タスクを細分化する

書き出しを行ったら、次は書き出した業務をできるだけ具体化し、タスクを細分化していきます。

例えば「商品開発」というプロジェクトの中に「広告チラシを作成」といいう業務があったとすると、この業務は「業者の選定」「仕様の検討」「内容案の作成」などのタスクに分かれます。さらに「業者の選定」のタスクは「業者のリストアップ」「見積もり・プレゼン依頼」「検討会議の設定」などのタスクに細分化されます。

このように業務をの中の業務(タスク)をたどり、「何をどうしたらよいか」がわかるように意識して、細分化しましょう。        

タスク管理のコツ③:グループ分けをする

次に細分化したタスクを、ある程度のまとまりにグループ分けをしましょう。

例えば「社内用」と「社外用」、「市場調査・ヒアリング」と「資料作成・データ入力」など、仕事内容に合わせて柔軟に設定します。

グループ分けをすることにより、細分化してバラバラに見えていたタスクに一貫性が出てきて、仕事の流れが見えてきます。

タスク管理のコツ④:タスクごとの作業時間を把握する

それぞれのタスクはどれくらいの時間がかかり、チームの場合は何人くらい人員が必要なのかなど、作業時間や容量を見積もりましょう。

タスクごとの作業時間を把握することにより、業務全体の所要時間が見えてきますので、その業務がスケジュール的に余裕があるのか、重点的に進める必要があるのかなどの判断ができるようになります。

タスク管理のコツ⑤:優先順位をつける

タスクには「日程の迫っているもの」「完了するのに時間のかかるもの」「比較的簡単に処理できるもの」「日程に余裕のあるもの」などに分けることができると思います。それにより「どのタスクから取り組めばよいか」を検討し、優先順位をつけていきましょう。

優先順位をつけることで、スケジュールに落とし込んでいくことができるので、「今日やること」「今週中にやること」「今月中にやること」など大まかなスケジュールが見えてきます。

タスク管理のコツ⑥:取引先や上司への確認時間を想定する

タスクの作業時間や優先順位を考える際のコツとして、取引先や上司への確認時間を想定することが大事です。

その際に念頭においておきたいのが「取引先や上司は自分よりも忙しい」と考えておくことです。確認時間をこちらの都合でピンポイントで設定しても、相手は設定した通りに対応できるとは限りません。

できるだけ設定時間を長めにとったり、また、具体的なスケジュールが見えてきたら、できるだけ早めに取引先や上司に打診しておくなど、相手に配慮した対応をしておくとスムーズに仕事が進みます。

タスク管理のコツ⑦:休憩時間や予備の時間を入れる

特に忙しい時などは、タスクを早く完了させたいという思いから作業時間を短く見積もったり、スケジュールを詰め込んでしまいがちです。

目一杯詰め込まれたスケジュールは、見ただけでプレッシャーやストレスを感じてしまいます。

また、休憩をせずに仕事を続けると集中力が低下し、思わぬミスにもつながります。心に余裕を持って、ストレスなく業務に取り組めるように、休憩時間や予備の時間を忘れすに入れておきましょう。

余裕のあるスケジューリングをしておくと、突発的にイレギュラーな依頼があった時や、タスクの完了に想定より時間がかかってしまった時なども、慌てることなく、スケジュールを変更せずに対応ができます。

タスク管理のコツ⑧:一人で抱え込まずに相談する

ほとんどの仕事は一人で行うものではなく、上司や部下、チームのメンバーなどと共に取り組んでいくものです。

人には得手不得手があり、チームでタスクを振り分ける際には、ある程度それを加味してタスク分けを行うと思いますが、それでも「うまくいかない時」「想定以上に時間がかかってしまう時」「業務が重なり業務量が増えてしまう時」などがあると思います。

そのような時は一人で抱え込まず、周りの人に相談をしましょう。立場や性格により相談しづらいこともあるかもしれませんが、一人で抱え込むことが、かえってチーム全体に影響を与えることになってしまう場合もあります。

ストレスなく前向きに取り組めるようにするためにも、相談する勇気を持ちましょう。

タスク管理のコツ⑨:タスク管理ツールを活用する

タスク管理をできるだけ簡潔に効率的に行うために、タスク管理ツールを活用するのも大事なコツです。

タスク管理ツールを使うことによって、ゼロから作成の必要がなく、複雑な案件も整理がしやすくなります。また、チャット機能がついているツールを利用すれば、メンバーとのやりとりもツール上で行え、チームでの共有が簡単に行えます。

タスク管理ツールは各社から様々なものが提供されています。

「無料のツール」「有料のツール」「個人向け」「チーム向け」「チャット機能の有無」など、それぞれ特徴がありますから、特徴を比較して状況にあったものを選びましょう。

 

下記のようなタスク管理ツールを比較しているサイトを参考にすると選びやすいと思います。

タスク管理ツールのおすすめ20選を徹底比較【業務効率を改善するツールを紹介】

まとめ

タスク管理を難しく捉えている方も方も多いと思いますが、その方法とコツを押さえれば、業種や職種を問わず、仕事を効率化する有効な手段となります。本稿でタスク管理の方法とコツを理解し、ぜひあなたの業務に活かして仕事を効率化させましょう。