Trello(トレロ)の便利な使い方!メリットや特徴を簡単に解説

タスク管理ツール

タスク管理にツールを導入したいけど、いろいろなツールがあって決めかねている。複数のメンバーで共有して使いたいから、シンプルでわかりやすいのを探している、という方もいるのではないでしょうか?

今回は、プロジェクトの代表やチームリーダーがタスク管理ツール「Trello」を使用することで効率的にタスクやスケジュールの管理ができるおすすめの使い方をまとめます。

ビジネスパーソンにとってタスク管理の無駄をなくして、効率的に仕事に打ち込めるのはとても大事なこと。タスクをメールやチャットでは管理しきれないことも。

スケジュールを視覚的にすることで、仕事の能率を高める取り組みを始めましょう。Trelloの思わぬ活用法を知り、メリットやデメリットをおさえることでツールを十分に使いこなせます。

まずは、日々のタスクを把握するためのタスク管理ツールとして人気のTrelloの概要や特徴を紹介します。

Trello(トレロ)とは?

Trelloは、カンバン方式を採用した自由度の高いタスク管理ツールです。現在、使用環境には以下の2パターンがあります。

パターン1.WEBブラウザによるTrello

1つは、デスクトップやノートパソコンなどブラウザ画面で使うケースです。TrelloはオンラインによるWEBブラウザを使用。ネット環境が必要になりますが、仕事上ではスマホで難しい作業もTrelloで確認できます。

パターン2.アプリを利用するTrello

もう1つは、スマホにアプリをダウンロードして使うTrelloです。WEBブラウザとは少し画面の見方が異なりますが、パソコンの電源を入れられない外出先やネット環境(WI-FI等)のない場所でもモバイルで使えます。 

タスク管理ツールTrelloの特徴とは

ここからは、Trelloの特徴についてご紹介していきます。

基本「無料で」使用できるタスク管理ツール

TrelloはWEBブラウザとアプリどちらも無料で利用できるタスク管理ツールです。

個人で利用する範囲なら無料版で十分な機能が備わっています。基本的には、有料版にアップデートする必要はないでしょう。もし仕事上、複数人でツールを共有して使いたい場合は、有料版を利用するケースもあります。

Trelloの無料版を使うためには、まずメンバー登録(ログイン)が必要です。

  • 無料 $0(ドル)/月額
  • Trello Gold $5(ドル)/月額
  • Business Class $9.99(ドル)/月額
  • Enterprise $20.83(ドル)/月額

無料版と有料版の違いとしては、例えば、有料版にすると添付ファイルは各々で10MBが250MBまで可能となるなどがあります。有料版だと、プライオリティサポート有りに加えて、チームボードが無制限で使えるなど機能がとても充実しています。

カンバン方式のボードやカードを使用するスタイル

トヨタが製造過程で使用を始めたカンバン方式のタスク管理。Trelloのタスク管理はビジュアルを重視した作りになっています。具体的には次の3つから構成されています。

  • ボード
  • リスト
  • カード

1番目の「ボード」は仕事やタスクをひとまとめにしてグループ化する役目のある、いわばフォルダ名です。その下に2つ目の「リスト」を決めます。「リスト」は「ボード」をフォルダ名とした場合の「下層のフォルダ名」とイメージしてください。よく使われるのが以下の3つです。

  • するべきこと
  • 作業中
  • 完了

3番目は、リストの下にそれぞれ「カード」を追加していきます。カードは「すること」つまり「タスク」のことです。Trelloの使い方の1つの例として、ToDoリストの管理について解説します。

ボードに「今日のタスク」を入力します。(「ToDoリスト」などタイトルは自由に決めましょう。)次いで、リストに先の「するべきこと」「作業中」「完了」などを加えます。そうしたら、「するべきこと」の下に、実際のタスク(実務)としてタスク名をリストの空欄に記入し、順次追加します。

具体的には、

  • 「資料請求」
  • 「~様のメールをチェック」
  • 「~の支払い(振込み)」
  • 「領収書の提出」

など必要に応じてリスト名は決めましょう。これらを行うことで、一目でタスク全体を確認でき、また完了していないタスク数、作業中のタスクなどを把握できます。

カードの追加や変更点は、サイドバーの「アクティビティログ」に表示されるため「ログを確認したい」という場合にも簡単に活用できます。

使い方が自在で、汎用性に優れたタスク管理ツール

Trelloは、プライベートの利用、メンバーの共有機能を使ったチーム利用(ビジネス向け)などさまざまな使い方ができます。ツールの利用範囲が特定のジャンルだけに偏っていないのが特徴です。

例えば、労働管理ツールだと、労働者・マネジメント向けの画面が設定されており、使い方もそのジャンル向けに偏りがちです。しかし、Trelloは使い方のバリエーションに制限がありません。

ボードにフォルダ名、リストに仕事の工程、カードにタスク名を記入して追加するだけ。「メンバーの名前」、「月日」「仕事内容」、「経営目標」、「企業規模」など、リストにさまざまな項目を入れることで、どれを基準にしてタスクを管理したいのか、自分で自由に決めることができます。

このように、Trelloは使い方の自由度が高いため、工夫次第でバリエーションを無限に増やせるのです。

Trelloの使い方や活用方法

実際に、Trelloをどのように使えばよいのでしょうか。Trelloの基本的な使い方やタスク実施時に便利な活用の方法について紹介します。

期限設定による使い方!スケジュール管理にも便利

Trelloのカードまで記入を終えたら「期限設定の使い方」を次にマスターしましょう。

カードは色や期限を自由に決められるシステムで、タスクの1つ1つに日付や曜日、時間まで細かく設定可能。

また、タスクの期限を守ることが重要な案件は「リマインダーの設定」を行うことで、タスクの見落としを防ぎ、適切なスケジュール管理ができます。仕事の納期や時間厳守のタスクの場合は設定するようにしましょう。

これで、Trelloを共有利用しているメンバー全員にリマインダーが送信されます。メンバーに期限を伝えたい、という場面でも活用できるでしょう。

送信設定は、

  • なし
  • 「期限になったとき」
  • 5分前
  • 10分前
  • 15分前
  • 1時間前
  • 2時間前
  • 1日前
  • 2日前

上記一覧から選ぶことが可能です。「なし」に設定するとリマインダーは送信されません。

例えば、カード「領収書の提出」のタスクの期限を設定したいとします。この場合、まずカードを選択し、詳細を表示します。そして「カードに追加」の項目から「期限」をタップします。日付や時刻、リマインダーの設定画面が出てくるので、日時を間違えないように設定してください。

例として、2020年5月30日(時刻:15:00)を設定するとしましょう。この場合、「5分前」のリマインダー送信設定なら、2020年5月30日(時刻:14:55)にリマインダーがタスク共有のメンバーすべてに送信されるのです。

月単位に「すること(todo)」を決める使い方

1つのプロジェクトや案件が、作業工程のリスト・カードだけで対応できる場合もあれば、長期に渡り「月単位で管理」したいという場合もあります。

タスクやtodoに関しても月単位のほうが管理しやすいこともあるでしょう。Trelloは、このようにタスクやtodoを「月単位」で管理したいときにも便利です。

まず、リストに月を入力して、やることをカードに記入します。12月、1月、2月…という具合で追加。それを実行するメンバー全員に共有すれば、月ごとにまとめて管理できるという仕組みになっています。

その月が終了するときにリストを次の月から移動して先頭にすれば、今月のタスクを最初にスクロールせず確認できるでしょう。

カード移動でタスク追加できる機能を使いこなそう

タスクは「カード」に記入されており、タスクが完了すればリストの「完了」にカードを移すことができます。タスク終了後にカードを削除する必要はなく、カードをスマホUI操作の要領でドロップして、「完了」のリストに追加します。

また、リスト内のカード全てのタスクが完了していれば、まとめてカードを移動することも可能。「このリストの全てのカードを移動」を選択すればOKです。最小限の手間でタスクが完了したことをメンバーや管理者・上司に伝えられるでしょう。

Trelloをメモや必要なリストを残す方法として活用する

メモは、うまく活用すれば仕事に生かせることがあります。音声メモやスマホのメモ帳機能でもよいですが、タスク管理と一緒にメモを残すツールを共有しておくことで、別のアプリを起動したりする手間を省けるでしょう。

アイデアや思いついたことを記載する使い方

日々の思いつきや気づいたことをアイデアとして残すためには、カードに思いついたことを記入することをおすすめします。メモしたアイデアを採用するかどうかも「採用」「不採用」のリストを作り、カードを移動して決めることができます。

重要度の高いアイデアは、カードの色を変更しておけば、その他のアイデアと区別することも可能。タスクの横に専用のアイデアメモ欄としてカードを追加できるようにしておくと便利です。

タスク管理にTrelloを利用する4つのメリット

Trelloを利用することで「タスク管理が簡単になる」などさまざまなメリットがあります。ここではTrelloを利用する4つのメリットについて紹介します。

メリット1.直感的・感覚的で操作が簡単!

まず、操作性に優れていることが1つ目のメリットです。スマホやタブレットなど直感型のUI画面はビジネスでもすでに浸透しています。

Trelloは、カードの移動やスクロールすることで全体のタスクを見渡せるビジュアルに特化したツールと言えるでしょう。特に、装飾が少なく、シンプルで使いやすさに定評のあるツールです。

メリット2.スピーディにタスクや仕事を確認できる

リストとカードをメンバーに共有して視覚化できるタスク管理ツールのため、タスクや仕事を一目で把握でき、ムダな時間を最小限に抑えられるというメリットがあります。

エクセルやチャットツール、手間のかかるタスク管理ツールでは、未作業のタスクに対して確認作業が発生して二度手間になることも少なくありません。

しかし、Trelloであればスピーディなタスク確認ができるので、作業以外の時間を無駄に取られることがなく、より本質的な仕事に時間を充てることができるのです。

メリット3.ビジネスマンの多彩な目的に使用できる

3つ目のメリットは、プロジェクトの管理や進捗状況、個人の買い物リストから思いつきにいたるまで、目的ごとにボード(リスト・カード)で管理できることです。

ビジネスマンは毎日の仕事だけでなく、毎日の生活や休日・休憩時の趣味、雑事などを行うこともあるでしょう。

仕事の管理とは別にTrelloを使うことで、プライベートの生活管理や休日の過ごし方、買い物リストなどとしての利用も可能です。うっかり買い忘れたり、必要なことをやり残さないためにも有効に使えるツールでしょう。

メリット4.カスタマイズで拡張機能「Power-Ups」を組み込める応用性

4つ目のメリットは、Trelloの機能を十全に使いこなすための拡張機能(アドオン)「Power-Ups」が備わっていること。

「Power-Ups」とは、カレンダーなどを設定することができる拡張機能のことです。追加するには、「ボードメニュー」から、「Power-Upsを追加…」を選択します。拡張画面が出現したら、有効にしたい機能を「追加」を選択して加えましょう。

カレンダー以外にもGoogleドライブやマップなどの基本やおすすめから「Power-Ups」を探すか、検索して使いたい拡張機能を追加します。

タスク管理にTrelloを利用する2つのデメリット

上で取り上げたさまざまなメリットに対して、今度は、Trelloを使う場合のデメリットについて紹介します。

デメリット1.何かに特化したUI設計をしていない

Trelloのデメリットは、最初から特定のジャンルや仕事に特化した仕組み作りがされていないことです。

ボードやカードには自由に名称を決められますが、使い方はカードの移動や期限の設定、タスク管理を中心としており、それ以外の操作には適していません。

例えば、派遣労働の管理ツールでは、給与や時間、学習などに特化した管理を詳細に管理できるよう計算機能等を詰め込んであります。

しかし、Trelloには何かに特化した計算機能や管理機能が最初から設定されているわけではないため、機能を何か追加するにも最初から設定してシステム化する必要があります。

また、カーソルがタスク単位のため、担当者ごとの仕事をすぐに把握できないなどの難点もあるなど、シンプルさゆえのデメリットがあるでしょう。

デメリット2.スマホの操作のしやすさに多少難あり

スマホの場合、画面が小さく操作性がスマホのUIに左右されるため、人によっては使いにくさを感じること。

リストが横に展開することやスマホ内のアプリにはもっと画面にあわせた他の管理ツールがあるためそう感じやすいのです。

ただし、パソコンのWEBブラウザやタブレット機種では特にUIのデメリットはないため、スマホの場合限定のデメリットです。

まとめ

活用法やメリットなどとあわせてTrelloの使い方をご紹介しました。

Trelloはビジュアル重視で操作が簡単なうえに、活用法がたくさんある利用する人を選ばないタスク管理ツールです。

本記事ではそのメリットや活用法、基本的な使い方などのポイントを理解してもらい、効率的なタスク管理に活用していただければ幸いです。

カードにしたいことや目標・夢などタスクに関係ないことでもリスト化すれば、優先度の高いものから視覚的に判断して決められます。

ビジネスやプライベートなどさまざまなことをタスクにしてTrelloを使っていきましょう。