kintoneの使い方!メリット・デメリットや導入のポイント解説

タスク管理ツール

「毎日の業務をもっと効率的に、スマートにできれば良いのに…」と、誰でも一度は感じたことがあるのではないでしょうか。しかし、いざ効率化しようとすると、どう管理すれば効率がよくなるのかわからず行き詰まってしまいがちです。

kintoneはそんな悩みを解決してくれる強い味方です。この記事では、kintoneの使い方、メリット・デメリット、どんな企業に向いているかなどについてお伝えします。

 

kintoneとは?

kintone(キントーン)とは、アプリ構築型クラウドサービスです。例えば顧客管理・交通費申請などひとつひとつの業務を、それぞれ「アプリ化」することで、誰もが見やすくアクセスしやすいデータベースとして管理できます。

また、コミュニケーションツールとしても活用でき、会話をアプリに紐づけて業務に関するやりとりを1つのツールに集約・可視化できることも大きな特徴です。

kintoneの提供元-サイボウズ株式会社

kintoneを提供しているサイボウズ株式会社は、国内向けグループウェアにおいて12年連続で導入シェアNo1を達成しています。

「サイボウズoffice」は同社の提供するサービスの中でも特に多くの企業に導入されており、2020年6月現在中小企業シェアNo1を獲得しています。

 

kintoneの使い方-3つのポイント

kintoneの使い方はたくさんありますが、その中でも特に①業務のアプリ化②データ集計③コミュニケーションの3つのポイントをお伝えします。

kintoneの使い方①:業務の「アプリ化」

kintoneの目玉機能である「アプリ化」は一見難しそうに思えるかもしれませんが、そんなことはありません。特別な知識やスキルがなくても誰でも業務アプリを作ることができるようになっています。

あらかじめ100以上のサンプルアプリが用意されており、そのまま使うこともカスタマイズして使うことも可能。また、excelシートやCSVファイルを直接読み込むだけで「アプリ化」を行う機能もあります。

もちろん手軽なだけではなく、慣れてくれば自身で細かくアプリを作り込む使い方にも対応しています。

kintoneの使い方②:データ集計

kintoneはデータの集計も手軽に行えます。アプリに入力されたデータはデータベースとして蓄積されていきますが、このデータベースの検索や絞り込みはもちろん、必要なデータを自動的にグラフ化することもできます。

グラフはリアルタイムに更新されるため、レポート作成のたびに作り直したり、せっかく作ったものの最新の情報ではなかったというようなことがありません。

kintoneの使い方③:コミュニケーションを円滑化

kintoneには複数のコミュニケーション手段が用意されています。

例えば、あるテーマについて話し合いたい場合には「スレッド」形式で、アプリに入力したひとつひとつのデータについて指示やアドバイスを伝えたい場合には「コメント」形式で、もちろん特定の相手に特に呼び掛けたい場合に大切なメンション機能や、1対1でのダイレクトメッセージ機能も搭載されています。

 

kintoneのメリット

便利な機能が満載のkintoneですが、日常的に使用する上では「使い勝手の良さ」も重要ポイント。ここではkintoneの強み・メリットについてお伝えします。

kintoneのメリット①:モバイル対応が可能

kintoneはPCだけでなく、スマートフォンやタブレットからもアクセス可能です。移動や外出の多いビジネスマンにとって、必要な情報にアクセスするために毎回PCを開かなくてはいけないというのは非常に手間。

いつでもサクッと情報を得られる手軽さは、ビジネスシーンで役立ちます。

kintoneのメリット②:機能拡張・サービス連携が手軽

kintoneには多数のプラグインが用意されており、より便利に使いたい人のニーズにも答えられるよう、機能拡張ができるようになっています。また、G SuiteやSlackといった外部のサービスとも簡単にデータ連携が行えます。

kintoneのメリット③:無料お試し期間が長い

kintoneは、30日という長い無料お試し期間が設定されています。新しいサービスを導入する時は、「本当に使いこなせるのか」「うちの業務にフィットするのか」といったことが心配になりがち。

30日間すべての機能を試すことができるため、こういった不安を解消してから導入を決めることができます。

kintoneのデメリット

どんなに便利なサービスでも、欠点はつきもの。メリットの裏返しである場合も多いため、用途や目的を前もって整理しておくことでデメリットを最小限に抑えましょう。

kintoneのデメリット①:アプリの管理が煩雑

kintoneの目玉機能である「アプリ化」ですが、便利な反面、計画性を持たないで行うとアプリが乱立し、かえって煩雑になってしまうことがあります。アプリ化したい業務の全体を把握し、あらかじめ全体の設計を意識しておくのが良いでしょう。

kintoneのデメリット②:一部モバイルで行いづらい操作がある

kintoneはスマートフォンやタブレットからもアクセスが可能ですが、一部の操作に限りモバイル端末からは行いにくいと感じる人もいるようです。

「アプリの新規作成」などがその例ですが、運用が軌道に乗れば新規にアプリを作成する場面は減ってきますし、用途に応じたモバイルとPCの使い分けなどで対応可能でしょう。

kintoneのデメリット③:機能拡張にコストがかかる

多数のプラグインを使って手軽に機能拡張が行えることはkintoneのメリットでもありますが、それに伴ってコストがかかることは押さえておきたいポイント。

便利だからといってむやみに機能拡張をするのではなく、計画や目的を持って導入するプラグインを決めるようにしましょう。

 

kintoneはどういう企業におすすめ?

kintoneの使い方やメリット・デメリットを踏まえて、どのような企業が導入に向いているのでしょうか。導入することで効率アップしやすいと考えられる企業の特徴を見てみましょう。

データをexcelで管理している

excelは便利ですが、いつでも誰でも最新のデータにアクセスするという使い方は難しいのが正直なところ。kintoneではexcelファイルをそのままアプリ化することができるため、導入の手間を抑えて効率アップが期待できます。

システム担当者や開発スタッフがいない

専門的な知識やスキルを必要としないkintoneは、システム担当者や開発スタッフのいない企業でも十分に使いこなすことが可能。専門的なメンバーのいない企業こそ、kintoneの導入に向いているといえます。

1人が複数の業務を掛け持ちしている

複数の業務を掛け持ちしている社員が多いような企業も、kintoneで効率アップが見込めます。別の業務で同じデータを参照する必要がある場面は珍しくありませんが、kintoneのアプリ連携機能によってその手間をグッと圧縮できます。

 

kintoneのランニングコストとセキュリティ

実際にkintoneを導入しようと考えた時、気になるコストとセキュリティ。ここではkintoneのランニングコストと安全性についてお伝えします。

kintoneのランニングコスト

kintoneにはプランが2つ用意されています。お手軽なライトコースは1ユーザー月額780円(税別)、スタンダードコースは1ユーザー月額1,500円(税別)となっています。

ライトコースとスタンダードコースの違いは、作成できるアプリやスペースの数、APIやWebhookが利用できるかといったところ。その他の機能は変わりませんので、使用規模によってはコストを低く抑えることが可能です。

kintoneのセキュリティ

kintoneは暗号化、ベーシック認証などにより、高いセキュリティを実現しています。また4重のバックアップ体制を敷いている点も強み。さらに万が一に備え、データセンターを東日本と西日本にそれぞれ設置しています。

 

kintoneを実際に使うにはどうすれば良い?

kintoneを実際に試してみたいと感じたら、以下のURLから簡単に申し込むことができます。

kintoneお試し申し込みURLリンク:https://kintone.cybozu.com/trial/ 

30日間無料ですべての機能を使うことができますので、じっくり試してみましょう。

 

まとめ

業務の効率化・スマート化の強い味方であるkintone。目的や用途に合っていると感じた方は、ぜひ一度試してみてはいかがでしょうか。