LINE WORKS(ラインワークス)の基本的な使い方を徹底解説!シンプルな機能から応用まで一挙ご紹介

タスク管理ツール
  • LINE WORKSを導入したけれど、いまいち使い方がわからない
  • 実際に何ができるのか、詳しく知りたい

という方は多いのではないでしょうか。

そこで今回は、業務効率の改善につながるビジネス向けチャットツール「LINE WORKS」の基本的な使い方・機能をわかりやすくご紹介します。

LINE WORKS(ラインワークス)とは

LINE WORKSは、ビジネス用のチャットツールです。コミュニケーションアプリを代表するLINEを運営する「LINE Corporation」の兄弟会社である「Works Mobile Japan」が運営しています。親会社は「NAVER Corporation」。

LINE WORKSでは、通常のLINEと同様の機能が利用でき、コミュニケーションツールとして活用できます。LINEに慣れている方であれば、スタンプやメッセージ機能などが使いやすいでしょう。

とくに、LINE WORKSは仕事とプライベートを分けて使用することができるので、従業員の仕事管理・進捗管理などにも使えます。

その他、セキュリティ対策や出退勤機能などビジネス向けの機能が充実しており、個人向けのLINEに比べてメンバー招待・ログインなどの機能が備わっている点もLINE WORKSの特徴です。

つまり、LINE WORKSとは、LINEの便利なトーク機能に、「管理機能」や「セキュリティ」を加えたビジネスに特化したチャットツールといえるでしょう。

LINE WORKSの基本的な使い方

企業がLINE WORKSを導入する目的の多くは、業務効率を改善するためです。課題にあった適切なツールを導入することで、無駄な時間を軽減することができるでしょう。

ここでは、業務コミュニケーションの活性化を目的としてLINE WORKSのさまざまな機能や基本的な使い方を説明します。

01.トーク画面でできること(チャット、音声・ビデオ通話、スタンプ、画像共有など)

LINE WORKSでは、LINEと同じトーク機能によるチャットや音声・ビデオ通話が可能です。

例えば、チャットを使うことで、業務連絡等を簡単に済ませることができます。わずらわしい形式的なメール文を使わずとも、手軽にコミュニケーションがとれます。

さらに、LINE WORKSでは「未読・既読」の確認の際に、グループ内のチャットをまとめて個人単位の未読・既読の確認ができるため、読んでもらいたい人にメッセージが読まれたかどうかがひと目で分かるなど、情報の伝達を管理するのに便利です。

また、1000種類以上のスタンプが用意されており、喜怒哀楽含めた様々な表現が可能になるため、コミュニケーションに深みや多様性が出てくるでしょう。

当然、LINEと同じように、画像や音声録音によるファイルの添付・送信もできるので仕事に必要な資料の共有もDriveを使えば簡単です。

02.メッセージ機能の使い方(メッセージの送信、取消・削除)

LINE WORKSのメッセージのやりとりは、トークを利用して行います。

■メッセージの送信手順

  1. トークルームを開く(ない場合は、メンバーを追加してトークルームを作る)
  2. 画面下の「メッセージを入力」に「こんにちは」などメッセージを入力(あるいは、右の笑顔マークをタップすることでスタンプを選択)
  3. 「エンターキー」のタップでメッセージを送信

メッセージ入力後に送信するには、エンター(Enter)を押します。

ブラウザ版やPCアプリ版では「環境設定」から「Enter」、「Alt+Enter」、「Ctrl+Enter」の3つから、送信方法を変更することが可能です。※スマホ版は別

次にメッセージの取り消し・削除の方法についてです。

「取消」では、メッセージの送信自体をなかったことにするため、自分のデバイス内メッセージだけでなく、相手側の送ったメッセージも同時に消すことができます。

一方、「削除」は自分のデバイス内のメッセージだけ削除するため、相手に送られたメッセージは消えません。

■メッセージの取消・削除の手順

  1. 取消・削除したい画面上のメッセージを長押しする(PCは右クリック)
  2. メニューの一覧から「削除」か「取消」を選択

ただし、「削除」でなく「取消」をする場合、送信から15分以内に「取消」を行う必要があります。また、 ブラウザ版では「削除」ができないため、削除機能はデバイス利用のアプリやソフトウェアに限られます。

03.メンバー追加の方法

LINE WORKSでは、「1:1トークルーム」や「複数人トークルーム」など、トークルームを基本としたメッセージのやり取りを行います。そのため、メッセージを送るためにはメンバー追加が必須です。

■メンバー追加の手順

  1. 画面下のアイコンから「トーク」を選択する
  2. 「+」をタップし、トークルームを選択して作る
  3. トークの相手を組織図から複数のメンバーを選択(チェック)する
  4. 右上のOKを最後に選択

管理者として会社組織図に登録のないメンバーを補充したい場合は、「メンバー登録」や「メンバー招待」の機能を使って新たなメンバーを追加しましょう。

04.グループトークの作成方法

メンバー同士でトークをするだけであれば、通常のトークルーム(複数人参加可能)だけでも良いですが、画像やファイルを共有する場合は、グループを作ってトークをするのが便利です。

それがいわゆる「グループトーク」です。グループトークの作成方法には、「1.アドレス帳を使った方法」と「2.トークルームをグループにグレードアップする方法」の2種類があります。

■1.アドレス帳を使ったグループトークの作成方法の手順

  1. アドレス帳の左上メニューを選択し、サイドバーから「グループ」を選ぶ
  2. 右下の「+」マークをタップし、「グループ作成」を開く
  3. グループ名を入力する
  4. グループメンバーを選択する
  5. 機能・公開設定を確認して、必要なら変更する
  6. 作成完了(グループトークが可能になる)

次に、すでにメンバーを集めたトークルームがあり、複数人トークルームを「グループ」に昇格する手順です。

■2.複数人トークルームをグループにグレードアップする方法

  1. 複数人トークルーム画面を開いてメニューを選択
  2. 一覧から「グループ作成」を選択する

あとは、アドレス帳のときと同じ設定方法で変更などを行います。グループトークの作成・グレードアップが完了すると、トークルーム内でカレンダーやドライブのフォルダ機能が使えるようになります。

LINE WORKSで知っておきたい便利機能

LINE WORKSには他にも便利な機能がたくさんあります。そこで、いくつかの応用的な機能について説明します。

Bot機能

LINE WORKSでは、ビジネスチャットツールではよくある「Bot機能」を使用することができます。

具体的には、チャットBotの「トーク Bot API」に登録して、メンバーはBotとメッセージのやり取りを行えます。自動的にメッセージが返されるため、定型文や通知機能に活用することで更に幅が広がるでしょう。

Bot機能をさらに応用するには、自社開発するか、あるいはすでにある連携ソリューションの利用するしかありません。

いずれかを選択して、Bot機能を充実させます。業務内容やタスクにあわせたBot機能を備えることで、業務効率や利便性を追求できるでしょう。

アンケート機能

LINE WORKSには「アンケート」と呼ばれる、調査アンケートの作成ができる機能が存在します。意識アンケート調査による社内状況の資料を簡単に作成するほか、イベントの出欠を取るなどといった使い方ができます。

例えば、就労の満足度について意見を聞きたい時に、アンケートを取ってそれを集計するのは大変ですが、LINE WORKSのアンケート機能を使えば楽チンです。

回答のあったデータをまとめ、自動で集計し、結果を表にしてオンラインで出力。アンケート集計の余計な手間を省いて業務を効率的にします。

期間や対象メンバーをアンケートを取る側で決められるうえ、回答のないメンバーにはメール再通知などの機能で対応するなど、紙のアンケートよりもコスパよく利用できるでしょう。

スケジュール(カレンダー)

仕事で複数の業務を抱えるビジネスパーソンにとって欠かせないのがスケジュール管理です。LINE WORKSにはカレンダーを利用したスケジュール管理方法があります。

個人でのスケジュール管理はもちろん、グループでもカレンダーを共有できることため、チームメンバーのスケジュールを一括管理できます。

LINE WORKSでは、3種類のカレンダーが用意されており、個人で使える「マイカレンダー」、メンバーで共有する「共有カレンダー」、社内メンバー全てに共有される「会社カレンダー」があります。

状況に応じて、うまくカレンダーを使い分けてみてください。

ファイル共有(Drive)

仕事の資料など画像やファイルを共有する方法として、LINE WORKSでは「Drive」を使ったファイル共有機能が使えます。社内にいなくてもスマホがオンラインであればファイルをアップロード/ダウンロードできるため、資料の管理にパソコンが不要で、場所も選びません。

ファイル保存先には1TBの大容量が用意されているため、ビジネスで利用する場合も十分な量の資料を保存可能。個人とチームでドライブが別れているため、提出と個人的な資料保存など分けて使用できるのもポイントです。

連絡時にリンク機能でファイルを参照する、パスワードで第三者のファイルへのアクセスを許さないなど、メンバー間で最新の情報を共有できる便利な機能でしょう。

LINEと連携する方法

LINE WORKSには、「外部トーク連携」の機能によってLINEと連携する方法があります。

例として、会社の社員がLINE WORKSでトークする場合に相手が顧客のLINEに招待を送って両者を連携、アプリが異なる中でのトークを可能にします。ただし、LINE WORKS同士で使えていた機能の一部が制限されることに気をつけましょう。

具体的には、チャットなどのメッセージ機能を始めとしたトーク中心のやり取りだけに限定されます。LINEと連携の際はファイルの共有やグループ機能、LINE Payなども使えません。

まとめ

LINE WORKSの使い方やさまざまな機能について紹介しました。LINE WORKSはLINEとよく似た使いやすい機能や独自機能、LINEとの連携機能など幅広く会社業務で使えるビジネス用チャットツールです。

LINEに慣れ親しみ、ビジネス向けの機能も追加されているため、LINE感覚でメンバーとのコミュニケーションが取れます。

この記事を読んで、LINE WORKSの多彩な機能や使い方を活用し、自社の連絡・コミュニケーションの業務効率改善を促すツールとして導入してみてはいかがでしょうか。