Bizerの使い方や代行依頼を解説!バックオフィスに特化したタスク管理ツール

タスク管理ツール

今回はバックオフィスを専門としたタスク管理ツールBizerについて紹介します。

シンプルすぎるタスク管理ツールは、自由度が高く、専門性の高い機能を必要とするバックオフィス業務には不向きできです。

さらに、経理や財務、法務を取り扱うタスクでは、手順が毎年同じで工程がほとんど変化せず、定期的に類似のタスクや業務が発生するという傾向があります。

そこで、テンプレートがある程度決まっているバックオフィス業務向けのBizerは、便利なツールの1つです。

この記事ではBizerがバックオフィス業務に適用する場合にどのような使い方や特徴、メリット・デメリットがあるのかについて解説していきます。

タスク管理ツールBizerとは?

Bizerは、バックオフィスに特化した専門的なタスク管理ツールです。

一般的な通常業務用のタスク管理ツールとは異なり、基本的には、バックオフィス業務のスケジューリングやタスク管理、企業・会社運営の手続きなどを主な目的としています。

Bizer.incが提供するクラウドサービスとしてオンライですべての作業が完結するように設計されており、簡易な機能性とテンプレート固定でシンプルなUI設計による使用感が魅力です。

【料金プラン】

  • トライアル 無料
  • 有料会員 月額2,980円(税込)

 

トライアルは、30日間を期限とした無料お試しプランのこと。一方、有料会員は月額料金2,980円(税込)で利用できるプランです。

クレジットカード決済を可能とするなど、支払いが便利で経費処理などが簡単でしょう。

ただし、有料会員は、3ヶ月以上の利用継続を条件としています。料金プランとは別に、代行依頼なども別途費用が発生するため、有料会員になればすべての提供サービスが無料になるわけではないため、初めて継続利用するときは気をつけましょう。

Bizerの機能や特徴

ここではBizerの機能として提供されているToDoリストや相談、代行機能などについて紹介します。

ToDoリストの管理

Bizerの最も基本的なメニューの一つが「ToDoリスト」です。BizerのToDoリストが特徴的な点として、「ToDoリストテンプレート」を使用することでしょう。

一般的なToDoリストといえば自分で決めるものですが、Bizerは既存のテンプレートから関連項目を選んだ後に、タイトルを決定します。

タイトルテンプレートが用意されているので、日付や氏名の入力するだけで、タイトルを1から考える必要がありません。

もちろん、状況に応じて、ToDoリストのタイトルはテンプレ文章を削除して文字入力し直すこともできます。

スケジュール管理

ツールのトップ画面に表示される機能の一つがスケジュール管理でしょう。

月単位で登録済みのタスクが表示され、「完了予定日」や進捗状況のパーセンテージなどを一覧にして表示することができます。さらに、詳細画面から各手順項目に通知設定ができる仕組みです。

日付や時間を設定して登録メールアドレスに送信(通知)し、作業のし忘れがないようにしておきます。

メールボックスには、「通知メール 本日通知設定したToDoリストのタスクがあります。」という内容で送信され、該当するタスクに必要な作業が下部に表示されます。

「タスクを確認する」リンクを用意してあるため、クリックすれば、すぐにでも必要な作業が可能です。

相談や代行依頼

Bizerの他にはないメリットは、バックオフィス業務に関連した業務をBizerコンシェルジュに相談したり、業務で必要な行政や司法の書類提出や手続きを代行依頼したりできることです。

相談は、営業時間内にBizerコンシェルジュが対応し、代行依頼は作成や代行内容によって報酬を支払うことで、代行に必要な分野の専門家(税理士や司法書士等)が対応します。

1点だけ注意事項として、相談や代行依頼には有料会員登録が必須のため、トライアルの状態では使えません。費用表示も目安のため、予算などを確認して利用しましょう。

Bizerのおすすめな基本・応用の使い方

Bizerは一般ツールとは少し違った特殊な使い方があるため、詳しい使い方を基本から応用まで解説します。

ToDoリストの使い方や期限設定の方法

ToDoリストの基本的な使い方は、「ToDoリストを追加する」をクリックして、「ToDoリストテンプレートの選択」から必要なテンプレートを探し出します。

探す方法は、以下の3通りです。

  1. キーワード入力から検索する
  2. 「よく使われるキーワード」の一覧から選ぶ
  3. 「ToDoリストテンプレート一覧」のリンクを開いて選択する

例えば、正社員の雇用に関して、必要なタスク業務を設定したい場合によく使われるキーワードから探すケースを確認してみましょう。

「ToDoリストを追加する」をクリックした後、検索窓の下のよく使われるキーワード一覧に「従業員、雇用、給与、賞与、役員、役員報酬、取締役、移転、引越、株式」があります。そこから1つだけ「従業員」を選びます。

次に、バックオフィス業務の16件近い項目が表示されます。この場合、その中の1つで「従業員を雇用する(正社員)」を選択。

「タイトル」(雇用(正社員)-[yyyy/mm/dd]入社-[氏名])と「完了予定日」があるので、先に[yyyy/mm/dd]に日付、[氏名]に相手の名前を入力して、カレンダーから完了予定日の日付の設定を行い、最後に「新しいToDoリストの追加」をクリックして登録を完了しましょう。

登録後にToDoリストを開くと、「対応中」一覧に「雇用(正社員)-[yyyy/mm/dd]入社-[氏名]」のタイトルが表示されます。

タイトルをクリックすると、「ToDoリスト詳細」の画面が開き、雇用に必要なバックオフィス業務の各工程が表示される仕様です。

タスクごとに詳細と「未完了」・「完了」・「やらない」が選択できるようになっており、必要なタスクを上の3つのステータスのいずれかで処理していきます。

テンプレートにある項目で実際には必要ないタスクは「やらない」を選択してグレーカラーの画面にしてタスクから除くことが可能です。必要に応じて通知設定の登録なども行いましょう。

ちなみに、上記とは別の手段による登録の仕方として、「ToDoリストテンプレート一覧」からすべてのToDoリストを確認すると、キーワードを選ぶ際に関連項目がずらっと並び、「従業員関連」の最初にある「従業員を雇用する(正社員)」からも選択可能です。

相談の作成や追加方法

相談の作成は、Bizerコンシェルジュに作成した内容を送信することで相談できます。

平日10:00~18:00(祝・日除く)に受付し、24時間以内に返信するサービスです。

トップ画面から相談アイコンをクリックして、相談一覧の「新しい相談を追加する」から「新しい相談を作成する」という画面を開き、件名と本文を入力。

必要ならファイルも添付します。完了から1日以内に返信が来る予定です。

また、バックオフィス業務で頻繁にある質問として予想できるなら、「よくある相談事例をみる」からすでに回答のあった質問集を開いて、必要な情報を入手することもできるでしょう。

質問前に一度、相談事例をチェックしてみるのも一つの手です。会社設立や税務、登記、株式などの質問カテゴリが登録されています。

バインダーの整理・対応の仕方

バインダーは会社経営や株主総会などの定例会議の資料や議事録の保存・共有など幅広く利用できるサービスです。主に、登記簿謄本や定款の最新版の管理などを目的とします。

バインダーを使用するためには、まずトップ画面から「バインダーを追加する」をクリックして、「新しいバインダーを追加する」を開きます。

新しいバインダーの追加として、必須項目のタイプ・件名・開催日・場所などの欄に入力。

アジェンダ・ラップアップ・メモなどを必要に応じてテキスト文章を添え、あるいは共有ユーザー・関連ファイルなどを選択し、登録します。

タイプに「株主定例」を選択して追加した場合は、バインダーの「対応中」一覧に株主定例のタイプ表示と一緒にタイトル表示されます。

定款決算や契約・定款の書類を紐付けしたい場合には、上記と同じ手順でタイプに「定款」や「契約書」などを選ぶことで、必要なタイプが選択できるでしょう。

会社情報の編集手順

会社情報は情報が変更されるたびに更新と周知が必要となりますが、Bizerでは基本情報を左端に常に表示しているため、最新版を利用者がいつでも確認することができる設計です。

初期登録や編集には、まず右上のプロフィールアイコンを選択して、表示された一覧の「会社情報」をクリックします。

すると「会社情報の登録」という画面が開くので、社名や所在地、登記などを選択・入力して編集します。最後に登録ボタンを押せば、最新の会社情報が表示されるでしょう。

Bizerをバックオフィス業務に導入するメリット

Bizerは、バックオフィス業務に対して、テンプレートタスクの使いやすさに優れています。そこで、主なメリットについて3つほど紹介しましょう。

メリット1.業務進行の改善促進

Bizerの最大のメリットは、バックオフィス業務の管理を効率化することです。

バックオフィス業務未経験者の引継ぎや業務に無駄の多い担当者にツールとして提供することで、問題解決や進行具合を担当者の能力とは関係なく行えるようになります。

特に相談や代行依頼の機能は、バックオフィス業務のノウハウが不十分でも実施できる簡易さがあるでしょう。

メリット2.事例が豊富でタスクテンプレートやタイプを用意

通常のタスク管理ツールでは、さまざまなタスク内容に対応するためにフォーマットとなるタスクごとの事例や作業工程表などが用意されていません。

しかし、Bizerはバックオフィス業務に特化する事で、それに類するタスクのフォーマットや工程表をあらかじめテンプレートとして用意しているのです。

したがって、バックオフィス業務初心者にも業務を理解しやすく、タスクとして工程を順に処理できるような工夫が施されています。

メリット3.用語解説やコラムの充実

BizerではToDoリストの関連項目ごとに必要な手続きについての解説やコラムのリンクなどを提供しています。

バックオフィス業務に不慣れな担当者は登録するタスクに対して、具体的に業務を進める方針などをあらかじめ知ることができるでしょう。

Bizerのデメリットは規定用途以外のタスク管理には使えないこと?

Bizerを使う場合のデメリットは、タスク管理ツールとしての汎用性がなく、経営者や総務・経理向けの業務に限定されることです。

いわゆるバックオフィス業務に関連したタスクに限られるため、通常事務や範囲外の業務・タスク処理には向いていません。

同じ会社Bizer.incが提供するツールにチーム向けの「Bizer team」がありますが、Bizerとは別のツールで、チームで通常のタスクを管理するには「Bizer team」と使い分けることが多いでしょう。

まとめ

Bizerの概要や使い方、メリットでメリット等について説明しましたが、いかがでしたか?

タスク管理には一般的で汎用性に優れたものと、今回のように特殊な業務に特化したツールの2種類があります。

労務や税務、総務などの業務では、バックオフィス業務特化型のBizerを使うことで、通常のツールよりも効率的に業務をこなせるでしょう。