Excel(エクセル)でタスク管理する方法10選を解説【テンプレート付き】

タスク管理ツール

Microsoft社が提供するExcel(エクセル)、ほとんどの方が一度は使ったことがあると思います。

Excel(エクセル)を使えば、文書を作成したり、表やグラフを作るだけでなく、関数やマクロを利用して、さまざまな計算を自動化することができます。

そんな汎用性の高いExcel(エクセル)なら、自分に必要な項目や機能だけを入れたタスク管理表作ることができます。

また、Excel(エクセル)を使うのが初めての方や、使ったことはあってもあまり詳しくない方でも、Microsoft社が提供するテンプレートを使えば、自分で一から作る必要もなく、簡単に始めることができます。

今回は、Excel(エクセル)を使って、タスク管理表を作る方法や、便利なテンプレートについて紹介します。

Excel(エクセル)でタスクを管理するには?【方法と種類を紹介します】

excel

Excel(エクセル)でタスク管理するにはどんな種類があるの?

ガンチャート

一言でタスク管理といっても、個人で管理するか、チームで管理するか、大きくわけて2種類あります。

個人かチームかによって、タスク管理に必要とする機能が大きく変わってきます。

個人の場合は、共有の必要がないので、比較的楽に管理ができます。

チームの場合は、複数人のタスクが1つのExcel(エクセル)で管理されるため、一目で直観的にわかるようにするには、工夫が必要です。

また、タスクの依存関係も発生します。

「ガンチャート」と呼ばれるものを使用して管理するのがおすすめです。

Excel(エクセル)でタスク管理するにはどんな方法があるの?

Officeテンプレート

Excel(エクセル)でタスクを管理するには、自分で管理表を作るか、もしくはMicrosoftが提供しているExcel(エクセル)のテンプレートを使用する方法があります。

自分で作成する場合は、必要な項目だけを入れて、自分に合ったタスク管理表を作ることができます。

また、仕組みを理解しているので、その後のカスタマイズが容易であることも利点としてあげられます。

一から作るのが難しい場合や、できるだけ手間を省きたい場合は、テンプレートがおすすめです。

Microsoftには、何千種類ものOfficeテンプレートが用意されています。

https://templates.office.com/

Excel(エクセル)用のテンプレートもたくさんあり、Excel(エクセル)を持っていれば無料で使えるものも多いです。

自分の目的に合ったテンプレートがあれば、ぜひ使ってみるとよいでしょう。

Excel(エクセル)を使って個人でタスク管理する方法

excel_private

個人でタスク管理するときに大切なこと

個人でタスク管理する場合は、タスクを行うのは本人だけなので、他の人と共有する必要がなく、チームでタスク管理する時に比べて、管理がしやすくなります。

タスク管理に最低限必要な要素は、「タスク」「期限」「ステータス」の3つです。

この3つがあればタスクの管理はできます。

Excel(エクセル)を使ってタスク管理する最大の利点は、カスタマイズがしやすいことです。

さきほどの3点に、「優先度」や「メモ」などのほしい機能を加えることによって、自分にあった使いやすいタスク管理表を作りましょう。

また、せっかくタスク管理をしていても、ついつい更新を忘れてしまいがです。

習慣化するまでは、アラームなどでリマインドして、つけ忘れることがないように心がけましょう。

「朝起きて確認」「寝る前に更新」など、時間を決めて行うのも有効です。

個人でのタスク管理表の作り方

 

タスク管理表【個人用】

それでは、タスク管理表をExcel(エクセル)で作ってみましょう。

今回は「案件名」「タスク」「期限」「ステータス」「メモ」の項目で、表を作ってみました。

ステータスは、エクセルにある機能を使って、プルダウンで選択できるようにしました。

プルダウン入力

 

このように、入力する言葉が決まっている場合は、「プルダウン」機能が便利です。

プルダウン選択の作成方法は以下です。

1.「データ」タブを開いて、「データの入力規則」をクリックします。

プルダウン設定方法1

2.「入力値の種類」に「リスト」を選択、「元の値」にプルダウンで表示する言葉を「,」でつなげて入力します。

プルダウン設定方法2

 

また、並び替え機能を使えば、期限が早い順に並べ替えることもできます。

優先してやる必要があるタスクを上位に表示することができるので、タスクが多くなっても見逃すことがなくなります。

並び替えの方法は以下です。

1.並び替えをしたい表を選択します。

並び替え方法1

2.「データ」タブを開いて、「フィルタ」をクリックします。

並び替え方法2

3.一番上の項目欄に「▼」が表示されます。「期限」の横の「▼」を押して「昇順」をクリックすれば、日付の早い順に並べることができます。

並び替え設定3

Excel(エクセル)を使ってチームでタスク管理する方法

excel_team

チームでタスク管理するときに大切なこと

会社でのプロジェクトなど、チームでタスクを管理するのは、個人に比べて複雑になります。

まず、複数の人がタスクを行うので、タスク毎に「担当者」を決める必要があります。

そして、「Aのタスクが終了してからでないと、Bのタスクを始めることができない」など、タスク間での依存関係も発生します。

そのため、ひとつスケジュールがずれると、他のタスクにも大きく影響がでてしまうので、タスク管理の更新の徹底し、チーム全体で共有する必要があるでしょう。

チームでタスク管理表の作り方

 

ガンチャート

チームでのタスク管理には、一般的に「ガンチャート」と呼ばれるものがよく使われます。

プロジェクトの作業計画を視覚的に表すために用いられる、棒グラフの一種です。

一目でタスクの期限と進捗状況が分かるため、プロジェクトでのタスク管理する際には大変便利です。

今回は、このガンチャートの作り方について説明していきます。

まずは、必要なタスクを全て書き出し、担当者を決めます。

タスク量が多いときには、最初に大まかな作業工程を書き出して「大カテゴリ」とし、それから細かいタスクを書き出すとよいでしょう。

次に、それぞれのタスクに対し、スケジュールを引いていきます。

今回は、「条件付き書式」を利用して、色の濃さでタスクの進捗率がすぐ分かるようにしました。

進捗率の表示方法は以下です。

1.「ホーム」タブを押して「条件付き書式」をクリック

2.「カラースケール」から「その他のルール」をクリック

条件付き書式方法1

3.「最小値」の「種類」を「数値」に、「値」を「0」にする

4.「最大値」の「種類」を「数値」に、「値」を「1」にする(100%は数値に直すと「1」のため)

条件付き書式設定2

 

また、Excel(エクセル)のテンプレートを利用する方法もよいでしょう。

Excel(エクセル)と互換性のあるGoogleのスプレットシートにも、ガンチャートのテンプレートが用意されていますので、そちらもおすすめです。

ガントチャート
ガントチャート ガントチャート テンプレート,Smartsheet からのヒント ➜,タイムラインを視覚的に表すことができるガントチャートでは、 各タスクについての詳細やプロジェクトの依存関係を確認できます。 プロジェクトのタイトル,,会社名, プロジェクト マネージャー,,日付,18年 3月 12日 WBS 番...

個人・チームで使えるタスク管理・プロジェクト管理テンプレート10選を紹介

excel_temprate

ここでは、タスク管理に使える、Excel(エクセル)のテンプレートを紹介します。

また、プロジェクトでは、業務管理だけではなく、スケジュールやお金も管理する必要があります。

予算表や請求書など、プロジェクトに使えるテンプレートも合わせてご紹介します。

Excel(エクセル)のタスク管理テンプレート集 業務の管理【個人向け】

Todoリスト

Todoリスト

このTodoリストでは、「プロジェクト」の入力項目があるので、複数プロジェクトのタスクを入力することができます。

そして、「期限」を入力すると、タスクの期限が自動でグラフ化される仕組みになっています。

いつまでに何個のタスクを終わらせる必要があるのかが、一目でわかります。

To Do リスト
進行中の多数のプロジェクトを把握しようとしていつも忙しい場合、このアクセシビリティ対応の To Do リストを使用してプロジェクトを管理します。Excel の表の列にプロジェクト情報を追加すると、確認を必要とする内容がグラフに表示されます。組み込みのフィルター処理コントロールを使用すると、期限、優先度、および状態に基づ...

タスク管理

タスク管理

スタンダードなタスク管理表です。

達成率が可視化される機能がついているので、機能はほしいけど「条件付き書式」の設定が自分では難しい、という方は、こちらのテンプレートをおすすめします。

また、「メモ」の項目があるので、タスク毎にちょっとした事を記入することができて便利です。

タスク管理
この基本的なアクセシビリティの高いテンプレートを使用して、タスクを管理しましょう。このテンプレートには、カスタマイズ可能なタスクのリストと、各タスクの開始日と期限日、達成率、メモが用意されています。

プロジェクトのタスク一覧

タスクをプロジェクト毎に分けて入力できるタスク管理表です。

プロジェクト別にタスクを表示させたい方におすすめです。

こちらも「進捗率」が自動で可視化されており、「メモ」欄が用意されています。

プロジェクトのタスク一覧
このタスク一覧を使用して、プロジェクトを各部分に分けて表示します。このグラフには、プロジェクト内の各タスクに関する注意事項と、達成度が表示されるスペースが用意されています。

Excel(エクセル)のタスク管理テンプレート集 業務の管理【チーム向け】

グループ割り当ての作業リスト

グループ割り当ての作業リスト

タスク毎に「所有者」が入力できるようになっている作業リストです。

必要なタスクを書き出し、それぞれに担当を割り当てて、進行状況を随時確認することで、チームでのタスク管理が可能となります。

グループ割り当ての作業リスト
このアクセシビリティ対応の一覧テンプレートで、作業の必要なタスクを一覧にし、状態を追跡することで、チームを編成してプロジェクトを時間通りに実行します。

シンプルガンチャート

シンプルガンチャート

プロジェクトのタスクとスケジュールを管理できる、基本的な機能が備わったガンチャートです。

タスクと、その開始日・終了日を入力するだけで、自動的にガンチャートのバーが生成されます。

もし、スケジュールに遅れが出た場合でも、開始日と終了日を修正するだけで、スケジュールが更新されるので、大変便利です。

シンプル ガント チャート
プロジェクトのスケジュールを作成し、シンプルなガント チャートで進捗状況を追跡します (Vertex42.com 提供)。ビジネス プラン、一般的なプロジェクト管理、学生のプロジェクトに使用します。プロジェクト チームと共有して共同編集しましょう。

プロジェクトに使えるExcel(エクセル)のテンプレート集 お金の管理

業務経費予算

業務経費予算

このテンプレートを使えば、計画された業務経費と実際の費用の差異を見ることができます。

「計画された費用」と「実際の費用」のワークシート内のテーブルを入力すれば、経費の差異と費用の分析を自動で生成してくれます。

業務経費予算
このアクセシビリティ テンプレートを使用して、年間の予算計画と照合して実際の経費を評価します。これには、毎月の差異を示すチャートとグラフが含まれます。

簡単なサービス請求書

簡単なサービス請求書

小規模ビジネス向けに設計された簡単な請求書のテンプレートです。

テンプレートの横に、それぞれの入力項目の説明が記載されているので、大変分かりやすく、迷わず作成できます。

簡単なサービス請求書
Vertex42.com によって提供されるこのテンプレートを使用して、小規模ビジネス向けの本格的な請求書または受領書を作成します。サービス業界向けに設計されたこのテンプレートでは、作業者の人数および単価と、売上を入力できます。タイトルを "請求書" から "受領書" に変更し、請求額が支払い済みであることを示すメモを...

プロジェクトに使えるExcel(エクセル)のテンプレート集 スケジュールの管理

毎日の作業スケジュール

毎日の作業スケジュール

1週間の予定と1日の予定を、同時に表示してくれるスケジュール表す。

スケジュールの開始時刻・間隔・終了時刻は、簡単に変更できるよう設定されていて、とても便利です。

毎日の作業スケジュール
この対話的なスケジュール テンプレートを使用すると、毎日および週の作業を簡単に管理できます。 タブにイベントを追加したり、 タブで該当する日を選択したりすることで、毎日が簡単に管理できるようになります。これはアクセシビリティ対応のテンプレートです。

1日のスケジュール

1日のスケジュール

指定した1週間の予定を、横並びで表示してくれるテンプレートです。

時間は30分ごとに区切られて表示されます。

こちらもスケジュールの開始時間が、簡単に変更できるようになっています。

1 日のスケジュール
このアクセシビリティの高いテンプレートを使用すると、指定した週のある 1 日のスケジュールを作成できます。週を入力し、その週の各曜日の開始時刻を入力します。週の各曜日にメモを追加して、スケジュールを追跡しましょう。

カスタムの年間カレンダー

カスタムの年間カレンダー

このテンプレートでは、「年」と「開始月」を入力するだけで、任意の年の月表示カレンダーを作ることができます。

また、カレンダーの開始曜日を変更することも可能です。

カスタムの年間カレンダー
この誰にでも使えるテンプレートで任意の年のカスタム カレンダーを作成します。共同作業で共有や編集を行ったり、紙への印刷や PDF への出力を行ったりします。簡単に開始日、フォント、色のテーマを変更できます。

まとめ

今回は、Excel(エクセル)でタスク管理する方法について紹介しました。

Excel(エクセル)でタスク管理をする利点は、ほとんどの方が一度は使ったことがあるアプリケーションなので、とっかかりやすいことです。

「使い方が分からない」ということが少なく、タスク管理のために新たにアプリケーションを入れる必要もありません。

汎用性が高いExcel(エクセル)なら、自分がほしい項目や機能だけをいれて、簡単にタスク管理表を作ることができます。

またMicrosoftが提供するテンプレートを使えば、一から自分で作る必要もなく、豊富な種類の中から、自分の使いやすいテンプレートを探しだせるので、おすすめです。