タスク管理とは?メリットや方法について解説します。

タスク管理ツール

仕事が立て込んでいて、「あれもこれもやらなければならいことが…どうやって整理・進行していこう…。」

複数の仕事や大きなプロジェクトを抱えていると、このようなシーンで悩むことがありますよね。

 

そんな時にミスや漏れを防ぎ、効率的に仕事をこなすために多くの人が行っているのが「タスク管理」です。

 

最近ビジネスシーンでよく聞く言葉なので知ってはいるけれど、「タスク管理ってどんなものなのか」「本当に効率的になるのか」「実際にどうやってタスク管理をしたらいいのか」悩んでいる方もいると思います。

 

本記事ではタスク管理の意味とメリットや方法についてまとめました。

タスク管理とは?

「タスク」の語源は英語の「task」で、直訳すると仕事・職務・課題などです。

もともとはプログラミング用語として使われていて、ひとつひとつの業務や作業を表しています。

 

1つの仕事の中には、多くの業務や課題があります。例えば「会議を主催する」という仕事があったとします。この仕事の中には「会場のセッティング」「出席者の把握」「アジェンダの作成」などの複数の業務があります。そしてそれぞれの業務には、やるべき課題や作業があります。

 

このように1つの仕事を細分化したひとつひとつを「タスク」と言い、仕事を効率的に進めるためにそれぞれの「タスク」をどのように行っていくか管理することを「タスク管理」といいます。

タスク管理のメリット

一見細かい作業で大変そうに思ってしまう「タスク管理」ですが、タスク管理を取り入れるメリットは様々あります。ここではタスク管理のメリットを詳しく見ていきます。

プロジェクトの全体像がよく見える

プロジェクトスタート時にタスクの洗い出し作業を行うと、

 

  • このプロジェクトにはどのような業務があるか
  • そのために必要なことは何か
  • 誰が担当するのか
  • タスクを完了させるのにどのくらいの時間が必要か

 

など、プロジェクトの全体像が見えてきます。そうするとプロジェクトに必要な過程を理解した上で業務が進められるので、事前に準備をしたり、トラブルを予想し回避する手段を考えておくこともできます。

優先順位が分かる

日常的にタスク管理をしていると、今自分が抱えているタスクがどのくらいあり、いつまでに終わらせなければならないかなど、仕事が見える化します。

 

見える化することで頭の中が整理できますから、おのずとどのタスクを優先すべきかがわかり、前向きに仕事が進められます。

効率的に進めることができる

タスク管理によりタスクの優先順位がわかるようになると、今何をするべきか、次に何をするべきかがわかり、効率的に仕事を進めることができます。

 

無駄な時間がなくなり空き状況などの把握もできるので、タスクを前倒ししたり、突然の業務発生の対応もスムーズになります。

複数のプロジェクトも同時にこなせる

タスク管理は、同時に複数のプロジェクトを抱えているときに効果を発揮します。それぞれのプロジェクトのタスクの洗い出しができているので、タスクを管理することにより今するべきことがわかり、スムーズに複数のプロジェクトが進められます。

 

また、新たなプロジェクトの依頼がきた際には、現状から受諾するか否かの判断も明確になります。

仕事の抜けや漏れがなくなる

タスク管理をしていると、実行したタスクと未処理のタスクが明確ですので、やり残しや忘れてしまったということがなくなります。

抜けや漏れがなく仕事ができると、プロジェクトの進行がスムーズになり、周囲の評価も高まるでしょう。

 

効率的にタスクを管理するには

タスク管理を進めるためには、いくつかのポイントがあります。ここでは4つのポイントを説明します。ポイントを押さえ、効率的にタスク管理を進めていきましょう。

  1. スケジュール管理を正確に行う

タスク管理をする前提として、スケジュール管理をしっかりと正確に行います。そしてスケジュールを組む際には、ある程度空白時間(余白)を設けておくことも大事です。

 

空白時間(余白)があると、急な依頼やアクシデントが起きた時などに、スケジュールの組み直しをしなくても対応をすることができます。

  1. タスクの洗い出しを正確に行う

スケジュールが組めたら、スケジュールに沿ったタスクの洗い出しをしましょう。タスクを細分化できるものは細分化し、きちんと分類をします。

 

タスクの洗い出しはこれからタスクを進めていく土台になりますので、何度か見返して漏れや間違いがないか確認をしておくことが大切です。

  1. 優先順位をつけて並べる

タスクの洗い出しができたら優先順位をつけます。「緊急性のあるもの」「重要度の高いもの」は前に、「日程に余裕のあるもの」は後ろへなど考えて並べていきましょう。

 

タスクの優先順位をつける際は各々の性格なども加味し、自分にあった形を考えていくといいかもしれません。

 

例えば、完了したタスクが多い方が安心して達成感を味わえるのならば、完了しやすいものを前に、難しいタスクを早めに片付けたほうが安心するのならば難しいものからなど、スケジュールの許す範囲で柔軟にカスタマイズしていくといいでしょう。

  1. 重要なタスクには多くの時間を

タスクの中で「重要度の高いもの」「難易度の高いもの」は、できるだけ多くの時間を割けるようにしておきましょう。慌ただしく時間のない中で行うと、思わぬミスなどにつながります。じっくりと取り組むことにより完成度も高まりますので、相対的に仕事の質が高まります。

タスク管理におすすめな方法

では実際にどのような方法でタスク管理を行ったら良いのでしょうか。

タスク管理におすすめな4つの方法をご紹介します。

  1. 手書きで管理する

手帳や付箋などに手書きで書き出して管理する方法です。

スケジュール帳を使う場合は、ページが週ごとになっていて、スケジュールとメモを記入する欄が別れているものが便利です。

 

付箋は色分けやタスクの順番の入れ替えなどが容易にできるので、利用する人が多い方法です。手帳と合わせる使い方として、手帳に付箋でタスクを貼り、完了したら剥がすという方法があります。

 

またチームで取り組む場合には、付箋を大きな模造紙やホワイトボードに貼り出すことで、全員が共有することができます。個人の意見も記入して貼るだけなので提案しやすく、また反映もしやすいメリットがあります。

  1. メールで管理する

特に個人でタスク管理をする場合には、メールも利用することができます。

 

ちょっと手間になりますが、メールの内容をタスクに書き出しリスト化するやり方や、簡単な方法ですと、未完了と完了を区別するために、完了フォルダを作り、完了したらそのフォルダに振り分けていくというというやり方などがあります。

  1. 表計算機能を使って管理する

エクセルやGoogleスプレッドシートなどで、リストを作り管理する方法です。

タスクの内容、期限、進捗状況、完了日などを項目化して作成しておくことで、的確に管理ができます。

 

また、タスクの追加や削除なども簡単にできますので、常に最新の状態にしておくことができます。

プロジェクトメンバーでの共有も、設定することで簡単にできるので便利です。

  1. タスク管理ツールを使って管理する

プロジェクトが長期化したり、大きいプロジェクトなどではタスクが複雑化し、エクセルやGoogleスプレッドシートなどでは管理が追いつかなくなる場合があります。そんな時には「タスク管理ツール」の使用をおすすめします。

 

タスク管理ツールは多くの企業が様々なタイプのものを提供していますが、大きく分けて「個人向け」のものと「チーム向け」のものがあります。プロジェクトの内容や状況に合わせて、最適なタスク管理ツール選びをすることが重要になりますので、それぞれの特徴を比較し、最適なものを選びましょう。

 

下記サイトではタスク管理ツールの徹底比較をしております。タスク管理ツールを選ぶ際に、ぜひ参考にしてみてください。

 

タスク管理ツールのおすすめ20選を徹底比較【業務効率を改善するツールを紹介】

まとめ

仕事を効率的に進めるための「タスク管理」は、今やビジネスマンが身につけるべき必須項目でもあります。タスク管理がきちんとできているかが、プロジェクト成功の鍵を握っていると言っても過言ではないでしょう。

 

本記事により「タスク管理」を理解し、ご自分の状況にあった管理方法でタスク管理を実践し、スキルアップを目指しましょう。